Sie sind gewissenhaft im Umgang mit E-Mails. Tatsächlich versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Scratch that - innerhalb weniger Augenblicke nach einer eingehenden Nachricht.
Und oft nicht, das ist großartig. Manchmal kann das Versenden der ersten in den Sinn kommenden E-Mail jedoch fehlschlagen - große Zeit. Hier einige Anzeichen dafür, dass Sie sich vom Computer entfernen und zu einem späteren Zeitpunkt auf die Nachricht zurückgreifen sollten.
1. Ihre Antwort ist wirklich lang
Leider ist es nicht möglich, jemandem diplomatisch mitzuteilen, dass er ein Idiot ist. Wenn Sie also eine E-Mail verfassen, die auf brillante Weise davon abhängt, dass Sie die Gedanken Ihres Kollegen verachten, kann ich Ihnen versprechen, dass die E-Mail grob übersetzt lautet: „Hier sind einige flockige Sätze. PS Ich denke, deine Idee ist scheiße. "
Wenn Sie in einem Satz schreiben könnten, was Sie denken (z. B. „Ich würde niemals so vorgehen“) und Ihre E-Mail immer noch drei Absätze lang ist, stecken Sie in Schwierigkeiten. Vielleicht ist es ratsam, einen Abschnitt darauf zu konzentrieren, wie Sie verstehen, warum die andere Person verwirrt sein könnte, und einen anderen, wie Sie wissen, wovon Sie sprechen, und einen dritten, wie Ihr Plan besser ist. Es sind jedoch wirklich mehr Zeilen, die die andere Person möglicherweise falsch liest (oder durchschaut).
Versuchen Sie stattdessen, so knapp wie möglich zu sein. Wenn Sie mit jemandem nicht einverstanden sind, ist ein kurzes "Ich bin nicht sicher, ob wir auf derselben Seite sind" oder "Ich habe es anders gelesen" viel besser - und effizienter.
2. Ihre Antwort ist mit Interpunktion überfüllt
Wenn Sie nicht jemandem sagen, dass etwas die besten Nachrichten sind, die Sie jemals gehört haben - und das ist es auch wirklich -, sollten Sie sich vor einer E-Mail voller Nachdruck hüten. Wenn jedes andere Wort fett oder kursiv oder in Großbuchstaben geschrieben ist und die Zeichensetzung dreifach ist; Die andere Person wird annehmen, dass Ihre Bedeutung extrem ist. (In einem früheren Job hatte ich einen Kunden, der alle seine E-Mails, auch die weltlichen, in Großbuchstaben schrieb. Das Personal bezeichnete seine Korrespondenz liebevoll als Lösegeld.)
Aber es ist nicht alles Spaß und Spiel. Wenn Ihre Gefühle nicht positiv sind, könnte die andere Person leicht denken, dass Sie versuchen, Ärger zu vermitteln - im Gegensatz zu einer einfachen Verwirrung. Zum Beispiel scheint "Ich bin nicht sicher, was das bedeutet ??? !!!!" geradezu feindselig. Zum Glück ist die Behebung hier ziemlich einfach. Wenn Sie sich auf ein Interpunktionszeichen und keine Kursivschrift beschränken („Ich bin nicht sicher, was das bedeutet.“), Bedeutet dies immer noch, dass Sie sich über etwas nicht im Klaren sind, aber dies ist weitaus gemessener.
3. Ihre Antwort ist unklar (auch für Sie)
Sie zählen die Minuten herunter, bis der Arbeitstag vorbei ist. Oder du bist überfüllt mit Arbeit und versuchst nur, deinen Kopf über Wasser zu halten. Was auch immer der Grund sein mag, Sie sind unkonzentriert und haben die E-Mail, die Sie verfassen, sechs Mal gelesen.
Und sicher, Sie könnten es zum siebten Mal überprüfen und dann auf Senden klicken. Aber wenn Sie sich immer noch fragen, ob diese Zeile Sinn macht, ist dies ein Zeichen dafür, dass dies wahrscheinlich nicht der Fall ist.
Wenn Sie auf die E-Mail zurückkommen können, z. B. nachdem Sie etwas zu Mittag gegessen haben oder nach dem bevorstehenden Meeting, das Ihre gesamte Energie aufs Spiel setzt, warten Sie. Wenn Sie so schnell wie möglich antworten müssen, senden Sie eine kurze Antwort, in der Sie weitere Details zu einem späteren Zeitpunkt zusagen. Eine kurze Notiz, die den Eingang bestätigt und jemandem mitteilt, dass Sie mit weiteren Informationen in Kontakt stehen, hält häufig die Kommunikationswege offen - und gibt Ihnen Freiraum, um Ihre Antwort zu verfassen, wenn Sie über mehr Bandbreite verfügen.
4. Ihre Antwort beinhaltet, dass Sie Ihre Pflichten übertreffen
Sie wissen, welche Arten von Nachrichten sich normalerweise in Ihrem Posteingang befinden. Aber gelegentlich kommt etwas auf dich zu und du denkst irgendetwas von "Hmm, das ist seltsam …" bis "Warte, ist das mein Job?"
Möglicherweise möchten Sie aus mehreren Gründen eine schnelle Antwort zurückschicken. Vielleicht glauben Sie nicht, dass das Problem die Zeit Ihres Vorgesetzten wert ist. Vielleicht fällt Ihnen eine brillante Antwort ein, und Sie entscheiden sich einfach dafür, dass dies als Initiative angesehen wird.
Angenommen, ein Kunde sendet Ihnen eine E-Mail über ein Projekt, das sich außerhalb Ihrer Arbeitslast befindet. Sie werden also sehen, ob Sie die Antwort finden können, und wenn nicht, senden Sie ihr eine E-Mail mit dem Namen der Person, die sie bearbeitet. Das ist hilfreich, oder? Nun, nicht, wenn es eine Hintergrundgeschichte gibt, von der Sie nichts wissen. Obwohl Sie gute Absichten hatten, könnten Sie Ihren Kollegen oder Chef in eine schwierige Situation bringen.
Eine gute Möglichkeit besteht darin, die E-Mail mit einem Hilfeangebot an die entsprechende Person im Unternehmen weiterzuleiten. Es sieht so aus: „Arthur von der ABC Corporation hat gefragt, ob ich Ihre Kontaktinformationen weitergeben darf. Wäre das in Ordnung? “Oder„ Mark hat nach den Details des XYZ-Projekts gefragt. Wäre es hilfreich, wenn ich ihn mit Ihnen verbinde oder unsere Zeitleiste teile? “Dies könnte Ihre Antwort verzögern, aber Sie wissen, dass Sie die richtige senden werden.
Unsicher, ob eine E-Mail die richtige Note enthält? Machen Sie eine Pause und kehren Sie zurück.
