Es gibt viele Möglichkeiten, wie eine E-Mail falsch interpretiert oder missverstanden werden kann. Um den Tonfall auszugleichen, der über das Telefon oder die Körpersprache, die die Lautstärke persönlich spricht, unverkennbar ist, müssen Sie die verwendete Phrasierung sorgfältig und manchmal taktvoll auswählen.
Um ehrlich zu sein, ich mag es nicht, wie oft ich ein Ausrufezeichen ankündige, um anzuzeigen, dass die Dinge in Ordnung, gut oder nie besser sind, oder um meine Wertschätzung für die Erfüllung einer Bitte zu zeigen - aber manchmal gibt es keinen anderen Weg, um zu zeigen, dass ich m Spiel. Manchmal kann jedoch nicht einmal eine aufgeregte Zeichensetzung die Situation retten, wenn die Bedeutung Ihrer Worte sogar eine zugrunde liegende Feindseligkeit enthält.
Bevor Sie eine hastige E-Mail loswerden und das Risiko eingehen, den Empfänger zu beleidigen oder zu ärgern, sollten Sie diese allgemeinen, aber unbeliebten Zeilen lesen und stattdessen eine Alternative wählen.
1. "Tut mir leid, eine Last / Mühe zu sein"
Dies ist eine solche passiv-aggressive Leitung. In fast 100% der Fälle, in denen diese Linie verwendet wird, entschuldigt sich die Person überhaupt nicht und sie denkt nicht, dass sie eine Last oder eine Mühe ist. Neun von zehn verwenden sie diese Redewendung, weil sie die Aufmerksamkeit (und vielleicht das Mitgefühl oder Mitleid) des Lesers auf sich ziehen möchten. Sie gehen davon aus, dass dieser Ansatz eine mitfühlende Reaktion des Empfängers hervorruft.
Sagen Sie stattdessen: „Danke, dass Sie Geduld mit mir haben.“
Dies ist ein Hinweis auf die Verantwortung für das, was gerade stattfindet, und es ist weitaus wahrscheinlicher, dass eine großzügige Antwort und möglicherweise sogar die Bestätigung, dass dies kein Problem ist, erfolgt. Und wenn Sie wirklich so schnell wie möglich eine Antwort benötigen, ist dies der beste Weg, um schnell eine Antwort zu erhalten.
2. "Was auch immer Sie denken"
OK, nehmen wir an, dass dies nach einer Eingabeaufforderung geäußert wurde. Wenn die Anfrage aufrichtig war, Sie sich aber darüber ärgern, dass es ein Hin und Her gibt (Ihre Idee war von Anfang an in Ordnung, vielen Dank), dann lassen Sie mich Ihnen als Erster sagen, dass diese drei scheinbar harmlos sind Worte vermitteln Ihnen Ärger und Frustration in Pik.
Sagen Sie stattdessen: „Ich bin offen für Ihre Ideen und freue mich, noch mehr Brainstorming zu betreiben.“
Dies zeigt, dass Sie ein aktives Interesse daran haben, eine akzeptable und angemessene Lösung zu finden. Es gibt wirklich nie eine Zeit, in der "was auch immer Sie denken" als flexible und akzeptierende Aussage gelesen wird. Es bedeutet nicht, dass Sie bereit sind, ein Teamplayer zu sein. Es hört sich so an, als wären Sie verärgert darüber, dass Ihre Idee nicht ohne Frage angenommen wurde. Sei nicht diese selbstgerechte Person.
3. "Bitte beraten"
Es ist formal und ein bisschen anspruchsvoll, wenn Sie darüber nachdenken. Außerdem öffnet es die Diskussion nicht; Es ist aufdringlich und zeigt an, dass Sie keine Zeit dafür haben und nur klare Anweisungen für die nächsten Schritte benötigen. Aber leider dreht sich nicht alles auf einen Cent. Manchmal ist das Hin und Her und der Raum für Diskussionen für ein angenehmes Endergebnis notwendig.
Sagen Sie stattdessen: "Lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Gedanken darüber haben, wie Sie damit fortfahren sollen."
Das Aktualisieren der Antwort auf diese Weise fördert das Engagement und einen offenen Dialog. Sie sagen im Wesentlichen, dass Sie offen für die Meinungen der anderen Person in dieser Angelegenheit sind, sind aber auch in Ordnung, selbst eine Problemumgehung zu finden, wenn dies vorzuziehen ist.
4. „Ich hoffe, es liegt mehr an deinem Geschmack“
Die Person, die dies sagt, ist vollkommen zufrieden mit dem, was „es“ ist - und war. Leider wurde er mit einem nicht gerade begeisterten Feedback konfrontiert und hat sich dementsprechend angepasst, sodass derjenige, der es bewertet, glücklich sein wird. Die Realität ist jedoch, dass es ihm egal ist, da er wahrscheinlich überhaupt keinen Änderungsbedarf sah.
Sagen Sie stattdessen: "Ich bin an Ihrem Feedback zu diesem Update interessiert."
Offen für Feedback zu sein, auch wenn Sie vermuten, dass es nicht zu 100% positiv ist, ist ein entscheidender Teil der Verbesserung und Weiterentwicklung. Wir alle können von Zeit zu Zeit Anpassungen vornehmen, die auf konstruktiver Kritik beruhen. Auch wenn Sie an sich kein großes Interesse haben, geben Sie Ihr bestes Gesicht und nehmen Sie das Feedback an.
Keiner von uns ist perfekt oder weiß immer genau, was er sagen soll, aber manchmal ist es einfach zu überlegen, bevor Sie sprechen und sich fragen, ob das, was Sie sagen möchten, möglicherweise falsch ausgelegt werden kann. Momentan jemanden zu beleidigen, der seine eigene To-Do-Liste durchgreift, hilft dir auf lange Sicht nicht weiter.
