Hin und wieder erhalte ich eine dieser E-Mails, in denen ich sage: „Huh?“ Mein Gesicht verzieht sich zu einem Ausdruck massiver Verwirrung, und ich weiß nicht genau, was ich antworten soll. Ich kann anhand der Länge oder des Inhalts der E-Mail erkennen, dass eine Antwort erforderlich ist, aber etwas an der Nachricht hat selbst den Beginn einer Antwort zu großen Kopfschmerzen gemacht.
Für die Tage, in denen Sie mit einem ähnlichen Rätsel konfrontiert sind, ist hier mein Rat: Beschäftigen Sie sich nicht mit der unsinnigen E-Mail und werfen Sie sie stattdessen zurück in das Gericht der anderen Person.
Um Ihnen zu helfen, habe ich meine vorgeschlagenen Antworten auf die vier häufigsten Arten von verwirrenden E-Mails zusammengestellt, die ich erhalte.
1. The Rambling Non-Ask
Diese Art von E-Mail ist der schlimmste Täter. In der Regel ist die weitläufige E-Mail, bei der es sich nicht um eine fragefreie E-Mail handelt, recht lang und sehr detailliert. Außerdem ist nicht klar, wonach der Absender wirklich sucht. Sie lesen es noch einmal (und dann noch einmal, nachdem Sie einen Kaffee getrunken haben) und stellen fest, dass es nicht Ihr verschwommenes Gehirn ist - es ist eine ernsthafte verschwommene Kommunikation.
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3. Die Wäscheliste
Diese Art von E-Mail enthält oft eine verrückte Liste von Aufzählungspunkten, Aktionselementen, Fragen und Kommentaren - und es wird viel Zeit brauchen, um nicht nur durchzukommen, sondern auch um zu antworten. Je nachdem, ob der Absender befugt ist, Ihre Arbeit zuzuweisen, oder nicht, sollte Ihre Vorgehensweise leicht abweichen. Bitten Sie ihn jedoch, die Arbeit zu priorisieren und aufzuteilen.
Ihre Antwort (wenn es jemand ist, der Sie beauftragen kann)
Ihre Antwort (wenn es jemand ist, der Sie nicht beauftragen sollte, zu arbeiten)
4. Die kalte E-Mail zur Beratung
Diese Art von E-Mail möchten Sie häufig beantworten, da Sie anderen helfen möchten, die um Hilfe bitten, aber manche Menschen können besser um Rat fragen als andere. Wenn ein fast Unbekannter Ihnen eine E-Mail mit der Bitte um etwas Nebulöses oder, schlimmer noch, um mehr Fragen als eine College-Bewerbung zu beantworten, sollten Sie in Betracht ziehen, dass er oder sie die Frage neu formuliert.
Deine Antwort
Kurz gesagt, lassen Sie nicht die Unfähigkeit eines anderen, seine Bedürfnisse zu kommunizieren, deutlich zu, dass mehr Arbeit (oder Stress) auf Ihren Teller fällt. Mit ein wenig Fingerspitzengefühl können Sie die Last des Verstehens und Priorisierens von E-Mails zurück in das Gericht des Absenders lenken, die Reaktionszeit verkürzen und Ihnen dabei große Kopfschmerzen ersparen!
