Kurze Frage: Sind Sie aufgeregt, wenn eine Besprechungseinladung in Ihrem Kalender erscheint? Ich gehe davon aus, dass die Antwort nein ist. Und doch sind häufige - manchmal sogar tägliche - Besprechungen in vielen Unternehmen Teil der Unternehmenskultur.
Ich denke, die meiste Zeit sind Mitarbeitergespräche Zeitverschwendung. Klar, ich verstehe, dass gelegentlich Zusammenkünfte mit allen Händen notwendig sind. In den meisten Fällen gibt es jedoch andere, effizientere Möglichkeiten, um alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung auf dem Laufenden zu halten.
Im Folgenden sind vier Punkte aufgeführt, die Sie bei der nächsten Planung eines Meetings berücksichtigen sollten.
1. Unterbrechungen sind Produktivitäts- (und potenziell Gewinn-) Killer
Als ich etwas nachrechnete und feststellte, dass ein einstündiges Meeting mit 17 Personen (die Größe der Mitarbeiter von ShortStack, einschließlich unserer Remote-Mitarbeiter, die über Google+ Hangouts zu uns kommen) wirklich ein 17-stündiges Meeting ist, machte ich sofort einen Antrag auf Reduzieren Sie unsere Mitarbeiterversammlung auf jede zweite Woche.
Wenn Sie motiviert sein möchten, weniger Zeit für Besprechungen zu verwenden, lesen Sie MeetingCalc. Wenn Sie das Durchschnittsgehalt Ihres Teams plus die Anzahl der Besprechungsteilnehmer eingeben und dann die Kosten für die aufgewendete Zeit sehen, stehen die Chancen sehr gut, dass Sie auch einige Änderungen vornehmen. Bedenken Sie, dass eine einstündige Besprechung mit 17 Mitarbeitern, die durchschnittlich 40.000 USD pro Jahr verdienen, 232, 88 USD kostet. Wenn Sie sich täglich oder nur ein paar Mal pro Woche treffen, summiert sich dieser Preis schnell.
2. Instant Messaging ist eine effektive Methode, um die meisten Nachrichten schneller zu verbreiten
Bei ShortStack verwenden wir eine Messaging-App namens Slack. Jeder hat sein eigenes Konto, das für die private Kommunikation zwischen Mitarbeitern verwendet werden kann, und dann gibt es Kanäle, die alle Mitglieder bestimmter Abteilungen einschließen.
Zum Beispiel haben wir einen "allgemeinen" Kanal, in dem Nachrichten, die alle betreffen, ausgestrahlt werden. Ein "Entwicklungs" -Kanal, in dem Mitglieder des Entwicklerteams, zu dem auch einige Remote-Mitarbeiter gehören, Aktualisierungen zu technischen Änderungen austauschen und ein "Support" -Kanal zum Chatten über Kundendienstprobleme.
Und oft verwenden wir Slack anstelle von Besprechungen. Zum Beispiel haben wir kürzlich unser Blog neu gestaltet, und es war ein ziemlich großes Projekt. Einige Unternehmen halten es möglicherweise für erforderlich, ein Meeting abzuhalten, um eine solche Ankündigung zu machen. Dies war jedoch der perfekte Zeitpunkt, um unseren „allgemeinen“ Chatroom zu nutzen. Wir haben den Hinweis veröffentlicht, dass das neue Blog läuft, und allen empfohlen, es sich anzusehen. Wäre dies eine größere Änderung, beispielsweise eine Plattformänderung, für die eine Demo erforderlich wäre, hätten wir ein schnelles Mitarbeitergespräch gehabt. Da es jedoch etwas war, das das gesamte Team in Ruhe überprüfen konnte, entschieden wir uns, im Chatroom zu bleiben.
(Oh, und wir haben auch einen "zufälligen" Kanal, auf dem wir Dinge teilen, die nichts mit Arbeit zu tun haben: Videos über dumme Menschentricks, wichtige Neuigkeiten über den Zustand der Ehe von Jay Z und Beyoncé und natürlich Katzenmemes .)
3. Es gibt andere Möglichkeiten, sich zu treffen
Einige Mitglieder des ShortStack-Entwicklungsteams machen jeden Nachmittag gegen 15 Uhr einen gemeinsamen Spaziergang. Ja, technisch gesehen sind sie in einer Besprechung und besprechen den Fortschritt der verschiedenen Projekte, an denen sie arbeiten, aber es fühlt sich anders an als bei einer typischen Besprechung im Büro. Ich weiß, dass diese Übung mein Blut zum Fließen bringt und mich zum Nachdenken anregt, daher bin ich voll und ganz für diese nachmittäglichen Besprechungen.
Außerdem ist es nicht ungewöhnlich, dass das Entwicklungsteam an Projekten arbeitet, an denen der Rest des Büros nicht beteiligt ist. Ihre Nachmittagsspaziergänge sind die perfekte Zeit für sie, um über diese Projekte zu sprechen und eine eigene Art von „Mitarbeiterversammlung“ abzuhalten, ohne die gesamte Zeit der anderen Mitarbeiter auf etwas zu verwenden, das sie möglicherweise nicht beeinträchtigt oder einbezieht.
Ich habe auch die Forschung gelesen, die zeigt, dass Walking-Meetings kreatives Denken fördern, von dem jeder ein bisschen mehr gebrauchen könnte. Und ich habe gelesen, dass das Gehen in einer Gruppe die Menschen kooperativer macht, da sie sich buchstäblich in die gleiche Richtung bewegen, anstatt an einem Tisch zu sitzen. (Mehr zu den Vorteilen von Walking-Meetings hier.)
4. Jedes Meeting sollte mit Blick auf die Produktivität geplant werden
Es gibt eine Zeit und einen Ort für größere Mitarbeiterversammlungen. Aber wenn diese Zeit gekommen ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus der kürzesten Zeit herausholen, indem Sie eine Agenda und vielleicht sogar klar festgelegte Ziele haben. Bei ShortStack sendet unser Büroassistent einige Tage vor unseren zweiwöchentlichen Besprechungen eine E-Mail, in der er nach Tagesordnungspunkten fragt. Dann lassen wir eine Person aus jeder Abteilung kurz - etwa drei Minuten - über die aktuellen Entwicklungen in den Bereichen Content / PR, Vertrieb, Kundensupport, Entwicklung und anderen Abteilungen informieren. Dies ist der Zeitpunkt, an dem ich auch über den aktuellen Stand der Dinge informiere und selbst umfassende Anfragen stelle. In den meisten Wochen dauert unser Mitarbeitergespräch ca. 40 Minuten, max.
Diese Treffen fanden jede Woche statt und dauerten länger, da jede Person ihr eigenes Update gab. Da wir die Häufigkeit und Länge reduziert haben, ist mir auch aufgefallen, dass wir spontanere Treffen unter kleineren Gruppen haben. Es scheint, dass sich die Mitarbeiter befähigt fühlen, wichtige und zeitnahe Dinge zu erledigen, und dass sie dann bei größeren Besprechungen Aktualisierungen austauschen.
Ich bin neugierig, was Sie alle über Meetings denken? Ja oder Nein? Produktiv oder Zeitverschwendung? Was machst du stattdessen, wenn du kein Fan bist?
