In einer Zeit, in der Produktivitäts-Apps und Multitasking die neue Norm sind, fragen sich die Leute oft, was meine „geheime Sauce“ ist, um so viel zu erledigen. Während endlose Stunden harter Arbeit zu Härte führen können, kann dies auch zu Burnout führen - die produktivsten Arbeiter der Welt sind nicht diejenigen, die 18-Stunden-Tage arbeiten und am Freitagabend damit angeben.
Wenn Sie eine hochproduktive Person werden möchten, in der Arbeit oder im Leben, kann ich nur eines empfehlen: Lernen Sie zu delegieren. Die Macht liegt nicht nur darin, Aufgaben zu entladen, sondern die Macht zu gewinnen, zu entscheiden, was Ihre Zeit wert ist - und was nicht.
Diese Offenbarung erlebte ich während meines Studiums, als ich durch den Einsatz virtueller Assistenten Aspekte meiner kleinen Online-Firma auslagern und gleichzeitig die Teile des Geschäfts erledigen konnte, die mir wirklich Spaß machten. Ich machte eine Liste aller Dinge, an denen ich gerne arbeitete oder die ich selbst tun musste, und wies den Rest zu. Ich war süchtig!
Tatsächlich glaube ich so sehr daran, dass ich der Gründer und CEO von Zirtual bin, einem Unternehmen, das vielbeschäftigte Menschen mit virtuellen Assistenten verbindet. Ich hoffe, dass Sie - auch wenn das Delegieren beängstigend oder ungewohnt erscheint - bald feststellen werden, dass es ein schneller Weg ist, wieder das zu tun, was Sie am meisten lieben!
1. Dinge greifbar machen
Beschreiben Sie Ihre Ziele, Vorgaben und erwarteten Ergebnisse pro Tag, Woche, Monat und Quartal. Auf diese Weise erhalten Sie eine Vorstellung von den Herausforderungen, denen Sie und Ihr Team gegenüberstehen, und letztendlich von den Zielen der Gesamtorganisation.
Das Entladen Ihrer To-Do-Liste ist mehr als nur eine Erleichterung Ihrer Arbeit. Bei der Delegation geht es um Empowerment, da Ihr Team die Möglichkeit hat, sich als einzelne Führungskräfte zu entwickeln. So können Sie auch ein wirkungsvollerer Manager sein.
Ähnlich wie in der Schule hat das Geschäft seine Formalitäten: Bestimmte Projekte müssen auf bestimmte Weise abgeschlossen werden. Als starker Anführer können Sie dieselbe Formalität beibehalten, ohne als Mikromanager zu gelten. Eine Möglichkeit besteht darin, wöchentliche Einzelgespräche zu planen, in denen die Tagesordnung, die Ziele und der Fortschritt der Woche besprochen werden. Eine andere besteht darin, Richtlinien zu erstellen, wie das fertige Projekt aussehen soll. Sie können zwar auf jeden Fall vorgeschlagene Schritte einschließen, lassen Sie Ihre Mitarbeiter jedoch ihre eigenen Methoden finden, um dies zu erreichen.
Für Manager, die Delegationen fürchten, bietet dies die Möglichkeit, Projekte genau zu überwachen und gleichzeitig Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Aufgaben zu verwalten.
2. Denken Sie daran, dass Delegation ohne Vertrauen Babysitting ist
Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen, ist es wichtig, die Zeit dafür zu verwenden, ihn oder sie auf den Erfolg vorzubereiten, um Mikromanagement auf lange Sicht zu vermeiden. Die Menschen werden den Anforderungen der Aufgabe gerecht, wenn Sie ihnen die Möglichkeit dazu geben. Wenn Sie sich vor einer wichtigen Aufgabe fürchten (und es wird auch so sein, wenn Sie persönlich daran gearbeitet haben), fangen Sie langsam an. Weisen Sie zuerst einen Teil der Aufgabe zu oder beginnen Sie mit einer kleineren Verantwortung. Wenn Sie sehen, dass Ihr Mitarbeiter in der Lage ist - und das ist er sicherlich auch! -, fühlen Sie sich wohler, wenn Sie mehr abgeben.
Lassen Sie die Idee los, dass Sie alles können - Sie können nicht. Nehmen Sie dies als einen Test der Demut und akzeptieren Sie die Tatsache, dass Sie ein Team nicht erfolgreich führen können, ohne es zu entladen. Management wird oft als Büro-Babysitting bezeichnet, aber das liegt absolut in Ihrer Kontrolle, und der erste Schritt, um sich in eine echte Führungskraft zu verwandeln, besteht darin, Verantwortlichkeiten zuzuweisen.
3. Besiege deine Angst
Die Angst vor der Delegation zeigt sich in vielerlei Hinsicht. Schwächende Gedanken wie „Ich kann es selbst besser machen“ oder „Ich kann nicht scheitern“ oder „Ich möchte nicht von jemand anderem abhängig sein“ oder „Ich kann ihnen nicht vertrauen“ behindern Ihre Fähigkeit um es richtig zu machen. Akzeptanz wird Sie befähigen, Ihnen Seelenfrieden geben, es Ihnen ermöglichen, das Gesamtbild frei zu sehen und Sie darauf vorzubereiten, es zu meistern.
Der schnellste Weg, solche Ängste zu überwinden, ist die Bewertung der Rendite. Es ist nicht so, ob Sie die Aufgabe alleine erledigen können oder nicht (wenn Sie es wirklich wollten, könnten Sie es). Aber fragen Sie sich: Was ist der Return on Investment, wenn Sie dies tun? Denken Sie daran, dass es einen Unterschied gibt, ob Sie es besser machen oder anders. Oft ist das fertige Produkt nicht das, was Sie produziert haben, aber das bedeutet nicht, dass es nicht nur so gut oder effektiv ist.
Konzentrieren Sie Ihre persönliche Energie und Aufmerksamkeit auf Aufgaben mit hoher Rendite: Strategie, Neueinstellungen, Partnerschaften oder Organisationsstruktur. Sie sind auf diese Ebene gelangt, indem Sie sich selbst und anderen vertrauen, die Ihnen vertrauen. Machen Sie Ihren Zeitplan frei, um sich diesen wichtigen Themen zu widmen, indem Sie glauben, dass Ihre Mitarbeiter die Aufgaben mit niedriger Rendite genauso gut für Sie erledigen, wie Sie es getan hätten. Die Delegation eines Managers kann oftmals eine Brücke zum Aufbau engerer Beziehungen im Team sein und eine Gelegenheit für Mentoring bieten.
4. Machen Sie das Delegieren zu einer Gewohnheit
Erfolgreiche Delegatoren planen ihre Aufgaben mit Blick auf die Elemente, die sie anderen zuweisen können. Wenn sich das Abladen für Sie unnatürlich anfühlt, können Sie durch das Erlernen einiger neuer Gewohnheiten leichter Aufgaben identifizieren, die Sie teilen können. Als Ergebnis sind Sie ein besserer Manager für Ihr Team und ein effizienterer und fokussierterer Leiter.
Für den Anfang, wenn Sie Leute in Support-Rollen unter Ihnen haben, erlauben Sie ihnen, ihre Arbeit zu erledigen! Wenn Sie einen Assistenten haben, lassen Sie ihn Verwaltungsaufgaben erledigen, indem Sie ihm Zugriff auf Ihren Kalender gewähren - und ihn befähigen, ihn bei der Verwaltung zu unterstützen. Wenn Sie keinen Mitarbeiter haben, der Sie bei Verwaltungsaufgaben unterstützt, sehen Sie sich alle Apps an, die speziell für die Verwaltung Ihres Tages und die Organisation der Dinge entwickelt wurden. Sogar das Speichern verschiedener Ziele in verschiedenen Apps hilft Ihnen dabei, die Unterteilung zu üben und sich von jemandem (oder in diesem Fall von etwas) helfen zu lassen.
Durch das Abladen von Verwaltungsaufgaben können Sie sich auf die größeren Ziele konzentrieren, die vor Ihnen liegen. Delegatoren sind erfolgreich, weil sie eine klare Sicht haben und wissen, wie sie ihre Zeit am besten einteilen können.
Als guter Manager ist es Ihre Aufgabe, Veränderungen voranzutreiben und Menschen auf vielfältige Weise zu motivieren. Dazu gehört, dass Sie Ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten bieten, sich weiterzubilden und größere Herausforderungen anzunehmen. Ihr Team freut sich über die zusätzlichen Wachstumschancen. Gleichzeitig haben Sie mehr Zeit, um sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren und Ihr Team zu einer höheren Produktivität zu führen.
Also nein, Delegation ist nicht einfach die Möglichkeit, Arbeit auf jemand anderen zu übertragen. Dies ist eine Gelegenheit, die Produktivität einer ganzen Gruppe oder eines ganzen Systems zu maximieren. Es ist die Fähigkeit, wichtige Aufgaben auf mehrere Hände zu verteilen, die am besten geeigneten Stellen auszuwählen und auszuwählen.
