Sie haben jahrelang die gleichen „bewährten“ Ratschläge von Produktivitätsexperten erhalten. Und ich gebe es zu - ich habe diesen Rat selbst gegeben und befolgt.
Aber die Wahrheit ist: Vieles ist eine Lüge. Die meisten der „besten“ Produktivitätsratschläge funktionieren nicht. Hier ist das Warum - und was stattdessen zu tun ist.
1. „E-Mails nicht als erstes am Morgen abrufen“
Ich verstehe, warum dies wie ein guter Tipp klingt: Das Lesen und Beantworten von E-Mails kann Ihren gesamten Morgen in Frage stellen und Sie zurückversetzen (Sie wissen, wenn Ihre 15 Minuten zum Überprüfen von E-Mails auf 45 Minuten ansteigen - und Sie plötzlich zu spät zur Arbeit kommen). In so vielen Branchen kann es jedoch schwierig sein, die Ereignisse von heute auf morgen zu ignorieren - selbst für einige Stunden. Übersetzung: Dieser Tipp ist in Ihrem schnelllebigen Leben einfach nicht realistisch. Tatsächlich kann es zu zusätzlichen Ängsten kommen, bevor Sie überhaupt ins Büro kommen.
Die Reparatur
Überprüfen Sie die E-Mails morgens als erstes, aber antworten Sie erst, wenn Sie weniger als eine Minute brauchen. Etwas, das ein schnelles "Ja" oder "Nein" erfordert oder das an jemanden weitergeleitet werden kann, der sich für Sie darum kümmert, ist in Ordnung. Aber alles, was Nachforschungen oder eine längere Antwort erfordert, ist tabu. Markieren Sie diese E-Mail als "ungelesen" und rufen Sie sie später erneut auf, wenn Sie mehr Zeit haben. Besser noch, fügen Sie es Ihrer Aufgabenliste hinzu, damit Sie es später überprüfen können.
Das Scrollen und Überfliegen von E-Mails als Erstes am Morgen ist eine gute Gelegenheit, auch wenn Sie nicht sofort antworten können. Es kann von unschätzbarem Wert sein, sie vor dem Abfeuern marinieren zu lassen.
2. „Die schwierigste Aufgabe zuerst erledigen“
Klar, das klingt nach einer vernünftigen Strategie. Aber das Problem ist, dass Sie manchmal durch Ihre schwierigste Aufgabe zeitlich zurückversetzt werden. Wenn Sie nicht vorausplanen und all die Zeit, Ressourcen und Energie beiseite legen, die Sie für diese Aufgabe benötigen, kann es leicht sein, aus der Spur zu geraten. Diese Strategie könnte dazu führen, dass Ihre Hoffnungen auf einen produktiven Tag tatsächlich zunichte gemacht werden.
Die Reparatur
Anstatt zuerst Ihre schwierigste Aufgabe (dh das Entleeren) anzugehen, stärken Sie Ihr Selbstvertrauen und bringen Sie Ihren Schwung voran, indem Sie mit kleineren, einfacheren Schritten beginnen. Sie erleichtern Ihnen den Einstieg in einen produktiven Modus und sorgen dafür, dass Sie immer weiter mitmachen.
Bonus: Überlegen Sie, dieses schwierige Projekt in kleinere Aufgaben zu schneiden, die Sie individuell angehen können. Zum Beispiel ist "ein Buch schreiben" zu entmutigend. Teilen Sie diese große Aufgabe in kleinere Aufgaben wie „Forschungsideen“, „Kapitelumrisse erstellen“ und „Agenten kontaktieren“ auf.
3. "Erstellen Sie eine Master-To-Do-Liste"
Das macht meinen Kopf weh.
OK, ich denke, es ist eine gute Idee, alles aus dem Kopf zu bekommen und auf Papier zu bringen. Es ist jedoch ein großer Fehler, nur eine Go-to-List für alle Dinge zu haben, die Sie erledigen müssen. Am Ende ist es wirklich schwierig, sich zu konzentrieren und Aufgaben von einer endlosen Liste zu streichen.
Die Reparatur
Sobald Sie einen Mind Dump durchgeführt haben und alles aus dem Kopf haben, können Sie Ihre Liste in spezifische, umsetzbare Aufgaben umschreiben. Gehen Sie dann einen Schritt weiter und unterteilen Sie Ihre Listen in eine Arbeitsliste, eine Ausgangsliste, eine Nebenprojektliste usw.
Auf diese Weise sind Ihre Gedanken klar, wenn Sie sich diese bestimmte Liste ansehen, und Sie müssen sich nicht durch andere Geräusche wie „Geburtstagsgeschenk für Oma abholen“ wühlen, wenn Sie versuchen, eine Pressemitteilung bei der Arbeit fertigzustellen. Sie kommen zu Omas Geschenk - wenn Sie bereit sind, Ihr Zuhause und Ihre Lebensaufgabe in Angriff zu nehmen. Wenn Sie Ihre Listen getrennt halten, können Sie sich immer auf das konzentrieren, was wirklich zuerst erledigt werden muss.
4. "Stop Multitasking"
Ja, ich bin schuldig, diesen Rat ziemlich oft gegeben zu haben - aber er ist nicht ganz korrekt. Ich habe viele Leute getroffen, die mir sagen, dass sie Multitasking-Meister sind und mit vielen Projekten gleichzeitig jonglieren können. Ich verstehe: Ich bin einer von ihnen.
In der Tat kann Stress Sie tatsächlich dazu bringen, produktiver zu werden. Ist Ihnen zum Beispiel schon einmal aufgefallen, dass Sie einen Weg finden, dies zu tun, wenn Sie wissen, dass Sie in kurzer Zeit eine bestimmte Menge von Dingen erledigen müssen? Auch wenn das bedeutet, zwei Dinge gleichzeitig zu tun!
Die Reparatur
Sei wählerisch. Zum Beispiel ist Pendeln eine großartige Zeit, um Ihren Lieblings-Podcast nachzuholen. Ich gehe gerne spazieren und lerne gleichzeitig, wie man ein besserer Unternehmer wird, herausfindet, wer Hae Min Lee wirklich getötet hat (Hallo, Serial !) Oder wie man sich wie ein Superstar vernetzt.
Sicher, dies erledigt technisch gesehen zwei Aufgaben gleichzeitig, aber ich benötige nicht die gleichen Ressourcen, um beide zu erledigen. Das Gehen und Zuhören ist ein produktiver Weg zum Multitasking, da sich diese beiden Aufgaben gegenseitig ergänzen. Alternativ ist so etwas wie telefonieren und E-Mails schreiben kein großartiges Multitasking-Paar, da es einfach zu schwierig ist, Ihr Gehirn auf diese beiden Dinge aufzuteilen.
Denken Sie daran, nur weil etwas als "der beste Rat" angepriesen wird, heißt das nicht, dass es der beste Rat für Sie ist. Sie können sich also gerne über diese Best Practices für Produktivität hinwegsetzen und die oben genannten Alternativen ausprobieren.
