Mit Microsoft Access 2010 können Sie auf einfache Weise professionell formatierte Berichte aus in einer Datenbank gespeicherten Informationen erstellen. In diesem Lernprogramm erstellen wir eine gut formatierte Liste der Telefonnummern der Mitarbeiter für die Verwendung der Verwaltung mithilfe der Beispieldatenbank Nordwind und Access 2010. Wenn Sie eine frühere Version von Access verwenden, ist ein älteres Lernprogramm verfügbar.Bevor Sie beginnen, öffnen Sie Microsoft Access und dann die Northwind-Datenbank.
Wenn Sie Hilfe zu diesem Schritt benötigen, lesen Sie bitte den Artikel Installieren der Northwind-Beispieldatenbank. Wenn Sie mit Microsoft Access noch nicht vertraut sind, möchten Sie möglicherweise mit den Grundlagen von Microsoft Access 2010 beginnen. Nachdem Sie die Datenbank geöffnet haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Berichte. Wenn Sie Northwind geöffnet haben, wählen Sie im Microsoft Office-Menüband die Registerkarte Erstellen. In der Auswahl "Berichte" sehen Sie eine Reihe von Methoden, die Access zum Erstellen eines Berichts unterstützt. Wenn Sie möchten, klicken Sie einfach auf einige davon und erfahren Sie, wie Berichte aussehen und welche Arten von Informationen darin enthalten sind.
- Erstellen Sie einen neuen Bericht. Nachdem Sie Ihre Neugier erfüllt haben, klicken Sie auf "Berichtsassistent", und wir beginnen mit der Erstellung eines Berichts. Der Assistent führt uns Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess. Nachdem Sie den Assistenten beherrscht haben, möchten Sie möglicherweise zu diesem Schritt zurückkehren und die Flexibilität erkunden, die die anderen Erstellungsmethoden bieten.
- Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus. Der erste Bildschirm des Berichtsassistenten fordert Sie auf, die Datenquelle für unseren Bericht auszuwählen. Wenn Sie Informationen aus einer einzelnen Tabelle abrufen möchten, können Sie sie aus dem Dropdown-Feld unten auswählen. Bei komplexeren Berichten können wir alternativ festlegen, dass unser Bericht auf der Ausgabe einer zuvor erstellten Abfrage basiert. In unserem Beispiel sind alle Daten, die wir benötigen, in der Employees-Tabelle enthalten. Wählen Sie daher im Dropdown-Menü die Option "Tabelle: Employees" aus.
- Wählen Sie die einzuschließenden Felder aus. Nachdem Sie die Tabelle aus dem Dropdown-Menü ausgewählt haben, werden im unteren Bereich des Bildschirms die in dieser Tabelle verfügbaren Felder angezeigt. Verwenden Sie die Schaltfläche ">", um die Felder, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten, in den Bereich "Ausgewählte Felder" zu verschieben. Beachten Sie, dass die Reihenfolge, in der Sie die Felder in der rechten Spalte platzieren, die Standardreihenfolge bestimmt, in der sie in Ihrem Bericht angezeigt werden. Denken Sie daran, dass wir ein Mitarbeiter-Telefonverzeichnis für unser Senior Management erstellen. Lassen Sie uns die darin enthaltenen Informationen einfach halten - den Vor- und Nachnamen jedes Mitarbeiters, den Titel und die Telefonnummer zu Hause. Gehen Sie vor und wählen Sie diese Felder aus. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Wählen Sie die Gruppierungsebenen aus. In dieser Phase können Sie eine oder mehrere Gruppierungsebenen auswählen, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der unsere Berichtsdaten dargestellt werden. Wir möchten beispielsweise unser Telefonverzeichnis nach Abteilungen aufschlüsseln, so dass alle Mitglieder jeder Abteilung separat aufgeführt werden. Aufgrund der geringen Anzahl von Mitarbeitern in unserer Datenbank ist dies für unseren Bericht jedoch nicht erforderlich. Fahren Sie fort und klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Weiter, um diesen Schritt zu umgehen. Vielleicht möchten Sie später noch einmal hierher zurückkehren und mit Gruppierungsstufen experimentieren.
- Wählen Sie Ihre Sortieroptionen. Um Berichte nützlich zu machen, möchten wir unsere Ergebnisse häufig nach einem oder mehreren Attributen sortieren. Bei unserem Telefonverzeichnis besteht die logische Wahl darin, den Nachnamen jedes Mitarbeiters in aufsteigender Reihenfolge (A-Z) zu sortieren. Wählen Sie dieses Attribut aus dem ersten Dropdown-Feld aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.
- Wählen Sie die Formatierungsoptionen. Im nächsten Bildschirm werden einige Formatierungsoptionen angezeigt. Wir akzeptieren das standardmäßige tabellarische Layout, aber ändern Sie die Seitenausrichtung in Querformat, um sicherzustellen, dass die Daten richtig auf die Seite passen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.
- Fügen Sie den Titel hinzu. Schließlich müssen wir dem Bericht einen Titel geben. Access zeigt automatisch einen schön formatierten Titel am oberen Bildschirmrand an. Das Erscheinungsbild wird im Berichtsstil angezeigt, den Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Rufen wir unseren Bericht als "Employee Home Phone List" auf. Stellen Sie sicher, dass die Option "Vorschau des Berichts" ausgewählt ist, und klicken Sie auf "Fertig stellen", um unseren Bericht anzuzeigen.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben erfolgreich einen Bericht in Microsoft Access erstellt! Der abschließende Bericht sollte dem oben dargestellten ähneln. Sie sollten auch beachten, dass der Bericht "Employee Home Phone List" im Bereich "Nicht zugewiesene Objekte" des Northwind-Datenbankmenüs auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt wird. Wenn Sie möchten, können Sie dies per Drag-and-Drop in den Berichtsbereich ziehen. In der Zukunft können Sie einfach auf den Berichtstitel doppelklicken. Ein neuer Bericht wird sofort mit den aktuellen Informationen aus Ihrer Datenbank erstellt.
