31 Tipps, damit E-Mails weniger lutschen - die Muse

Email: Wir lieben es, wir hassen es, wir lieben es zu hassen. Aber da es in naher Zukunft nirgendwo anders hin geht, sind wir hier, um Ihnen dabei zu helfen, das Beste daraus zu machen.

Von Tipps zum Durchsuchen Ihres überfüllten Posteingangs über Strategien, mit denen Sie weniger davon haben, bis hin zu intelligenten Methoden, mit denen Sie sicherstellen können, dass die von Ihnen gesendeten E-Mails einen großen Einfluss haben Kommunikations-Kraftpaket.

Wenn Sie möchten: Halten Sie Ihren Posteingang frei

1. Der einfachste Weg, nicht mehr so ​​viele E-Mails zu erhalten, besteht darin, sich von den Dutzenden von Newslettern abzumelden, die Sie sozusagen lesen möchten - aber eigentlich nie. Unroll.me ist der absolut einfachste Weg, um diese Trottel in Ihrem Posteingang zu identifizieren - und sich massenhaft abzumelden.

2. Wenn Sie viele unerwünschte E-Mails von Einzelpersonen erhalten, können Sie auch BoxBe ausprobieren. BoxBe verwendet eine so genannte personalisierte „Gästeliste“, um sicherzustellen, dass Sie E-Mails von Personen erhalten, die für Sie von Belang sind, und überprüft Nachrichten von anderen Personen in einer separaten „Warteliste“. Jeder, der nicht auf Ihrer Gästeliste steht, erhält eine Fordern Sie an, die Nachricht zu überprüfen, bevor sie an Ihren Posteingang gesendet wird.

3. Verwenden Sie einen E-Mail-Auto-Responder - und das nicht nur, wenn Sie nicht im Büro sind. Ihre automatische Antwort muss nicht lang oder detailliert sein, aber eine kurze Nachricht mit dem Titel "Hallo, ich habe Ihre E-Mail erhalten und werde Sie benachrichtigen, wenn ich kann!" Kann die eifrigen Biber davon abhalten, Folge-E-Mails zu senden du hattest die chance zu antworten. Hier erfahren Sie, wie Sie es einrichten.

4. Widerstehen Sie dem Drang, auf jede E-Mail richtig zu antworten. Alexandra Franzen erklärt: „Viele 'dringende' E-Mails lösen sich in der Regel ohne Ihre Hilfe von selbst auf. Wenn Sie sich dafür entscheiden, nicht sofort zu antworten, trainieren Sie die Menschen, eigenständiger zu sein - und schaffen gleichzeitig vernünftige, realistische Erwartungen darüber, wie schnell Sie antworten können. “

5. Verhindern Sie Folge-E-Mails, indem Sie Ihre Nachrichten mit klaren Anweisungen anstelle von Fragen beenden. Anstatt zu sagen: "Sollen wir nächste Woche erneut eine Verbindung herstellen?", Versuchen Sie: "Ich rufe Sie am Dienstagmorgen an, um die Verbindung wiederherzustellen." Wenn dies nicht funktioniert, werden Sie vom Empfänger darüber informiert. Andernfalls haben Sie eine Verbindung verhindert unnötiges hin und her.

Wenn Sie möchten: Verringern Sie die Zeit, die Sie per E-Mail verbringen

1. Möchten Sie Ihre E-Mails kurz und produktiv halten? Verpflichten Sie sich, jede Nachricht fünf oder weniger Sätze lang zu machen. Es gibt sogar eine Website, die Ihnen helfen soll: five.sentenc.es! Wie es erklärt wird: „Behandeln Sie alle E-Mail-Antworten wie SMS-Textnachrichten, indem Sie eine festgelegte Anzahl von Buchstaben pro Antwort verwenden. Da es zu schwierig ist, Buchstaben zu zählen, zählen wir stattdessen Sätze. “Brauchen Sie Ratschläge, um die Dinge kurz und höflich zu halten? Elliott Bell hat einige großartige Tipps.

2. Wenn Sie immer wieder dieselben Nachrichten per E-Mail versenden, speichern Sie Vorlagen in Ihrem Entwurfsordner (hier sind es zunächst 27) oder nutzen Sie das Google Mail-Labor "Eingemachte Antworten", in dem Sie beliebig viele Antworten speichern und problemlos einfügen können in Ihre E-Mails. (Informationen zum Einrichten erhalten Sie von Gadgetwise.)

3. Viele E-Mails von Ihrem Handy aus senden? Versuchen Sie es mit Autotext, einem Tool, mit dem Sie eine benutzerdefinierte Abkürzung eingeben können, die dann zu einem vollständigen Textklappentext erweitert wird. Wenn Sie beispielsweise "rl8" eingeben, wird "Ich bin spät dran" angezeigt. Dies ist praktisch, wenn Sie zu einer Besprechung laufen. (So ​​richten Sie es ein.)

4. Stellen Sie nur ein paar Mal pro Tag ein, dass Sie Ihren Posteingang überprüfen, es sei denn, Sie müssen sofort auf E-Mails reagieren. Diese Zeit kann jeden Tag anders sein, sie muss nur absichtlich sein (zum Beispiel werde ich heute von 9 bis 10 Uhr abwarten, um meinen Posteingang zu durchsuchen, und es dann von 4 bis 5 Uhr noch einmal ansehen).

5. Fügen Sie Ihrem Posteingang zwei Tags (oder Filter in Google Mail) hinzu: "Schnelle Antwort" und "Benötigt gezielte Zeit". Wenn Sie wissen, dass Sie einen festen Zeitblock haben, öffnen Sie zunächst Ihren Ordner für gezielte Zeit und entscheiden Sie, welche Sie am meisten benötigen angehen müssen. Und wenn Sie das nächste Mal ein paar Minuten Zeit haben, während Sie auf den Bus warten oder auf einen Kaffee warten, öffnen Sie Ihren Ordner mit der Schnellantwort, anstatt Instagram zu überprüfen.

6. Richten Sie Ihre E-Mail so ein, dass Sie, sobald Sie eine E-Mail bearbeitet und abgelegt oder gelöscht haben, direkt zur nächsten in Ihrem Posteingang weitergeleitet werden, anstatt zur Liste der E-Mails zurückzukehren. (Für Google Mail können Sie dies über die Option "Automatisch vorrücken" in Google Mail Labs tun.) Dies verkürzt den Zeitaufwand für die Entscheidung, welche Nachricht als Nächstes beachtet werden soll.

7. Müssen Sie in kurzer Zeit eine Reihe von E-Mails bearbeiten? Probieren Sie das E-Mail-Spiel aus, mit dem Sie innerhalb von fünf Minuten so viele E-Mails wie möglich abarbeiten und mit Punkten belohnen können. Es konzentriert sich auch auf das gleichzeitige Behandeln von 10 bis 20 E-Mails, damit sich Ihre Posteingangsschlacht mundgerechter anfühlt.

Wenn Sie möchten: Organisieren Sie Ihren Posteingang

1. Bewahren Sie nicht alle Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang auf - löschen, archivieren oder archivieren Sie sie, sobald sie bearbeitet wurden. Eine Studie des Princeton Neuroscience Institute aus dem Jahr 2011 stellte fest, dass "wenn Ihre Umgebung überfüllt ist, das Chaos Ihre Konzentrationsfähigkeit einschränkt". Dies gilt auch für Ihre virtuelle Umgebung. Je mehr E-Mails Sie sehen - auch solche, die keine Rolle mehr spielen -, desto mehr Zeit wird Ihr Gehirn unbewusst damit verbringen, über sie nachzudenken.

2. Für Leute, die To-Do-Listen nicht mögen, ist es eine einfache Lösung (oder so, wie sie denken), ihren Posteingang als einen zu verwenden. Für echte Aufgaben, wie „Angebot für neuen Kunden erstellen“ oder „Büromiete bezahlen“, ist es jedoch an der Zeit, ein für Sie geeignetes Aufgabenlistensystem zu finden. Wenn Sie Ihren Posteingang als Aufgabenliste verwenden, können Sie Ihre Zeit anderen Personen zur Verfügung stellen. Mit jeder neuen E-Mail wird eine neue Aufgabe erstellt, unabhängig davon, ob Sie sie möchten oder nicht. Wenn Sie jedoch bewusst eine Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen müssen, können Sie feststellen, ob Sie dies jetzt wirklich tun sollten, anstatt andere Aufgaben zu erledigen.

3. Mit Google Mail können Sie einige E-Mails veranlassen, Ihren Posteingang automatisch zu überspringen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kabelrechnung automatisch bezahlen, können Sie sie automatisch archivieren und mit dem Label „Finanziell“ versehen. Sie müssen sie nie sehen, aber wenn Sie sie benötigen, wissen Sie, wo Sie sie finden. Apropos Dinge zu finden …

4. Bevor Sie eine E-Mail senden, lesen Sie sie auf Durchsuchbarkeit. Nach was würden Sie später suchen, um diese E-Mail zu finden? Sind diese Wörter in der E-Mail? Möglicherweise möchten Sie "Notizen vom Treffen mit Jack" in "Notizen vom August-Treffen mit Jack Smith von Amazon" ändern.

5. Tatsächlich gibt es Unmengen von Suchbefehlen, die das Auffinden einer alten E-Mail erheblich erleichtern. Hier finden Sie eine Einführung zum Auffinden von E-Mails nach Betreff, Thema, Absender und vielem mehr.

Wenn Sie möchten: Machen Sie Ihren Posteingang kühler

1. Wünschten Sie sich jemals, Sie könnten Haftnotizen überall in Ihrem Posteingang ablegen? Mit Notes For Gmail können Sie Notizen und Tags an jede E-Mail-Nachricht anhängen - Notizen an einen E-Mail-Thread heften, ganz oben in der Ansicht Ihrer gesendeten E-Mails oder an eine andere Stelle in Ihrem Posteingang.

2. Gmail-Add-on Rapportive ist der Traum eines Netzwerkers: Das Plug-in zeigt die sozialen Netzwerkinformationen Ihrer Kontakte direkt in Ihrem Posteingang an, sodass Sie sich über LinkedIn, Facebook und Twitter mit ihnen verbinden können, ohne Gmail zu verlassen. Sie können auch eine Durchschlagsliste der zuletzt versendeten E-Mails anzeigen und private Notizen aufzeichnen, um sie an ihre Adressen in Ihrem Konto anzuhängen.

3. Wie Gmail für Steroide ist Gmelius eine Browsererweiterung für Chrome, Firefox und Opera, die Ihr Google Mail-Erlebnis erheblich verbessert, von einer aufgeräumten Benutzeroberfläche (keine Werbung mehr!) Bis hin zur Möglichkeit, E-Mail-Tracker zu blockieren, um Ihre Privatsphäre zu schützen. Eine weitere beliebte Funktion ist die automatische Schaltfläche "Abbestellen", die die Schaltfläche "Spam" von Google Mail ersetzt, wenn Gmelius eine Mailingliste erkennt.

4. Sie kennen die E-Mails, von denen Sie wissen, dass Sie sie erst später erhalten, haben aber Angst, dass Sie sie vergessen werden? Das Plugin Boomerang, das derzeit für Google Mail und Outlook verfügbar ist, ist perfekt für den Umgang mit ihnen. Sie können festlegen, dass eine E-Mail verschwindet und später wieder angezeigt wird, wenn Sie bereit sind, dies zu tun. Lassen Sie Ihren Posteingang bis dahin klarer. Mit Boomerang können Sie auch festlegen, dass eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt gesendet wird, und wiederkehrende E-Mails einrichten.

5. Testen Sie Google Mail Labs. Hier können Sie zusätzliche Google Mail-Funktionen wie "Senden rückgängig machen" und Ihren Kalender direkt in Ihrem Posteingang anzeigen. Gehen Sie in Ihre Google Mail-Einstellungen und klicken Sie auf "Labs", um zu beginnen.

6. Sie unterschreiben oder senden viele Dokumente und Verträge? Mit Hellosign for Gmail können Sie Dokumente signieren und Formulare ausfüllen, ohne Ihren Posteingang zu verlassen - ein wahrer Lebensretter für diejenigen von uns, die Scanner, Drucker und Faxgeräte hassen.

Wenn Sie möchten: Holen Sie sich Ihre E-Mails gelesen

1. Machen Sie die ersten 50 Zeichen jeder Nachricht so präzise und umsetzbar wie möglich, sagt Fast Company . Ein verlockender Opener erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger weiterlesen.

2. Lange Textblöcke wirken beim Lesen entmutigend. Überlegen Sie sich daher, wie Sie Ihren Text besser lesbar machen können. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, Listen, Fettdruck und kurze, leicht zu überarbeitende Absätze. Haben Sie Probleme, es zu reduzieren? Es könnte ein Zeichen dafür sein, dass Sie versuchen, zu viel abzudecken.

3. Wenn Sie in Ihrer E-Mail auf mehr als einen Punkt stoßen oder mehr als eine Frage stellen, stellen Sie sicher, dass sich diese Punkte vom Rest der Erzählung abheben, indem Sie sie fett darstellen, hervorheben oder in einer Liste mit Aufzählungszeichen anordnen. Der Kontrast lenkt den Blick des Empfängers natürlich auf das Fleisch der Nachricht (das Stück, das Sie sich nicht leisten können, um es zu verpassen!).

4. Stellen Sie Ihre Fragen so genau wie möglich. "Was halten Sie von dem Vorschlag?" Ist keine gute Frage. „Können wir den Vorschlag des Anbieters von 20.000 US-Dollar bis Freitag umsetzen?“ Ist besser.

5. Hoffen Sie, Ihren Chef oder jemanden zu erwischen, der an einem weniger geschäftigen Tag wichtig ist, aber seinen Zeitplan nicht kennt? Vermeiden Sie E-Mails am Dienstag und Donnerstag. Dies sind die volumenstärksten Tage für die Posteingänge von Personen, und Sie möchten nicht, dass Ihre wichtige Nachricht in einem Meer von Newslettern, Angeboten und anderen Korrespondenzen verloren geht.

6. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile zählt. Dies gibt dem Empfänger eine klare Vorstellung davon, was in der E-Mail enthalten sein wird. (Bonus: Dies erleichtert Ihnen auch die Suche nach der Nachricht in Ihrem Posteingang, falls der Empfänger anruft, um zu diskutieren, anstatt per E-Mail zurückzuschreiben.)

7. Forscher von Carnegie Mellon stellten fest, dass die effektivsten E-Mails Betreffzeilen haben, die eines von zwei Dingen ansprechen: Neugier (großartig, wenn Sie im Marketing tätig sind) oder Nützlichkeit (wahrscheinlich das Beste für den Rest von uns). Einminütiges Video, um mehr zu erfahren.

8. Möchten Sie wirklich sicherstellen, dass Ihre Nachrichten gelesen werden? Mit der Chrome-Erweiterung MailTrack können Sie sehen, ob und wann Personen Ihre E-Mails gelesen haben. Und wenn Sie bemerken, dass es dort ungelesen sitzt? Lesen Sie diese Tipps, um den richtigen Weg zu verfolgen.