Letzten Monat habe ich drei Tipps für ein besseres Projektmanagement angeboten, darunter, wie Sie richtig delegieren, die Tools optimal nutzen und Ihr Projekt auf sinnvolle Weise abschließen können. Das Projektmanagement birgt jedoch so viele einzigartige Herausforderungen mit einem umfangreichen Forschungsgebiet, das ständig neue Ansätze und Perspektiven aufzeigt. Ich musste also unbedingt weitere Ratschläge einholen.
Diese Tipps konzentrieren sich auf die proaktive Verwaltung einiger Dinge, die sich an Sie heranschleichen und Ihren Erfolg beeinträchtigen können. Es fühlt sich manchmal so an, als lauern in jeder Ecke kleine Fehlerdämonen, die darauf warten, Ihnen ein gutes „gotcha“ zu geben. So verbessern Risikomanagement, Änderungsmanagement und Bereichsmanagement Ihre Erfolgschancen.
1. Achten Sie genau auf Ihre Risiken
Ein Risiko ist eine Bedrohung, die noch nicht eingetreten ist, und das erste, was Sie tun können, um das Eintreten des Risikos zu verhindern, ist einfach zu wissen, dass es existiert. Wenn Sie eine neue Anwendung entwickeln, mit der Kunden ihre Rechnungen bezahlen können, können kleinere oder mittlere Risiken (ein Teammitglied wird neu zugewiesen, wodurch Sie unterbesetzt sind) oder größere Risiken (Änderungen der Vorschriften für mobiles Bezahlen erfordern dies) auftreten ganz andere Technologie verwenden). Sie können nicht verhindern, dass jedes Risiko eintritt, aber eine umfassende und durchdachte Darstellung eines möglichen Risikos kann Ihnen helfen, die Möglichkeit zu managen.
Entwickeln Sie während der Planungsphase Ihres Projekts ein Risikoprotokoll, in dem Sie jedes Risiko nachverfolgen können, das eine Herausforderung für Ihren Zeitplan, Ihr Budget oder Ihre allgemeine Fähigkeit darstellt, das Projekt abzuschließen. Online sind viele verschiedene Vorlagen verfügbar. In den meisten Vorlagen wird jedoch empfohlen, eine Beschreibung des Risikos, des Erstellungsdatums, der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere der Folgen anzugeben. Jedem Risiko sollte ein Verantwortlicher zugewiesen werden, der es überwacht, und vor allem eine Reihe sinnvoller Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieses Risikos (falls vorhanden) zu verringern. Beispielsweise ist das Risiko, dass ein Server ausfällt und die Daten von Personen verloren gehen, möglicherweise gering, aber hochgradig. Dies wird durch einen Plan zur Schadensbegrenzung für die Installation eines Sicherungsservers erreicht. Auch wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, wäre die Auswirkung so groß, dass frühe und sichere Schritte, um diese Möglichkeit zu berücksichtigen, die Kosten und den Aufwand wert wären.
Denken Sie daran, dass dies ein lebendiges Dokument sein sollte und dass neue Risiken berücksichtigt und überwacht werden sollten, sobald sie im Verlauf des Projekts auftreten.
2. Legen Sie den Grundstein für den Wandel
Projektmanagement bedeutet zwangsläufig, dass Sie den Status Quo in irgendeiner Weise stören. Und es ist kein Geheimnis, dass viele Menschen Veränderungen als schwierig empfinden. In einem Whitepaper für das Project Management Institute erörtert die Beraterin Marge Combe das Konzept der Veränderungsbereitschaft, da sowohl das Kapital - menschlich als auch anderweitig - eine Organisation bereit ist, sich einer Veränderung zu widmen, als auch die psychologische Bereitschaft der Personen, deren Mitarbeit erforderlich ist implementieren Sie die Änderung. Wenn Sie es sich nicht leisten können, Änderungen vorzunehmen, oder wenn alle Ihre Mitarbeiter mit Protestzeichen draußen aufgereiht sind, sind Sie offensichtlich nicht in der Lage, voranzukommen.
Was können Sie also tun, um den Grundstein für eine Veränderung zu legen, egal ob groß oder klein? Die konkreten Aspekte des Change Managements sind etwas einfacher zu handhaben. Wenn klar ist, dass Sie nicht über das Geld, die Ausrüstung oder die technischen Kapazitäten verfügen, um die Arbeit zu erledigen, müssen Sie sich umgehend mit diesen Dingen befassen.
Es ist die kulturelle und psychologische Arbeit, die eine sorgfältigere Ausführung erfordert. Wenn sich Mitarbeiter oder Kunden einer Änderung widersetzen, nehmen Sie sich die Zeit, um zu verstehen, warum. Vielleicht gibt es ein Missverständnis, das Sie ausräumen können, oder einen großen Fehler in Ihrem Plan, den Sie nicht berücksichtigt haben. Ein Team von Sachbearbeitern murrt möglicherweise über einen Wechsel von der Bearbeitung von Papierformularen zu elektronischen Formularen. Anstatt davon auszugehen, dass das Team sich Änderungen widersetzt, könnte eine Diskussion mit ihnen über ihre Vorbehalte ergeben, dass das elektronische System keine Möglichkeit hat, mit Ausnahmen umzugehen, was letztendlich zu Desorganisation und zwei getrennten Prozessen führen wird. Das Verstehen der Perspektive der Mitarbeiter, die dies tagtäglich nutzen, kann dazu beitragen, dass die Änderung der gesamten Organisation zugute kommt.
Organisationen mit Menschen, die offen für Veränderungen sind und die Veränderungen und ihre Vorteile für sie verstehen, stellen mit größerer Wahrscheinlichkeit fest, dass Veränderungen nahtlos vonstatten gehen, als solche, die ihre Mitarbeiter im Dunkeln halten.
3. Betrachten Sie Scope Creep als Ihren Todfeind
Scope Creep - wenn die Parameter Ihres Projekts allmählich über die von Ihnen festgelegten ursprünglichen Grenzen hinauswachsen - ist ein häufiges Entgleisen von Projekten. Dies liegt vor allem daran, dass es oft sinnvoll erscheint, den ursprünglichen Anwendungsbereich zu erweitern. Sie werden sich vielleicht in einem Moment auf die Stirn schlagen, in dem Sie nicht daran gedacht haben, oder von einem Stakeholder überzeugt sein, dass eine zusätzliche Glocke oder Pfeife jeden Tag Arbeitsstunden spart.
In der Regel nicht - ich wiederhole, nicht - diesen Forderungen nachgeben.
Natürlich ändern sich manchmal die Anforderungen, und es kann heute einfacher sein, das Spiel zu ändern, als wiederzukommen, wenn alles gesagt und getan ist. Diese Zusätze summieren sich jedoch häufig und führen Sie direkt in das unglückliche Universum von Budgetüberschreitungen und Zeitüberschreitungen.
Der beste Weg, um ein Schleichen des Anwendungsbereichs zu verhindern, besteht darin, mehr Zeit und Energie im Vorfeld darauf zu verwenden, Anforderungen zu erfassen, die Fachkenntnisse eingehend zu befragen und die richtigen Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. In dem unvermeidlichen Fall, dass Sie dies tun, sollten Sie die Kosten und den Nutzen einer Änderung Ihres Geltungsbereichs sorgfältig abwägen. Führen Sie bei Bedarf eine Liste der Verbesserungen der zweiten Phase, die Sie erneut aufrufen können, sobald das ursprüngliche Projekt in Betrieb genommen wurde.
So viel davon, wie Sie die gewünschten Ergebnisse in der von Ihnen benötigten Zeitleiste erzielen, lässt sich darauf zurückführen, dass Sie proaktiv sind. Trainieren Sie sich, um ein Problem zu riechen, bevor es auftritt, und spüren Sie, wie sich das Zielfernrohr kriecht, bevor es Sie durch ein Wurmloch der Ablenkung befördert. Sie werden nicht an alles denken, aber die Voraussicht schlägt jeden Tag die Nachsicht aus.
