Was klinisch am schlimmsten ist: Wenn Sie unterwegs sind, um die letzten beiden Käsewürfel bei einem Networking-Event zu schnappen, einem Freund zuzuhören, der über ihre „Kämpfe“ in der Hochzeitsliste spricht, und sich Ihren Zeitplan ansieht Besprechungen nacheinander anzeigen.
Nicht wirklich! Haben Sie jemals gehört, dass dieses Gespräch stattfindet?
Sie: "Wie war Ihr Tag?"
Ihr gewöhnlicher Freund: „Super, ich hatte ein Meeting nach dem anderen! PowerPoints, ich wage es zu sagen, auf den Punkt! “
Nein, hast du nicht.
Trotzdem sind wir alle schuldig, uns gegenseitig Meetings auf den Kalender geschrieben zu haben - ich selbst eingeschlossen. Und wie jeder, der jemals ein Meeting geleitet hat, weiß, ist es ziemlich entmutigend, wenn man sich im Raum umsieht und jeder einen kurzen Blick auf seine Telefone wirft.
Aus diesem Grund habe ich diese kurze Liste mit allen Gründen zusammengestellt, aus denen die Leute (OK, okay, ich) in Besprechungen nicht zuhören - sowie einige kurze Korrekturen. Denn wenn wir alle anfangen, bessere Meetings zu planen, fürchten wir uns vor ihnen ein bisschen weniger.
1. Sie hatten keine Agenda
Ich verstehe es! Du bist cool, du bist entspannt, du verkaufst Chill Pills von deinem Skateboard.
Aber hier ist die Sache: Wenn Sie Ihr Meeting mit "Ich habe heute alle hierher gebracht, um unsere Vertriebsstrategie zu besprechen - irgendwelche Ideen?" Beginnen, schalte ich sofort aus, da 90% der Antworten vollständig vor Ort sein werden wenig hilfreiche Art ("Wir sollten mehr verkaufen, nur im Allgemeinen!" und "Haben wir darüber nachgedacht, einen Hund zu unserem Sprecher zu machen?").
Und 100% des Augenkontakts wird die unangenehme Art sein, in der Menschen sich wortlos beschwören, derjenige zu sein, der spricht.
Stattdessen
Erstellen Sie vor dem Versenden der nächsten Besprechungseinladung eine Übersicht über die geplante Verwendung dieser Zeit und senden Sie sie per E-Mail. Dies hilft nicht nur den Leuten, sich darauf vorzubereiten und gute Ideen einzubringen, sondern stellt auch sicher, dass Sie die richtige Zeit blockieren.
Es ist so einfach wie:
Minuten 1-5: Die Ziele des Meetings im Blick: Stellen Sie Airbud als neuen Unternehmenssprecher ein.
5-15 Minuten: Diskussion der Ziele: Sprechen Sie darüber, dass Airbud nicht nur verfügbar, sondern auch real ist.
Minuten 15-25: Brainstorming-Ideen: Gehen Sie durch den Raum und schlagen Sie andere Sprecher vor, die als Vordenker im Raum fungieren.
Minuten 25-30: Alles zusammenfassen: Wählen Sie die besten Ideen aus und weisen Sie die nächsten Schritte zu.
2. Sie haben nicht erklärt, dass dies eine Ein-Mann-Show sein würde
Wenn Sie nicht Morgan Freeman sind, kann ich Ihnen 30 Minuten lang ohne Pause nicht zuhören. Es gibt einen Grund, warum Sie nicht zu viele beliebte TED-Gespräche finden werden, die mit mehr als 20 Minuten eintakten.
Stattdessen
Wenn Sie - und nur Sie - während des gesamten Meetings sprechen, ist das, was Sie sagen, interessanter, leicht verdaulicher und auf mich anwendbar.
Wenn Sie also diese Agenda erstellen, über die wir gerade gesprochen haben, markieren Sie alles, was nicht zu einem Handlungsschritt führen wird (z. B. "Research this …" oder "Brainstorming that …" oder "Follow-up on Katzen, die Basketball spielen" ”).
Dann - und machen Sie sich bereit für diese Hexerei und Zauberei - löschen Sie sie. Die Sekunde, in der Sie aufhören, das Meeting über die „nächsten Schritte“ zu führen, ist die Sekunde, in der Sie anfangen, Menschen zu verlieren.
Wenn Sie dieses Zeug behalten möchten, werfen Sie eine Bonusfolie in Ihre Präsentation, um über die Zukunft zu diskutieren, oder fügen Sie ein Blatt mit interessanten Hintergrundinformationen in die Agenda ein, die Sie vor der Präsentation verschicken Zeit.
3. Sie brauchten nichts speziell von mir
Was Sie sagen, hängt tangential mit meiner Arbeit zusammen, und Sie glauben, es würde mir nützen, wenn ich zuhöre. Und theoretisch sicher!
Aber in der Realität? Sobald ich merke, dass ich nichts Wichtiges von der Besprechung mitnehmen muss, konzentriere ich mich auf die To-Do-Liste, die an meinem Schreibtisch auf mich wartet.
Stattdessen
Ich hasse es, dich weiterhin mit dem A-Wort zu bewerfen, aber das alles geht auf diese Agenda zurück. Durch frühzeitiges Versenden und Markieren von „Zuhörern“ als optionale Gäste können Sie dem eingeladenen Teilnehmer die Wahl geben, ob er teilnehmen oder nicht (und so sicherstellen, dass jeder, der kommt, begeistert ist, mitzuhören). Warum sollte jemand in Ihrer Besprechung sein, der mit seinem leeren Zombie-Blick die Stimmung trübt?
Ich weiß, was Sie denken: Jenni, dieser „Agendaplan“ klingt nach viel Arbeit für ein Meeting. Und ich stimme zu! Aber wenn Sie jemanden bitten, sich 30 oder 60 Minuten Zeit zu nehmen, müssen Sie sich ein wenig anstrengen.
Oder - und nein, leider möchte ich nicht sagen: "Flügel es nur, Chad" - Sie können dieses Treffen in eine E-Mail verwandeln. Es dauert etwas länger als das Erstellen einer Agenda, spart Ihnen jedoch die eigentliche Besprechungszeit. Und zum Glück haben wir hier Anleitungen, wie Sie das ganz einfach tun können.
