Das führende Tool im Beratungsgeschäft ist PowerPoint. Präsentationen - auch „Decks“ genannt - werden in nahezu jeder Beratungssituation verwendet, einschließlich Abschlussberichten (hier keine umfangreichen Word-Dokumente), formellen Präsentationen und detaillierten Analysedokumenten.
Und nachdem ich zu meiner Zeit ein paar hundert (tausend?) Davon erstellt habe, habe ich ein paar Profi-Tipps für die Zusammenstellung von Präsentationen gelernt, die überzeugend, überzeugend und beeindruckend sind. Probieren Sie diese Strategien für Ihr nächstes PowerPoint aus, um Ihre Kunden - oder Ihren Chef - zu begeistern.
1. Verwenden Sie das Pyramidenprinzip
Bevor Sie überhaupt mit dem Aufbau Ihrer Präsentation beginnen, ist es wichtig, über die Struktur nachzudenken. Da Präsentationen häufig an vielbeschäftigte Personen gerichtet sind, ist eine klare und prägnante Kommunikation äußerst wichtig. Und wenn Sie Ihre Gesamtstruktur nicht im Voraus planen, ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Präsentation die leicht verständliche Geschichte enthält, die Sie möchten.
Das Pyramidenprinzip ist eine Methode, die von vielen Beratungsunternehmen verwendet wird, um die strukturierte Kommunikation zu steuern. Grundsätzlich sollte eine gute Präsentation von Informationen von einer Zusammenfassung der obersten Ebene bis hin zu detaillierteren Informationen reichen - genau wie die Form einer Pyramide. Also sollte dein Deck zuerst mit der Antwort oder Empfehlung beginnen und dann mit Argumenten und Fakten folgen: „Ich empfehle X und Y. Die Empfehlung X wird durch die Fakten 1, 2 und 3 gestützt.“
Diese Struktur im Hinterkopf zu behalten, ist aus mehreren Gründen sehr wirkungsvoll. Erstens können Sie Ihren Zuhörern Ihre Punkte mitteilen, bevor sie Fragen stellen, und sie können sich auf das konzentrieren, was während der Präsentation wichtig ist. Es erleichtert Ihnen aber auch die Erstellung Ihrer Präsentation, da Sie das Rad nicht neu erfinden und sich keine Gedanken darüber machen müssen, wie Sie Ihre Nachricht am besten organisieren können.
2. Steigen Sie in den Tagline Train
Sie verwenden wahrscheinlich bereits Titel in Ihren PowerPoint-Präsentationen, aber wussten Sie, dass Sie auch Slogans verwenden sollten? Slogans sind im Wesentlichen „Themensätze“, die die Schlüsselbotschaft für jede Folie in einem Satz zusammenfassen. Normalerweise direkt nach dem Titel platziert, sollten sie dazu beitragen, Ihre Geschichte während der Präsentation zu kommunizieren und sicherzustellen, dass die Leser den Inhalt der Folie schnell verdauen können.
Was ist der Unterschied zwischen einem Titel und einem Slogan? Ein Titel gibt Auskunft darüber, was sich auf der Folie befindet, und ein Slogan erklärt, was auf der Folie zu lernen ist. So könnte ein Titel im Sinne von "Executive Summary" lauten, und ein Schlagwort könnte lauten: "Nachdem wir eine detaillierte Analyse im gesamten Unternehmen durchgeführt haben, haben wir fünf wichtige Möglichkeiten ermittelt, die zu potenziellen Einsparungen von etwa 100 Millionen US-Dollar führen."
Möchten Sie wissen, ob Sie sie richtig verstanden haben? Durchsuchen Sie Ihre Folien und betrachten Sie nur die Slogans. Sie sollten sich zu einer wirkungsvollen Geschichte über den Inhalt verbinden, den Sie präsentieren, ohne verwirrende Lücken zu hinterlassen.
3. Fügen Sie Anhangsfolien hinzu
Sie wissen (oder ich hoffe es zumindest), dass es entscheidend ist, Ihre Folien einfach und übersichtlich zu halten, um eine Präsentation zu erstellen, der die Leute folgen können. Aber vor allem, wenn Sie eine Analyse erläutern oder wissen, dass Ihre Zielgruppe wirklich Daten für Ihre Behauptungen haben möchte, müssen Sie Ihre Folien möglicherweise mit vielen Informationen füllen, um überzeugend zu sein.
Halt.
Selbst wenn Sie wissen, dass Sie unzählige unterstützende Informationen für das benötigen, was Sie Ihrem Publikum mitteilen oder Fragen zu Ihrer Analyse oder dem Projekt vorwegnehmen, sollten Sie Ihre Hauptfolien nicht mit all dem überladen. Ich garantiere, es wird Ihr Publikum überwältigen und es wird nicht die ultimative Botschaft erhalten, die Sie vermitteln wollen.
Fügen Sie stattdessen am Ende Ihres Decks Anhangsfolien mit allen unterstützenden Materialien ein, die nicht in die Darstellung Ihrer Präsentation passen, aber nützlich sein können. Dies können alle möglichen Dinge sein - Daten, Testimonials, Prozessabbildungen, zusätzliche Diagramme - alles, was nützlich sein kann, um das Gesagte zu sichern, aber nicht unbedingt die Geschichte zu erzählen. Wenn Sie sie in den Anhang aufnehmen, haben Sie die Informationen, auf die Sie zurückblättern können, wenn Fragen auftauchen, aber Ihr Publikum wird sich nicht in Details verwirren und das Gesamtbild übersehen.
Kombinieren Sie diese Tipps mit den Ratschlägen von Alex Cavoulacos, um wunderschöne PowerPoint-Folien zu erstellen, und Sie erhalten in kürzester Zeit eine Präsentation, die sich sehen lassen kann.
