Nennen wir es ein Produkt von vollen Terminkalendern, erhöhter technischer Konnektivität oder ungezwungener Aufmerksamkeitsspanne, aber aus welchem Grund auch immer, wenn Sie eine Gruppe zu einem Meeting zusammenbringen, fällt es fast jedem schwer, Ablenkungen zu vermeiden und sich an die anstehende Aufgabe zu halten. Tatsächlich nennen 47% der Mitarbeiter abgelenkte Mitarbeiter als größte Hürde für produktive Besprechungen.
Wenn Sie Ihren Job ernst nehmen, geben Sie wahrscheinlich bereits Ihr Bestes, um Engagement zu demonstrieren: aktiv zuzuhören, sich gegebenenfalls einzuschalten und Ihr Telefon vom Tisch zu lassen. Aber selbst wenn Sie an einer guten Etikette für Besprechungen denken, können Sie sich leicht in schlechte Gewohnheiten verwandeln.
Um in der guten Gnade Ihrer Mitarbeiter zu bleiben und aus jedem Meeting etwas Wertvolles zu machen, müssen Sie die folgenden Punkte in Schach halten.
1. Augenkontakt nicht herstellen
An diesem Punkt ist die Bedeutung des Blickkontakts während eines Meetings fast zum Klischee geworden - aber aus gutem Grund. Die Aufrechterhaltung zeigt Engagement, Interesse und Respekt. Es wurde sogar gezeigt, dass es Ihr Selbstbewusstsein steigert. Es mag auf den ersten Blick unangenehm erscheinen, aber es gibt Unmengen einfacher Hacks, mit denen Sie Ihren Augenkontakt verbessern können, ohne die Leute mit einem Blick in die Scheinwerfer herauszukriechen.
Einer meiner besten Tipps ist es, sicherzustellen, dass der Aufbau Ihres Meetings von Anfang an dem Blickkontakt förderlich ist: Ordnen Sie Ihre Gruppe in einem Kreis oder Halbkreis, sodass sich alle sehen können, ohne sich zu überanstrengen. Auch wenn sich jemand nicht im selben physischen Raum wie Sie befindet, bleibt die Bedeutung des Augenkontakts bestehen.
Um Teilnehmer zu unterstützen, die sich per Videoanruf einwählen, positionieren Sie Ihre Kamera so, dass sie in Ihrer natürlichen Sichtlinie liegt, sodass Sie sich beim Sprechen gegenseitig in die Augen schauen.
2. Verwenden Ihres Laptops
Die Verwendung Ihres Laptops beginnt häufig mit den besten Absichten: Notizen machen, relevante Informationen online abrufen usw. Aber es ist viel zu einfach, das Meeting zu transkribieren und zu versuchen, den Namen des Songs herauszufinden, den Sie letzte Nacht in Ihrem Kopf festgefahren haben, ohne es zu merken. Deshalb empfehle ich, Laptops ganz zu vermeiden. Viele Dinge, die normalerweise in einem Arbeitsgang erledigt werden, können einfach von Hand erledigt werden, z. Aber wenn ein Computer ein absolutes Muss ist, können Sie seine Verwendung trotzdem minimieren. Ermutigen Sie zum Beispiel den Redner, während einer Präsentation seinen Bildschirm auf einem Fernseher freizugeben, damit jeder mitlesen kann.
Auch wenn Ihr Besprechungsorganisator Laptops nicht strikt untersagt hat, können Sie unnötige Ablenkungen (ganz zu schweigen von E-Mail- und Chat-Benachrichtigungen) vermeiden, indem Sie sie an Ihrem Schreibtisch belassen oder geschlossen halten, während Sie sich auf die Tagesordnung konzentrieren. Darüber hinaus hinterlässt ein unaufgeforderter Abwurf auf jeden Fall einen positiven Eindruck bei Ihren Mitarbeitern und ermutigt sie möglicherweise, dasselbe zu tun.
3 Teilnahme an einer irrelevanten Besprechung
Es gibt drei Dinge, deren Sie sich im Leben sicher sein können: Tod, Steuern und unnötige Einladungen zu Besprechungen. Und während es so einfach ist, bei einer Einladung einfach auf "Ja" zu klicken und zu erscheinen, nur weil Sie gefragt wurden, tun Sie Ihren Teamkollegen tatsächlich einen schlechten Dienst. Wenn Sie keinen Anteil an einer Besprechung haben, ist es praktisch unvermeidlich, als desinteressiert zu gelten. Es ist viel besser, an Ihrem Schreibtisch zu bleiben und produktiv zu sein, als sich zu zeigen und gelangweilt auszusehen.
Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie wissen, worum es bei dem Meeting geht, warum der Veranstalter Sie dort haben möchte, was (wenn überhaupt) Sie im Voraus vorbereiten müssen und was Sie bis zum Ende erreichen möchten. In diesem Kontext können Sie leichter entscheiden, ob das Meeting wirklich von Ihrer Anwesenheit profitiert oder ob Sie Ihre Zeit besser woanders verbringen würden. Häufig sind diese Informationen in einer Tagesordnung oder in der Besprechungseinladung selbst enthalten. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie sich vorher kurz mit dem Organisator der Besprechung in Verbindung setzen. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, erklären Sie dem Veranstalter Ihre Wahl höflich. Wenn Sie richtig damit umgehen, wird er oder sie wahrscheinlich Ihre Ehrlichkeit zu schätzen wissen.
Ablenkung ist bis zu einem gewissen Grad nur ein Teil des Menschseins. Niemand kann 100% der Zeit auf dem richtigen Weg bleiben, und das wird in Meetings von Zeit zu Zeit deutlich. Wenn Sie jedoch versehentlich jedes Meeting verlassen und keine Ahnung haben, warum Sie dort waren, sollten Sie einige Änderungen an Ihrer Routine vornehmen.
