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Navigationsformulare in Microsoft Access 2013

Navigationsformulare gibt es schon eine Weile, und viele Datenbanken, einschließlich Microsoft Access 2013, verwenden sie, um Benutzern - insbesondere neuen Benutzern - den Einstieg in die Software zu erleichtern. Sie sollen das Finden der am häufigsten verwendeten Formulare, Berichte, Tabellen und Abfragen vereinfachen. Navigationsformulare werden als Standardspeicherort eingerichtet, wenn ein Benutzer eine Datenbank öffnet. Den Benutzern werden Datenbankkomponenten angezeigt, die sie wahrscheinlich benötigen werden, z. B. ein Bestellformular, Kundendaten oder ein monatlicher Bericht.

Navigationsformulare sind kein Sammelplatz für alle Komponenten einer Datenbank. Im Allgemeinen enthalten sie keine Berichte wie Berichte oder Finanzprognosen, es sei denn, dies ist der Zweck der Datenbank, da diese Informationen in der Regel eingeschränkt sind. Sie möchten, dass Mitarbeiter und Teams in der Lage sind, schnell auf Daten zuzugreifen, ohne dass sie eindeutigem, eingeschränktem oder Betatestmaterial ausgesetzt sind.

Das Beste an Navigationsformularen ist, dass Sie die vollständige Kontrolle darüber haben, was Benutzer darauf finden. Sie können verschiedene Navigationsformulare für verschiedene Benutzer erstellen, was die Schulung neuer Mitarbeiter vereinfacht. Indem Sie den Benutzern alles geben, was Sie auf der ersten Seite benötigen, können Sie den Zeitaufwand reduzieren, den die Benutzer benötigen, um sich mit ihren Bedürfnissen vertraut zu machen. Nachdem sie die Grundlage für die Navigation geschaffen haben, können sie sich mit den anderen Bereichen vertraut machen, in denen sie gelegentlich ihre Aufgaben erledigen müssen.

Was Sie zu einem Navigationsformular in Access 2013 hinzufügen können

Jedes Unternehmen, jede Abteilung und jedes Unternehmen ist anders. Es liegt also an Ihnen, was Sie dem Navigationsformular hinzufügen. Sie sollten sich Zeit nehmen und darüber nachdenken, was auf dem Formular steht und was nicht. Sie möchten das Auffinden und Verwenden aller Elemente erleichtern, die ein Benutzer bei der Dateneingabe oder Berichterstellung benötigt - insbesondere Formulare und Abfragen. Sie möchten jedoch nicht, dass das Navigationsformular so voll ist, dass die Benutzer nicht finden, was sie benötigen.

Eine der besten Möglichkeiten, um zu beginnen, ist das Feedback der vorhandenen Benutzer. Das Formular muss regelmäßig aktualisiert werden, neue Formulare werden dem Prozess hinzugefügt, einige Tabellen werden nicht mehr verwendet oder Abfragen werden umbenannt, um die Verwendung der Formulare zu verdeutlichen. Die erste Version des Formulars sollte jedoch so nahe sein perfekt wie möglich. Wenn Sie die ersten Eingaben von aktuellen Benutzern erhalten, werden Sie zumindest wissen, welche Dinge in der ursprünglichen Version enthalten sein sollten. Im Laufe der Zeit können Sie die Benutzer fragen, welche Änderungen sich auf dem Navigationsformular befinden oder aktualisiert werden sollten.

Der gleiche Ansatz gilt für bestehende Navigationsformulare. Wenn Sie nicht jede Woche mit allen Datenbanken arbeiten, sind Sie wahrscheinlich nicht so vertraut mit den unterschiedlichen Gruppen und Abteilungen. Indem Sie ihr Feedback einholen, verhindern Sie, dass Navigationsformulare ein älteres Objekt beenden, das niemand verwendet.

Wann fügen Sie ein Navigationsformular hinzu

In den meisten Fällen sollten Navigationsformulare vor dem Start einer Datenbank hinzugefügt werden. Dadurch werden die Benutzer daran gewöhnt, das Formular zu verwenden, anstatt durch Bereiche zu streifen und möglicherweise an Orten in der Datenbank zu arbeiten, an denen sie nicht arbeiten sollten.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder eine kleine Organisation sind, benötigen Sie möglicherweise noch kein Navigationsformular. Wenn Sie beispielsweise weniger als 10 Objekte (Formulare, Berichte, Tabellen und Abfragen) haben, befinden Sie sich noch nicht in einem Stadium, in dem Sie ein Navigationsformular hinzufügen müssen. Erstellen Sie gelegentlich eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Datenbank, um festzustellen, ob die Anzahl der Komponenten so groß geworden ist, dass Navigationsformulare erforderlich sind.

So erstellen Sie ein Navigationsformular in Access 2013

Die anfängliche Erstellung eines Microsoft Access 2013-Navigationsformulars ist relativ unkompliziert. Die Probleme beginnen, wenn Sie mit dem Hinzufügen und Aktualisieren beginnen müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, bevor Sie beginnen, damit Sie eine vollständige erste Version erhalten können.

  1. Wechseln Sie zu der Datenbank, in der Sie ein Formular hinzufügen möchten.
  2. KlickenErstellen > Formen und klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Navigation um das Layout des Formulars auszuwählen, das Sie hinzufügen möchten. Der Navigationsbereich wird angezeigt. Wenn nicht, drücken Sie F11.
  3. Bestätigen Sie, dass das Formular in ist Layout Anzeigen, indem Sie nach einem Gebiet suchen, das den Namen hat Formular-Layout-Tools am oberen Rand des Bandes. Wenn Sie es nicht sehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Navigationsformular Tab und wählen Sie Layoutansicht von der Layout-Option.
  4. Wählen Sie die Komponente, die Sie zum Navigationsformular hinzufügen möchten, aus den Tabellen, Berichten, Listen, Abfragen und anderen Elementen im linken Bereich des Bildschirms aus und ziehen Sie sie.

Nachdem Sie das Formular so eingerichtet haben, wie Sie es möchten, können Sie die Namen der verschiedenen Teile des Formulars einschließlich der Beschriftungen bearbeiten.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Formular fertig ist, senden Sie es zur endgültigen Überprüfung durch die Personen, die es verwenden, um Feedback zu erhalten.

Festlegen des Navigationsformulars als Standardseite

Nachdem Sie die Zeit für die Planung und Erstellung des Formulars aufgewendet haben, möchten Sie, dass Ihre Benutzer wissen, dass sie verfügbar ist. Wenn dies der erste Start der Datenbank ist, sollten Sie das Navigationsformular als erstes festlegen, auf das die Benutzer beim Öffnen der Datenbank stoßen.

  1. Gehe zu Datei > Optionen.
  2. Wählen Aktuelle Datenbank auf der linken Seite des angezeigten Fensters.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Formular anzeigen unter Anwendungsoptionen und wählen Sie Ihr Navigationsformular aus den Optionen.

Best Practices für Navigationsformulare

  • Datenbanken entwickeln sich im Laufe der Zeit, und das Navigationsformular muss diese Änderungen widerspiegeln. Erstellen Sie einen Zeitplan, um das Formular regelmäßig zu überprüfen.
  • Überfüllen Sie Ihr Navigationsformular nicht.Je mehr Dinge Sie hinzufügen, desto weniger effektiv wird es sein.
  • Beschriften Sie Formularelemente mit Namen, die es Benutzern erleichtern, herauszufinden, wie sie jedes Element verwenden sollen. Wenn Benutzer in einer bestimmten Reihenfolge auf Formulare und Berichte zugreifen sollen, muss das Formular dies widerspiegeln.
  • Durch die Farbcodierung verschiedener Navigationsformulare können Sie später viel Ärger bekommen. Wenn Sie für eine Abteilung grün und für violett festlegen, können Sie leichter verfolgen, was Sie getan haben und was noch nicht getan wurde, und Verwirrung vermeiden, wenn Sie mehrere Formulare gleichzeitig aktualisieren.