Neben den praktischen Aspekten von Datenbanken bietet Microsoft Access einige nützliche Funktionen, die die Arbeit etwas erleichtern. Eine der zusätzlichen Funktionen sind Berichtsthemen, die aus einem Datenabzug einen nützlichen, anzeigbaren Bericht machen können. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Berichte Ihres Teams, Ihrer Abteilung oder Ihres Unternehmens einheitlich zu gestalten. Sie können ein anderes Thema für einen Bericht festlegen, der bei einer Firmensitzung oder einem Kongress verwendet wird, oder Sie können einen Bericht für die Aktionäre anpassen. Durch die Verwendung von Berichtsthemen wird es für Sie einfacher, Ihren Berichten das professionelle Erscheinungsbild zu verleihen, das Sie mit Microsoft Excel wirklich nicht erreichen können. Dies ist einer der Gründe, warum Sie Ihre Daten in eine Datenbank verschieben sollten, anstatt zu versuchen, Kalkulationstabellen zu verwalten.
Die Funktion "Berichtsdesigns" ist relativ einfach zu verwenden, insbesondere wenn Sie es gewohnt sind, in Microsoft Access zu arbeiten. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie noch nicht viel Erfahrung mit Microsoft Access haben. Es ist eine schnelle und einfache Übung, um einen stilvollen Look auf alles anzuwenden, was Sie sehen müssen, um präsentabel zu wirken. Sie können sogar die Themen älterer Berichte aktualisieren, wenn Sie sie zum Vergleich mit einem neuen Bericht erneut aufrufen müssen. Dies ist praktisch, wenn Sie einen Vergleich anstellen und nicht möchten, dass Ihr Publikum durch das veraltete Aussehen eines Berichts von vor fünf Jahren oder - in einigen Fällen - das äußerst grundlegende Erscheinungsbild von Berichten aus über zehn Jahren abgelenkt wird. Was auch immer Ihre Bedürfnisse sind, solange Sie die Daten in der Datenbank haben, können Sie sie präsentierbar machen.
Die Standardeinstellungen für Berichte
Die Standardeinstellung für den Bericht hängt davon ab, ob Sie von vorne beginnen oder mit einer Vorlage beginnen. Wenn Sie eine vorhandene Datenbank verwenden, ist der Standardwert der Ersteller der Datenbank, die während des Setups verwendet wird. Wenn Sie einen eigenen Standard erstellen, verfügt Access über einen einzigen Speicherort, an dem Sie die Designs der gekauften Version überprüfen können. Es gibt auch Themen, die online verfügbar sind. Wenn Ihnen also nicht gefällt, was mit Ihrer gekauften Version möglich ist, können Sie online etwas finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht.
Je nachdem, ob Sie mit alten Berichten oder neuen Berichten arbeiten, möchten Sie sich vielleicht etwas Zeit nehmen, um durch die Themen zu gehen, um zu sehen, welche für die verschiedenen Zielgruppen am besten aussehen. Wenn Sie Legacy-Berichte überarbeiten möchten, sollten Sie etwas in Betracht ziehen, das dem ähnelt, was Sie in der Vergangenheit getan haben. Andernfalls müssen Sie viel Arbeit erledigen, um alle Berichte erneut zu erstellen.
Für neue Berichte gibt es ein Standarddesign, das Sie überschreiben können.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen SieWeitere Befehle.
- Klicke auf Objektdesigner.
- Scrollen Sie nach unten zu Formular- / Berichtsentwurfsansicht und aktualisieren Sie die Berichtsvorlage demjenigen entsprechen, den Sie standardmäßig verwenden möchten.
- Klicken OK.
Sie können den Standard auch in der Entwurfsansicht festlegen.
- Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.
- Gehe zum Tools zum Entwurf von Berichten > Design > Themes und gehen Sie zum Dropdown-Menü unter der Themes Taste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Thema, das Sie als Standard festlegen möchten, und wählen Sie aus Machen Sie dieses Thema zum Standard der Datenbank.
Unabhängig davon, mit welcher Methode Sie die Standardeinstellung ändern, müssen Sie beachten, dass sie das Erscheinungsbild aller Berichte ändert, die Sie nach dem Festlegen erstellen. Vorhandene Berichte werden nicht geändert.
Anwenden von Themen auf neue Berichte
Die Art und Weise, wie Sie Themen auf neue und ältere Berichte anwenden, ist im Wesentlichen dieselbe, aber die angezeigten Werte variieren. Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, verfügen Sie möglicherweise noch nicht über Daten, um den Bericht aufzufüllen. Dies bedeutet, dass Sie eine weniger genaue Vorstellung davon haben, wie der Abschlussbericht aussehen wird, da er beim Anwenden des Designs leere Felder enthält. Es ist am besten, mindestens einige Daten zu haben, wenn Sie sich Berichte ansehen, um zu sehen, wie Daten und Thema zusammen aussehen. Wenn Sie nur ein Thema ohne Text betrachten, sind Sie möglicherweise geschockt, wie es aussieht, wenn Daten vorhanden sind.
- Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.
- Gehe zum Tools zum Entwurf von Berichten > Design > Themes, und gehen Sie zum Dropdown-Menü unter der Themes Taste.
- Wählen Sie eines der Themen aus dem Dropdown-Menü aus oder öffnen Sie es Durchsuche , um andere Themen anzuzeigen, die Sie heruntergeladen haben.
Wenn Ihnen das Design gefällt und Sie nur die Farbe ändern möchten, können Sie dies in demselben Bereich tun. Anstatt auf das zu klicken Themes Klicken Sie auf die Schaltfläche Farben oder Schriftart Schaltflächen, um die Änderungen vorzunehmen.
Anwenden von Themen auf ältere Berichte
Aktualisieren Sie ältere Berichte auf dieselbe Weise, wie Sie neue Berichte aktualisieren. Verfolgen Sie jedoch, welche älteren Berichte Sie aktualisieren und wann Sie die Änderungen vorgenommen haben. Sie müssen über alles, was Sie im Laufe der Zeit geändert haben, zur Konfigurationskontrolle aufzeichnen, insbesondere wenn Sie sich mit finanziellen oder anderen Informationen befassen, die in Prüfungen verwendet werden. Wenn das Erscheinungsbild für ältere Berichte anders ist, müssen Sie nachweisen können, was wann geändert wurde.
In der Regel sollten Sie keine Berichte aktualisieren, die Sie bereits vorgelegt haben. Sie können das Erscheinungsbild in Zukunft aktualisieren und es als einen völlig neuen Bericht behandeln. Wahrscheinlich müssen Sie keine alten Berichte für offizielle Inhalte vorlegen. Bei der Gelegenheit, die Sie tun, schadet es den Leuten nicht, wie sehr sich Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit verändert hat.
