Ein Makro ist eine Reihe von Befehlen, die aufgezeichnet werden, damit sie später wiedergegeben oder ausgeführt werden können. Das Erstellen und Ausführen von Makros ist nicht allzu schwierig, und die daraus resultierende Effizienz ist die Zeit wert, die sie erlernen müssen. In diesem Lernprogramm werden Makros in Word 2003 behandelt. Wenn Sie über eine neuere Version verfügen, können Sie Makros in Word 2007 aufzeichnen und Makros in Word 2010 erstellen.
Makros erstellen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Word-Makros zu erstellen: Die erste und einfachste Möglichkeit ist die Verwendung des Makrorecorders.
Die zweite Möglichkeit ist die Verwendung von VBA oder Visual Basic für Applikationen. Darüber hinaus können Word-Makros mit dem VBE oder dem Visual Basic-Editor bearbeitet werden.
Es gibt über 950 Befehle in Word, von denen sich die meisten in Menüs und Symbolleisten befinden und ihnen Tastenkombinationen zugewiesen sind. Einige dieser Befehle sind jedoch standardmäßig nicht Menüs oder Symbolleisten zugewiesen. Bevor Sie ein eigenes Word-Makro erstellen, sollten Sie prüfen, ob es bereits vorhanden ist und einer Symbolleiste zugewiesen werden kann. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die in Word verfügbaren Befehle anzuzeigen:
- Auf derWerkzeugeKlicken Sie im Menü aufMakro.
- KlickenMakrosaus dem Untermenü; Sie können auch die verwendenAlt + F8Tastenkombination für den Zugriff auf die Makros Dialogbox.
- Im Dropdown-Menü neben dem Makros in Beschriftung auswählenWortbefehle.
- Eine alphabetische Liste der Befehlsnamen wird angezeigt. Wenn Sie einen Namen markieren, wird eine Beschreibung des Befehls unten im Feld unter angezeigt Beschreibung Etikette.
Wenn der Befehl, den Sie erstellen möchten, bereits vorhanden ist, sollten Sie ihn nicht mit Ihrem eigenen Word-Makro duplizieren.
Ist dies nicht der Fall, fahren Sie mit der Erstellung Ihres Word-Makros fort.
Planen effektiver Word-Makros
Der wichtigste Schritt beim Erstellen effektiver Word-Makros ist eine sorgfältige Planung. Obwohl es ein wenig offensichtlich erscheint, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was das Word-Makro ausführen soll, wie es Ihre zukünftige Arbeit erleichtern wird und unter welchen Umständen Sie es verwenden möchten.
Andernfalls können Sie am Ende Zeit aufwenden, um ein ineffektives Makro zu erstellen, das Sie nicht verwenden.
Sobald Sie sich diese Dinge vor Augen haben, ist es Zeit, die tatsächlichen Schritte zu planen. Dies ist wichtig, da der Recorder sich an alles, was Sie tun, speichert und in das Makro einfügt. Wenn Sie beispielsweise etwas eingeben und dann löschen, nimmt Word bei jeder Ausführung dieses Makros denselben Eintrag vor und löscht ihn dann, wodurch ein schlampiges und ineffizientes Makro entsteht.
Wenn Sie Ihre Makros planen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Planen Sie die Befehle und die Reihenfolge, in der das Makro sie ausführen soll.
- Kennen Sie die Tastenkombinationen für die Befehle, die Sie verwenden möchten. Dies ist besonders wichtig für die Navigation. Sie können die Maus nicht zur Navigation innerhalb des Dokumentbereichs verwenden, wenn Sie den Rekorder ausführen. Außerdem erstellen Sie ein schlankeres Makro, wenn Sie anstelle der Pfeiltasten eine Tastenkombination verwenden.
- Planen Sie Nachrichten, die Word möglicherweise anzeigt, und das Makro wird angehalten.
- Verwenden Sie so wenige Schritte wie möglich, um das Makro effizient zu halten.
- Führen Sie mindestens einen Testlauf durch, bevor Sie mit der Aufnahme beginnen.
Nachdem Sie Ihr Word-Makro geplant und einen Durchlauf durchgeführt haben, können Sie es aufnehmen. Wenn Sie Ihr Makro sorgfältig genug geplant haben, ist das Aufzeichnen zur späteren Verwendung der einfachste Teil des Prozesses.
Tatsächlich ist es so einfach, dass der einzige Unterschied zwischen dem Erstellen eines Makros und dem Bearbeiten des Dokuments darin besteht, dass Sie einige zusätzliche Schaltflächen drücken und in Dialogfeldern einige Optionen auswählen müssen.
Einrichten der Makroaufnahme
Klicken Sie zuerst aufWerkzeuge im Menü und klicken Sie dann aufNeues Makro aufnehmen … Öffnen Sie das Dialogfeld Makro aufzeichnen.
Geben Sie im Feld unter "Makroname" einen eindeutigen Namen ein. Namen können bis zu 80 Buchstaben oder Zahlen enthalten (keine Symbole oder Leerzeichen) und müssen mit einem Buchstaben beginnen. Es ist ratsam, eine Beschreibung der Aktionen einzugeben, die das Makro im Feld Beschreibung ausführt. Der Name, den Sie dem Makro zuweisen, sollte so eindeutig sein, dass Sie sich daran erinnern können, ohne dass er sich auf die Beschreibung bezieht.
Wenn Sie Ihr Makro benannt und eine Beschreibung eingegeben haben, legen Sie fest, ob das Makro in allen Dokumenten oder nur im aktuellen Dokument verfügbar sein soll. Standardmäßig macht Word das Makro für alle Ihre Dokumente verfügbar, und Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass dies am sinnvollsten ist. Wenn Sie die Verfügbarkeit des Befehls einschränken möchten, markieren Sie einfach den Dokumentnamen in der Speichern Sie das Makro in Dropdown-Feld.Wenn Sie die Informationen für das Makro eingegeben haben, klicken Sie aufOK. Die Aufnahmemakro-Symbolleiste wird in der oberen linken Ecke des Bildschirms angezeigt. Der Mauszeiger wird jetzt mit einem kleinen Symbol versehen, das wie eine Kassette aussieht. Dies zeigt an, dass Word Ihre Aktionen aufzeichnet. Sie können nun den Schritten folgen, die Sie in der Planungsphase festgelegt haben. Sobald Sie fertig sind, drücken Sie die TasteHalt Taste (es ist das blaue Quadrat links). Sobald Sie die Taste drückenHalt Schaltfläche ist Ihr Word-Makro einsatzbereit. Wenn Sie aus irgendeinem Grund die Aufnahme unterbrechen müssen, klicken Sie aufAufnahme anhalten / Aufnahme fortsetzen Taste (es ist die rechts). Klicken Sie erneut darauf, um die Aufnahme fortzusetzen. Um Ihr Makro auszuführen, verwenden Sie dieAlt + F8 Tastenkombination, um das Dialogfeld "Makros" aufzurufen. Markieren Sie Ihr Makro in der Liste und klicken Sie aufLauf. Wenn Ihr Makro nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass sich der richtige Speicherort im Ordner befindet Makros in Box. Das Erstellen von Makros in Word hat zum Ziel, Ihre Arbeit zu beschleunigen, indem Sie sich wiederholende Aufgaben und komplexe Befehlssequenzen zur Hand haben. Was manuell buchstäblich Stunden in Anspruch nehmen kann, dauert mit einem Klick nur wenige Sekunden. Natürlich, wenn Sie viele Makros erstellt haben, durchsuchen Sie dieMakros Das Dialogfenster verbraucht viel Zeit zum Speichern. Wenn Sie Ihren Makros eine Tastenkombination zuweisen, können Sie das Dialogfeld jedoch umgehen und direkt von der Tastatur aus auf Ihr Makro zugreifen, genauso wie Sie mit Tastenkombinationen auf andere Befehle in Word zugreifen können.Nehmen Sie Ihr Makro auf
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