Sind Sie überwältigt von den großen Datenmengen, die in Ihrem Unternehmen erfasst werden müssen? Möglicherweise verwenden Sie derzeit ein Papierablagesystem, Textdokumente oder eine Kalkulationstabelle, um Ihre wichtigen Informationen zu verfolgen. Wenn Sie nach einem flexibleren Datenverwaltungssystem suchen, ist eine Datenbank möglicherweise nur die Lösung, nach der Sie suchen, und Microsoft Access 2013 bietet eine hervorragende Option.
Was ist eine Datenbank?
Im Grunde genommen handelt es sich bei einer Datenbank einfach um eine organisierte Datensammlung. Ein Datenbankverwaltungssystem (DBMS) wie Microsoft Access, Oracle oder SQL Server stellt Ihnen die Softwaretools zur Verfügung, die Sie benötigen, um diese Daten flexibel zu organisieren. Es enthält Funktionen zum Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Daten aus der Datenbank, zum Stellen von Fragen (oder Abfragen) zu den in der Datenbank gespeicherten Daten und zum Erstellen von Berichten, die ausgewählte Inhalte zusammenfassen.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 bietet Benutzern eine der derzeit einfachsten und flexibelsten DBMS-Lösungen auf dem Markt. Regelmäßige Benutzer von Microsoft-Produkten werden das vertraute Windows-Erscheinungsbild sowie die enge Integration mit anderen Produkten der Microsoft Office-Produktfamilie genießen. Weitere Informationen zur Access 2013-Benutzeroberfläche finden Sie in unserer Access 2013-Benutzeroberflächen-Tour.
Lassen Sie uns zunächst drei der Hauptkomponenten von Access untersuchen, auf die die meisten Datenbankbenutzer stoßen werden: Tabellen, Abfragen und Formulare. Wenn Sie noch nicht über eine Access-Datenbank verfügen, möchten Sie möglicherweise Informationen zum Erstellen einer Access 2013-Datenbank von Grund auf oder zum Erstellen einer Access 2013-Datenbank aus einer Vorlage erhalten.
Microsoft Access-Tabellen
Tabellen umfassen die grundlegenden Bausteine einer Datenbank. Wenn Sie sich mit Tabellenkalkulationen auskennen, finden Sie Datenbanktabellen sehr ähnlich.
Eine allgemeine Datenbanktabelle kann Mitarbeiterinformationen enthalten, darunter Merkmale wie Name, Geburtsdatum und Titel. Es könnte wie folgt aufgebaut sein:
- Mitarbeiter-ID
- Nachname
- Vorname
- Titel
- Anrede
- Geburtstag
Untersuchen Sie den Aufbau der Tabelle, und Sie werden feststellen, dass jede Spalte der Tabelle einem bestimmten Mitarbeitermerkmal (oder einem bestimmten Attribut in Datenbank) entspricht. Jede Zeile entspricht einem bestimmten Mitarbeiter und enthält seine Informationen. Das ist alles dazu. Wenn dies hilfreich ist, stellen Sie sich jede dieser Tabellen als eine Liste mit Informationen im Tabellenkalkulationsformat vor. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Tabellen zu einer Access 2013-Datenbank
Informationen aus einer Access-Datenbank abrufen
Natürlich wäre eine Datenbank, in der nur Informationen gespeichert werden, unbrauchbar - wir brauchen auch Methoden, um Informationen abzurufen. Wenn Sie einfach die in einer Tabelle gespeicherten Informationen abrufen möchten, können Sie in Microsoft Access die Tabelle öffnen und durch die darin enthaltenen Datensätze blättern. Die wahre Stärke einer Datenbank liegt jedoch in ihrer Fähigkeit, komplexere Anfragen oder Abfragen zu beantworten. Zugriffsabfragen bieten die Möglichkeit, Daten aus mehreren Tabellen zu kombinieren und bestimmte Bedingungen für die abgerufenen Daten festzulegen.
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen benötigt eine einfache Methode, um eine Liste der Produkte zu erstellen, die derzeit über ihrem Durchschnittspreis liegen. Wenn Sie einfach die Produktinformationstabelle abrufen, erfordert das Erfüllen dieser Aufgabe ein großes Durchsuchen von Daten und das Durchführen von Berechnungen von Hand. Dank der Leistungsfähigkeit einer Abfrage können Sie jedoch einfach anfordern, dass Access nur die Datensätze zurückgibt, die die überdurchschnittlichen Preisbedingungen erfüllen. Außerdem können Sie die Datenbank anweisen, nur den Namen und den Einzelpreis des Artikels aufzulisten.
Weitere Informationen zur Leistungsfähigkeit von Datenbankabfragen in Access finden Sie unter Erstellen einer einfachen Abfrage in Microsoft Access 2013.
Einfügen von Informationen in eine Access-Datenbank
Bisher haben Sie die Konzepte zum Organisieren der Informationen in einer Datenbank und zum Abrufen von Informationen aus einer Datenbank kennen gelernt. Wir brauchen noch Mechanismen, um Informationen überhaupt in die Tabellen einzufügen. Microsoft Access bietet zwei primäre Mechanismen, um dieses Ziel zu erreichen. Die erste Methode besteht darin, die Tabelle einfach in einem Fenster aufzurufen, indem Sie darauf doppelklicken und Informationen unten hinzufügen, so wie Sie einer Tabelle Informationen hinzufügen würden.
Access bietet außerdem eine benutzerfreundliche Formularoberfläche, über die Benutzer Informationen in grafischer Form eingeben und diese Informationen transparent an die Datenbank übergeben können. Diese Methode ist für den Dateneingabeoperator weniger einschüchternd, erfordert jedoch etwas mehr Arbeit seitens des Datenbankadministrators. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Formularen in Access 2013.
Microsoft Access-Berichte
Berichte bieten die Möglichkeit, schnell formatierte Zusammenfassungen der in einer oder mehreren Tabellen und / oder Abfragen enthaltenen Daten zu erstellen. Durch die Verwendung von Shortcut-Tricks und Vorlagen können Datenbankbenutzer in wenigen Minuten Berichte erstellen.
Angenommen, Sie möchten einen Katalog erstellen, um Produktinformationen mit aktuellen und potenziellen Kunden zu teilen. In vorherigen Abschnitten haben wir gelernt, dass diese Art von Informationen durch den sinnvollen Einsatz von Abfragen aus unserer Datenbank abgerufen werden kann. Erinnern Sie sich jedoch daran, dass diese Informationen in Tabellenform dargestellt wurden - nicht gerade das attraktivste Marketingmaterial. Berichte ermöglichen die Aufnahme von Grafiken, eine attraktive Formatierung und Seitenumbruch. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Berichten in Access 2013.
