Verwendung von SharePoint

Wir haben untersucht, was SharePoint ist. Lassen Sie uns nun ein paar allgemeine Anwendungen betrachten. SharePoint ist eine Plattform für die Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern eines Teams. Dies sind oft Unternehmensteams, müssen aber nicht sein. Einige nicht geschäftsbezogene Anwendungen für SharePoint umfassen:

• Sportteams könnten den Kalender verwenden, um einen Spielplan zu veröffentlichen, und eine Dokumentbibliothek, in der Spielevideos gespeichert werden.
• Buchclubs könnten Links zum Buch der nächsten Woche bereitstellen, während Gruppen schreiben, die Kritikeinreichungen und Kommentare hosten.
• Freiwillige Gruppen, die ein Restaurierungsprojekt planen, können einen Plan mit Aufgaben und Zeitplan erstellen.
• In einer Nachbarschaft, die einen Yard Sale betreibt, können Sie Ankündigungen für neue Teilnehmer veröffentlichen oder Artikel und Preise in einer gemeinsam genutzten Excel-Datei in einer Dokumentbibliothek auflisten.

Die oben genannten Möglichkeiten sind natürlich auch mit anderen Apps und Diensten möglich, aber SharePoint vereint sie an einem einzigen Ort mit einer Weboberfläche, die unter Windows, Mac OS und Linux verwendet werden kann. Android- und iOS-Apps sind ebenfalls verfügbar. Darüber hinaus können Microsoft Office-Apps Dateien direkt aus SharePoint abrufen und so einen Download durchführen und hochladen.

In den folgenden Abschnitten erstellen wir einen neuen SharePoint-Bereich und gehen dann durch die folgenden Schritte, um einige allgemeine Funktionen auszuführen: Freigeben von Dateien, Erstellen einfacher Webseiten und Hinzufügen funktionaler Widgets zu diesen Seiten.

So erstellen Sie eine SharePoint-Website

Sie benötigen ein paar Dinge, bevor Sie Ihre Site erstellen können:

• Erstens benötigen Sie Zugriff auf ein Office 365-Konto, nicht jedoch auf ein beliebiges Konto. Es muss ein Geschäftskonto sein, da SharePoint nicht in Verbraucherkonten enthalten ist.
• Sie müssen auch Administrator sein, um eine Site selbst zu erstellen. Wenn nicht, können Sie Ihren freundlichen Nachbarschaftsadministrator immer bitten, einen für Sie zu erstellen.

Beim Erstellen einer SharePoint-Website müssen Sie Folgendes tun:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Office 365 an und wählen Sie dann aus SharePoint aus dem App-Menü oben links.

   

2. Wählen Sie im Seitenmenü die Option + Site erstellen Taste.

3. Wählen Team Site im folgenden Dialog. (Kommunikationsstandorte sind meist nur für die Veröffentlichung von Ankündigungen und anderen Inhalten.)

4. Wählen Sie ein Startdesign für Ihre Site. Dies füllt es mit einigen Starter-Inhalten aus - keine Sorge, Sie können diese später jederzeit anpassen.

5. Geben Sie die Details Ihrer Website an, einschließlich Name und Beschreibung.

6. Wählen Fertig um das Setup abzuschließen. SharePoint wird im Hintergrund arbeiten, um die Site zu erstellen. Der Fortschritt wird jedoch überall angezeigt.

   

Nachdem Sie nun einen Platz eingerichtet haben, stehen Ihnen sofort einige Funktionen zur Verfügung (siehe Abbildung oben), darunter:

• Gespräche: Private Message Boards für Ihre Gruppe.
• Unterlagen: Hier können Sie Dateien freigeben. Diese werden von den Versions- und Eincheck- / Auscheckfunktionen profitieren, die wir bei der Einführung von SharePoint beschrieben haben.
• Eine OneNote Notizbuch: Ihre Teamkollegen können mit diesem OneNote-Notizbuch zusammenarbeiten, indem Sie Seiten erstellen und hinzufügen.
• Site-Seiten: Erlauben Sie Ihnen, benutzerdefinierte Webseiten für Ihr Team zu erstellen.

Die gemeinsame Nutzung von Dateien mithilfe einer Dokumentbibliothek wird für SharePoint-Websites immer noch häufig verwendet. Schauen wir uns an, wie das geht.

So verwenden Sie SharePoint-Dokumentbibliotheken

Dokumentbibliotheken enthalten Ordner und Dateien und funktionieren wie erwartet. So verwenden Sie die Dokumentbibliothek:

1. Wähle aus Unterlagen Link in der linken Navigation.

2. Wähle aus + Neu Schaltfläche, um neue Elemente wie Ordner oder Microsoft Office-Dateien hinzuzufügen. Alternativ können Sie andere Dateien in den aktuellen Ordner der Bibliothek ziehen und dort ablegen. Sie müssen keine Office-Dateien sein.

   

3. Wählen Sie eine Office-Datei aus, um sie in der entsprechenden Web-App zu öffnen. Wenn Sie eine Nicht-Office-Datei auswählen, haben Sie drei Möglichkeiten:

   • Öffnen Sie es zur Vorschau, wenn es sich um ein webfähiges Format wie ein Bild oder ein PDF handelt.
   • Öffnen Sie in einer relevanten App, wenn Sie Windows verwenden (das mit SharePoint kommunizieren kann).
   • Laden Sie es auf Ihre Maschine herunter, wo Sie es mit dem entsprechenden Programm öffnen können.

4. Während moderne Web-Apps die gleichzeitige Bearbeitung einer Datei mit einem Kollegen ermöglichen, können Sie dennoch eine Datei "auschecken". Wählen Sie die Datei (en) aus, indem Sie in der Spalte ganz links das Kontrollkästchen auswählen, und wählen Sie dann das Überlaufmenü rechts aus. Das Auschecken Diese Option verhindert, dass jemand eine neue Version der Datei speichert, während Sie daran arbeiten. Andere Benutzer können zwar weiterhin eine Kopie herunterladen und daran arbeiten, aber sie können erst dann eine neue Version erstellen, wenn Sie sie gespeichert und erneut eingecheckt haben.

   

So erstellen Sie SharePoint-Site-Seiten

Mit den SharePoint-Website-Seiten können Sie Webseiten mit Text- und Grafikinformationen erstellen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass nur Mitglieder Ihrer Website sie sehen können, wenn sie angemeldet sind. Dies macht sie zu einem kleinen privaten Intranet. So erstellen Sie neue Seiten in Ihrer SharePoint-Website:

1. Wählen Seiten aus der linken Navigation.

2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste + NeuWählen Sie dann aus den Seitentypen aus:

   • Wiki-Seiten sind selbsterklärend.
   • Site-Seiten sind leere Seiten, die Sie nur aus einem Titel zusammenstellen können.
   • Webpart-Seiten Bieten Sie vordefinierte Layouts, mit denen Sie alle Arten von Gadgets im Dashboard-Stil ablegen können.

   

3. Nach dem Erstellen wird die Seite geöffnet, damit Sie mit der Bearbeitung beginnen können. Sie können mit einem Namen beginnen. Zusätzlicher Inhalt besteht aus Webparts, auf die wir weiter unten eingehen.

   

4. Wählen Veröffentlichen um Ihre Änderungen für Kollegen verfügbar zu machen.

5. Ihre Seiten sind im Internet verfügbar Seiten Liste in der linken Navigation.

6. Sie können vorhandene Seiten anzeigen, indem Sie sie anzeigen und dann die auswählen Bearbeiten Taste im Menü.

   

Hinzufügen von Webparts zu SharePoint-Seiten

Eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint sind die Webparts, die Sie in Ihre Seiten einbetten können. Selbst wenn Sie einfachen Text und Grafiken einfügen möchten, müssen Sie zunächst einen Webpart hinzufügen, um ihn zu speichern. Diese Widgets können z. B. Newsfeeds, ein Verzeichnis von Teammitgliedern oder Listen der letzten Aktivitäten auf der Website enthalten. Wenn Sie in den obigen Schritten eine Seite erstellt haben, fügen Sie ein Webpart hinzu, indem Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Wählen Sie eine Seite aus und legen Sie sie in ein Bearbeiten Modus wie oben beschrieben.

2. Sie können Webparts einer Seite an Orten hinzufügen, an denen Plus (+) Zeichen erscheint. Wählen Sie diese Schaltfläche aus, wenn sie angezeigt wird. Ein Popup-Menü zeigt Ihnen eine Liste der verfügbaren Webparts. Sie können die gesamte Liste durchsuchen oder nach Stichworten suchen.

   

3. Wenn Sie ein Webpart ausgewählt haben, wird es für Sie in die Seite eingefügt.

4. An dieser Stelle müssen Sie das Webpart konfigurieren. Für etwas wie die unten abgebildete Bildergalerie wählen Sie die Option Füge Bilder hinzu Taste, um die Bilder auszuwählen, die Sie anzeigen möchten.

   

5. Wählen Veröffentlichen um Ihre Änderungen für Kollegen verfügbar zu machen.

Während die Startseite automatisch für Sie erstellt wird, ist sie wie jede andere auch eine Seite, und Sie können sie mit Webparts nach Herzenslust füllen.

Installation und Verwendung der Aufgaben-App

Die Dinge werden wirklich interessant, wenn Sie hinzufügen Apps zu Ihrer Site. Diese gehen über die Funktionalität von Webparts hinaus und umfassen Dinge wie Blogs oder eine benutzerdefinierte Liste, die einer kleinen Datenbank ähnelt. Wir werden einen Blick auf die Aufgaben-App werfen, mit der Sie Aufgaben für Ihre Teammitglieder einrichten, zuweisen und deren Fertigstellung nachverfolgen können. So fügen Sie Aufgaben zu Ihrer SharePoint-Website hinzu:

1. Wählen Sie auf der Homepage der Site die Option + Neu und dann auswählen App.

2. Daraufhin wird eine Seite mit einer Auswahl verfügbarer Apps angezeigt. Wählen Sie den gewünschten aus.

   

3. Es erscheint jetzt im Inhalt der Website Bildschirm, den Sie durch Auswahl in der linken Navigation sehen können. Möglicherweise müssen Sie eine Konfiguration wie einige der Webparts vornehmen, aber mit Aufgaben können Sie mit dem Delegieren beginnen.

   

SharePoint bietet viel mehr Funktionen als die hier aufgeführten. Wenn Sie jedoch nur diese verwenden, können Sie sehr funktionale Websites für Freunde und Kollegen erstellen.