Trello ist ein Projektmanagement-Tool im Kanban-Stil, mit dem Sie alle Aufgaben, die Sie oder Ihr Team erledigen müssen, visuell sehen können. So können Sie leichter erkennen, was alle Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt tun. Es ist auch kostenlos, was bedeutet, dass es für kleine und große Gruppen sowie für Einzelpersonen zugänglich ist, die Geschäfte führen oder persönliche Aufgaben verfolgen möchten. Trello ist eines der am einfachsten zu bedienenden und zu implementierenden Tools für das Projektmanagement, aber die unübersichtliche Benutzeroberfläche kann etwas entmutigend sein. Glücklicherweise haben wir einige Tipps, die Ihnen und Ihrem Team helfen, das Beste aus Trello herauszuholen, unabhängig davon, was Sie damit verfolgen.
Was ist Kanban?
Der Kanban-Stil des Projektmanagements ist von einem japanischen Herstellungsprozess inspiriert, den Toyota in den späten 1940ern implementierte. Ziel war es, die Effizienz in den Fabriken zu erhöhen, indem das Inventar in Echtzeit verfolgt und Karten verwendet werden, die zwischen den Arbeitern auf dem Boden verteilt wurden. Wenn ein bestimmtes Material aufgebraucht war, notierten die Arbeiter das auf der Karte, was zum Lieferanten führte, der dann das angeforderte Material an das Lager schickte. Diese Karten wurden oft Kanban genannt, was auf Japanisch Zeichen oder Billboards bedeutet.
Wie lässt sich das auf Projektmanagement übertragen? Software wie Trello nutzt dieses Konzept der Weitergabe von Karten in eine visuelle Schnittstelle, in der die Aufgaben auf einer Tafel angeordnet und mit der Arbeitskapazität eines Teams abgeglichen werden. Grundsätzlich besteht ein Board aus drei Abschnitten, wie in der Abbildung oben gezeigt: erledigen, erledigen (oder im Prozess) und erledigt. Teams können dieses Tool jedoch auf jede für sie geeignete Weise verwenden. Einige Teams bevorzugen ein echtes Board, während andere die Bequemlichkeit einer virtuellen Lösung wie Trello wünschen.
Wie benutze ich Trello?
Trello verwendet Karten, die Listen enthalten, die aus Karten bestehen. Boards können Projekte darstellen (Website-Neugestaltung, Badsanierung), Listen können für Aufgaben verwendet werden (Grafiken, Kacheln) und Karten können Unteraufgaben oder Optionen enthalten (Designer einstellen, Kachelgrößen und -farben).
Wenn Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihre Listen organisieren möchten, können Sie Karten hinzufügen, die wiederum Checklisten und Labels enthalten können. Checklisten sind eine Möglichkeit, Aufgaben in Unteraufgaben aufzuteilen. Wenn Sie beispielsweise mit Trello einen Urlaub planen, haben Sie möglicherweise eine Karte für ein Restaurant, das Sie ausprobieren möchten, mit einer Checkliste, die eine Reservierung, das Ermitteln der besten Gerichte und das Überprüfen der Kinderfreundlichkeit beinhaltet . Labels können verwendet werden, um den Status einer Karte (genehmigt, eingereicht usw.) oder Kategorie (Wissenschaft, Technologie, Kunst usw.) oder jedes beliebige Tag darzustellen. Anschließend können Sie eine Suche durchführen, bei der beispielsweise alle Karten mit Bezug zu Wissenschaft oder alle genehmigten Karten angezeigt werden. Sie müssen einem Label jedoch keinen Titel hinzufügen. Sie können sie auch zur Farbcodierung verwenden (bis zu 10 Farben stehen zur Verfügung; eine Option für die Farbenblende ist verfügbar).
Wenn Sie mit der Arbeit an Aufgaben beginnen und sie abschließen, können Sie Karten ganz einfach per Drag & Drop von einer Liste in eine andere ziehen und schließlich Karten und Listen archivieren, sobald die Benutzeroberfläche unhandlich wird.
Sie können Teammitgliedern Karten zuweisen sowie Kommentare, Dateianhänge, farbcodierte Beschriftungen und Fälligkeitsdaten hinzufügen. Teammitglieder können in Kommentaren andere Personen erwähnen, um ein Gespräch zu beginnen. Sie können Dateien sowohl von Ihrem Computer als auch von Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive hochladen.
Ebenfalls enthalten ist eine nette E-Mail-Integration. Jede Karte hat eine eindeutige E-Mail-Adresse, mit der Sie Karten (Aufgaben) erstellen können. Sie können auch Anhänge an diese E-Mail-Adresse senden. Und am besten, wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, können Sie direkt darauf antworten, anstatt Trello zu starten.
Benachrichtigungen, einschließlich Erwähnungen und Kommentare, sind über mobile Apps, einen Desktop-Browser und per E-Mail verfügbar. Trello bietet Apps für iPhone, iPad, Android-Telefone, Tablets und Uhren sowie Kindle Fire-Tablets.
Trello bietet mehr als 30 zusätzliche Funktionen und Integrationen, die als Power-Ups bezeichnet werden. Beispiele für Power-Ups umfassen eine Kalenderansicht, einen Karten-Repeater für wiederkehrende Aufgaben sowie die Integration mit Evernote, Google Hangouts, Salesforce und mehr. Kostenlose Konten beinhalten ein Power-Up pro Board.
Alle Kernfunktionen von Trello sind kostenlos, obwohl es eine kostenpflichtige Version namens Trello Gold (5 USD pro Monat oder 45 USD pro Jahr) gibt, die einige Vorteile mit sich bringt, darunter drei Power-Ups pro Board (und nicht eines). Es enthält außerdem attraktive Board-Hintergründe und Aufkleber, benutzerdefinierte Emojis und das Hochladen von Anhängen (250 MB statt 10 MB). Trello bietet einen kostenlosen Monat Gold-Mitgliedschaft für jede Person, die Sie betreten können, bis zu 12 Monate.
Wie gesagt, auf den ersten Blick ist die Einrichtung von Trello etwas einschüchternd, da es nicht viele Einschränkungen bei der Verwendung von Trello gibt. Auf der einen Seite können Sie Boards erstellen, die einfach zeigen, was Sie fertiggestellt haben, woran Sie arbeiten und was als Nächstes passiert. Andererseits können Sie tiefer gehen und Aufgabenlisten erstellen, die in Kategorien oder Abteilungen unterteilt sind.
Mit Trello können Sie alles von persönlichen Aufgaben über professionelle Projekte bis hin zur Veranstaltungsplanung verfolgen. Hier einige Beispiele aus der Praxis, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Verwenden von Trello zum Verwalten einer Heimrenovierung
Angenommen, Sie planen, ein oder mehrere Räume in Ihrem Haus zu renovieren. Wenn Sie jemals eine Renovierung überlebt haben, wissen Sie, dass es viele bewegliche Teile und viele Überraschungen gibt, egal wie sorgfältig Sie sich vorbereiten.Durch das Organisieren aller Entscheidungen, die Sie in Trello treffen müssen, kann das Projekt auf Kurs gehalten werden. Angenommen, Sie planen eine Küchenrenovierung. In diesem Fall könnten Sie eine Tafel namens Kitchen Renovation erstellen und dann Listen hinzufügen, die jedem ersetzten Element zugeordnet sind.
Die Küchenrenovierungsplatte kann Listen für Folgendes enthalten:
- Potentielle Auftragnehmer
- Jede Appliance, die Sie ersetzen
- Möbelbau
- Arbeitsplatten und Backsplash
- Bodenbelag
- Klempnerarbeit
- Elektrisch
Die Karten für jede Liste enthalten die Abmessungen, das Budget und müssen Merkmale sowie alle Modelle enthalten, die Sie in Betracht ziehen. Zu den Karten für Sanitärinstallationen gehören unter anderem der Austausch von Rohrleitungen, eine neue Wasserleitung sowie der geschätzte Preis und damit zusammenhängende Bedenken wie beispielsweise die Stilllegung von Wasser. Sie können ganz einfach Bilder von Materialien und Geräten anfügen, die Sie in Betracht ziehen, und Sie können auf Produktlisten klicken, um den Preis zu bestimmen. Wenn Sie eine Entscheidung getroffen haben, können Sie das Produkt oder Material mit Etiketten benennen oder farblich kennzeichnen.
Schließlich können Sie für jede Karte Checklisten erstellen. Beispielsweise könnte eine Kühlschrankkarte eine Checkliste enthalten, die die Entsorgung des alten Kühlschranks und die Installation einer Wasserleitung für den Eisbereiter umfasst.
Wenn Sie mehrere Räume renovieren, erstellen Sie einfach eine Tafel und listen Sie alles auf, was Sie beachten müssen. Fügen Sie kontinuierlich Listen und Karten hinzu und verschieben Sie Elemente nach Bedarf.
Laden Sie andere Familienmitglieder in Ihre Boards ein und weisen Sie ihnen Karten zu, um die erforderlichen Aufgaben wie Produkt- und Preisrecherche, Terminplanung und andere Logistik zu verteilen. Trello verfügt über eine öffentliche Renovierungsplattform, die Sie auf Ihr eigenes Konto kopieren können.
Planen Sie einen Urlaub mit Trello
Reisen mit mehreren Familienmitgliedern oder Freunden können schnell kompliziert werden. Verwenden Sie Trello, um ein Ziel auszuwählen, Aktivitäten zu planen und den Transport zu planen. In diesem Fall könnten Sie eine Tafel haben, die mögliche Orte für einen Besuch enthält, und eine weitere für die Reise, sobald Sie sich entschieden haben, wohin sie gehen soll.
Das Trip Board kann Listen für Folgendes enthalten:
- Flugoptionen
- Bodentransport
- Hotels, Airbnb-Einträge, Hüttenvermietungen und Campingplätze
- Touristenattraktionen
- Restaurants und Lebensmittelgeschäfte
Unter der Liste der potenziellen Ziele erstellen Sie für jeden Ort eine Liste mit Karten für Reisezeit, Budget, Vor- und Nachteile und andere Überlegungen. Die Listen in der Bordtafel enthalten Karten für Fluggesellschaften, Mietwagen, bemerkenswerte Küche in der Umgebung und Attraktionen wie Museen, Einkaufsmöglichkeiten und zu erforschende Viertel. Wenn Sie sich für eine Kreuzfahrt entscheiden, können Sie Listen für die an Bord zu erledigenden Aktivitäten und für die geplanten Haltestellen sowie den erforderlichen Transport zum Schiff erstellen. Verwenden Sie Beschriftungen, um ausgewählte Elemente anzuzeigen oder um Mitbewerber hervorzuheben, nachdem Sie Ihre Auswahl eingegrenzt haben. Fügen Sie den Karten Checklisten für die Buchung und Planung von Touren oder Kreuzfahrten hinzu. Trello hat auch eine öffentliche Ferienvermittlung, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können.
Verfolgung persönlicher Ziele und Projekte
Egal, ob Sie die Unordnung in Ihrem Zuhause oder in Ihrer Garage ausräumen, ein Hobby betreiben oder mehr trainieren möchten, in Trello können Sie das problemlos nachverfolgen. Erstellen Sie Boards für Neujahrsvorsätze oder für Projekte mit mehreren Schritten, z. B. für die Dachbodenreinigung oder die Heimbüroorganisation.
Erstellen Sie für eine Auflösungsliste eine Liste für jede Auflösung und anschließend Karten, wie Sie sie umsetzen können, z. B. beim Eintritt in ein Fitnessstudio, bei täglichen Spaziergängen oder beim Kauf von Heimtrainingsgeräten. Verwenden Sie die Listen für ein persönliches Projekt, um die großen Aufgaben mit Karten für Unteraufgaben abzubauen. Zum Beispiel könnte ein Frühjahrsputzbrett Listen für Räume und andere Bereiche des Hauses enthalten. Listen enthalten Karten für zugehörige Aufgaben, z. B. Reinigungsmittel, ein Inventar der Artikel, die Sie verkaufen, spenden oder wegwerfen möchten, sowie Aufgaben, die Sie auslagern möchten, z. B. Fensterreinigung oder Baumentfernung.
Leitung eines Freelance- oder Beratungsunternehmens
Wenn Sie Ihr eigenes Geschäft führen, kann Trello Ihr erstklassiger Assistent sein. Boards können Projekte darstellen, mit Listen für jede Phase oder Meilenstein und Karten für verwandte Aufgaben. Freelance-Autoren können mit Trello Storys und veröffentlichte Werke verwalten.
Angenommen, Sie haben eine Projekttafel für die Neugestaltung einer Website. Ihre Listen können wichtige Aufgaben enthalten, z. B. die Einstellung eines Designers und andere wichtige Rollen sowie Meilensteine, z. B. das Auswählen eines Farbschemas, das Verwalten von Layouts und das Einholen von Genehmigungen. Die Karten enthalten vorgeschlagene Farbschemata und -layouts sowie die zur Vorbereitung von Besprechungen erforderlichen Schritte. Ein freiberuflicher Autor könnte Boards für Story-Ideen, Publikationen und Marketing haben. Listen können Stufen darstellen, z. B. in Bearbeitung, eingereicht und veröffentlicht, oder Sie können dazu Beschriftungen verwenden.
Trello ist ein einfaches, aber leistungsfähiges Werkzeug, und es lohnt sich, etwas Zeit damit zu verbringen. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, durchsuchen Sie die Benutzergemeinschaft von Trello, zu der öffentliche Foren gehören, die Sie in Ihr Konto kopieren können.
