Jeder ist immer auf der Suche nach einer Möglichkeit, die Arbeit zu erleichtern. Und es mangelt nicht an Tipps, Tricks und Hacks, die entwickelt wurden, um dieses Ziel zu erreichen.
Aber das, was für mich Tag für Tag funktioniert, ist die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Die Idee dahinter ist, dass Sie Ihre mentale Energie für Projekte sparen, die tiefes Nachdenken und Fokussierung erfordern.
Sie denken wahrscheinlich, das hört sich toll an, aber wie mache ich das?
Alles, was Sie tun müssen, ist ein Spickzettel zu erstellen.
Das einfachste und nützlichste Blatt enthält Elemente, die Sie häufig kopieren und einfügen. Es ist auch egal, in welcher Branche Sie tätig sind. Wenn Sie einen Computer für Ihren Job verwenden, müssen Sie wahrscheinlich nach mehreren Dingen suchen, bevor Sie eine Aufgabe erledigen können.
Für mich sind es ein paar verschiedene Zeilen HTML-Code, die ich häufig benötige, um Artikel in The Muse hochzuladen.
In früheren Positionen hatte ich einige zeitsparende, fokuserhaltende Blätter parat: eines für Excel-Tabellenformeln, eines für Memorandum-Header und das beliebteste ein Dokument mit Telefonnummern und Anweisungen zur Computeranmeldung für neue Angestellte. Anstatt die mühsame Suche nach der Telefonnummer des Finanzamts noch einmal zu erledigen, konnte ich mich einfach an mein vertrauenswürdiges Dokument wenden, kopieren und einfügen, was ich brauchte, und die E-Mail senden, ohne Dampf zu verlieren.
Wie genau fängst du an?
Schritt 1: Notieren Sie sich, was Sie selbst beim Umschreiben oder wiederholten Suchen feststellen
Vielleicht senden Sie jeden Tag eine Menge gleicher oder ähnlich formulierter E-Mails. Wenn Sie jedes Mal von Grund auf neu schreiben, verschwenden Sie wertvolle Gehirnleistung (und Zeit). Wie Sie im obigen Beispiel sehen können, fragen mich meine Freunde immer, wie ich mich bei The Muse melden soll - jetzt habe ich eine schnelle Antwort, die sofort einsatzbereit ist.
Ihr „Spickzettel“ kann aus einigen E-Mail-Vorlagen bestehen, die je nach Empfänger für eine erneute Verwendung bereit sind. (Und wenn Sie Google Mail verwenden, sollten Sie sich auf jeden Fall Canned Responses ansehen - es ist ein Game Changer.)
Schritt 2: Wählen Sie eine Methode zum Speichern Ihrer Daten
Es gibt keine Möglichkeit, dies zu tun - verwenden Sie das Programm, das für Sie am sinnvollsten ist. Dies kann ein Word-Dokument, ein Google-Dokument, ein Editor-Eintrag oder sogar ein E-Mail-Entwurf sein, der in einem mit Anmerkungen versehenen Ordner gespeichert ist. Was auch immer Sie wählen, das Wichtigste ist, dass Sie leicht darauf verweisen können.
Schritt 3: Verbringen Sie 20 Minuten damit, Ihr Dokument mit den Elementen aus Schritt 1 auszufüllen
Was auch immer es ist (E-Mails, Excel-Formeln oder vielleicht Telefonnummern), es lohnt sich ein wenig, es einmal in ein Dokument einzutippen und es dann einfach für die spätere Wiederverwendung verfügbar zu haben. Ich weiß für mich, dass es eine große Erleichterung war (und wahrscheinlich Stunden gespart hat), nur auf die Notiz auf meinem Desktop zu schauen, um die Excel-Formeln zu kopieren und einzufügen, nach denen ich mehrmals am Tag gesucht habe.
Und Sie können diese alte Schule sogar behalten, wenn Sie das bevorzugen. Nehmen Sie meine alte Bürokauffrau: Sie hat ihren Monitor mit verschiedenfarbigen Haftnotizen versehen, mit denen sie schnell auf Statuscodes und Akronyme zugreifen kann, die sie täglich benötigt.
Welches System Sie auch bevorzugen - eine Notiz in Ihrem digitalen Notizbuch, ein Word-Dokument oder sogar eine Haftnotiz - finden Sie etwas, das für Sie funktioniert. Und obwohl ich weiß, dass es manchmal schwierig ist, auf Ihrer verrückten To-Do-Liste eine Pause einzulegen, um an etwas zu arbeiten, das sich im Moment langweilig anfühlt, ist dies ein Arbeitshack, der Ihnen Stunden auf der ganzen Linie erspart. Sie können es in der Zeit tun, die Sie brauchen, um einen Kaffee den Block hinunter zu holen.
Also, worauf wartest Du? Dies ist eines der einfachsten Dinge, die Sie tun können, um Ihre tägliche Produktivität zu steigern.
