Sie wissen, dass Sie so schnell wie möglich zu jemandem zurückkehren müssen, wenn er oder sie eine E-Mail mit der Bezeichnung "dringend" sendet. Sie können sich vorstellen, dass die andere Person auf ihren Bildschirm starrt, nicht blinkt oder ihren Posteingang zwanghaft aktualisiert, weil sie auf Sie wartet die endgültigen Zahlen, die Genehmigung, die Freigabe, die Antwort oder die nächsten Schritte.
Aber wussten Sie, dass dies nicht das einzige Mal ist, dass Sie Prioritäten für das Zurückschreiben setzen müssen? Es ist wahr: Wenn Sie eine Nachricht in einem der folgenden Szenarien einige Tage stehen lassen, besteht die Gefahr, dass Sie ziemlich unsensibel oder unprofessionell aussehen.
Es ist mit Sicherheit eine schwierige Bilanz, denn Sie möchten in jedem Fall auch das Richtige sagen. Aber es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um zu antworten.
1. Wenn Sie schon einmal gepunktet haben
Kennen Sie sich mit dem Punting einer E-Mail aus, um Ihren Posteingang zu verwalten? Als Muse-Mitbegründer und COO erklärt Alex Cavoulacos:
Senden Sie ein kurzes 'Danke, dass Sie an mich gedacht haben - ich bin diesen Monat ausgebucht, aber wenn Sie sich melden, würde ich Ihnen gerne helfen, so gut ich kann.' Viele Menschen werden niemals nachgehen - entweder weil sie es vergessen haben oder weil sie Ihre Zeit und Ratschläge nicht mehr brauchen -, so dass Sie sicher sein können, dass die Menschen, die nachgehen, die sind, die Ihre Hilfe am dringendsten benötigen.
Diese Strategie erspart Ihnen zwar die Beantwortung aller Personen, die nie zurückgreifen. Der Nachteil ist jedoch, dass Sie es ihr wirklich schulden, eine Antwort zu senden, wenn jemand tut, was Sie verlangen - wie lange er auch wartet und dann nachfährt. Sie ist respektvoll, wenn sie sich zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihnen in Verbindung setzt, und deshalb möchten Sie ihr die gleiche Höflichkeit zeigen.
Natürlich sind Sie möglicherweise immer noch zu beschäftigt, um zu helfen (und das ist in Ordnung). Sie sollten jedoch nicht zu beschäftigt sein, um eine hilfreiche Antwort zu senden - auch wenn es sich um eine kurze Antwort handelt, wenn Sie sie auf eine andere Person verweisen oder einen Link zu einer Ressource bereitstellen - und wenn möglich innerhalb von 24 Stunden. Darüber hinaus erspart Ihnen das Verfassen einer echten Antwort den Beginn einer unendlichen E-Mail-Kette mit dem Titel "Ich melde mich später bei Ihnen", die als Anführer der anderen Person angesehen wird.
2. Wenn Ihnen etwas Persönliches erzählt wird
Vielen Menschen fällt es schwer, persönliche Informationen mit ihren Mitarbeitern zu teilen. Wenn sich also jemand die Zeit nimmt, Ihnen störende Nachrichten per E-Mail mitzuteilen, ist ein schnelles Zurückschreiben immer gefragt.
Es muss keine lange Antwort sein, und es ist in Ordnung, wenn Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind, was Sie sagen sollen. Sie können fast immer mit "Es tut mir so leid zu hören …" führen. Sprechen Sie dann nachdenklich das in der E-Mail enthaltene Aktionselement an (vorausgesetzt, es gibt eines, das normalerweise vorhanden ist), mit "Bitte nehmen Sie sich Zeit …" oder "Fühlen Sie sich frei, zurück zu greifen, wenn Sie zurückkommen."
Und wenn es ein zeitkritisches Problem gibt, bei dem Sie nach etwas Greifbarem fragen müssen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die kleinste Frage herauszufinden, bevor Sie antworten.
So können Sie beispielsweise einem Kollegen antworten, der Ihnen mitteilt, dass er die Board-Präsentation wegen eines Todesfalls in der Familie diese Woche nicht beenden kann:
Selbst wenn Sie nicht genau die richtigen Worte haben - und keiner weiß Bescheid -, zeigt eine schnelle Antwort, dass Sie sich darum kümmern. Dadurch fühlt sich Ihr Anliegen aufrichtiger an und es wird deutlich, dass Sie nicht wie bei jeder anderen Nachricht an diesen Nachrichten vorbeigekommen sind oder sie einer Liste hinzugefügt haben.
Ja, wir kämpfen alle um die Null im Posteingang. und ich verstehe den Drang, die Beantwortung dieser einen harten E-Mail zu verschieben, weil Sie 10 grundlegende in der gleichen Zeit beantworten könnten. Aber es lohnt sich nicht, andere unwichtig zu machen - oder Ihren Ruf als rücksichtsvolle Person zu riskieren. Nehmen Sie sich also die Zeit, um auf eine Nachricht in einer der folgenden Kategorien zu antworten: Sie sind nicht der einzige, der sich darüber freut.
