Unterhaltsame Tatsache: Google Drive wurde erst vor sechs Jahren gestartet - und trotzdem können Sie sich wahrscheinlich nicht erinnern, wie Ihr Leben ohne das Programm ausgesehen hat.
Sie sind nicht allein - der Dateispeicherdienst hat jeden Monat mehr als 800 Millionen aktive Benutzer und über drei Milliarden Dateien, die täglich hochgeladen werden. Und wie Sie wissen, ist dies eine unglaublich hilfreiche Ressource, um organisiert zu bleiben.
Selbst wenn Sie dort nur ein paar Dutzend Dokumente haben, helfen Ihnen diese Tipps, diese besser und schneller zu verwalten.
1. Finden Sie Dateien in einem Flash mit der Suche
Anstatt alle Ihre Dateien in Google Drive zu durchsuchen, können Sie mit den Optionen in der Suchleiste genau nach Ihren Wünschen suchen. Keine Verspätung mehr bei Besprechungen, da Sie vergessen haben, wo Sie Ihre Präsentation abgelegt haben.
2. Machen Sie das öffentliche Teilen Ihrer Arbeit einfach
Möchten Sie Ihr Dokument, Ihre Präsentation oder Ihre Tabelle für die ganze Welt freigeben? Klicken Sie einfach auf Datei> Im Web veröffentlichen, und Sie erhalten einen öffentlichen Link, den Sie für alle und jeden freigeben können.
Bonus: Ihr Dokument wird automatisch online aktualisiert, wenn Sie Änderungen in Google Drive vornehmen.
3. Verfolgen Sie die Änderungen aus Ihrem Posteingang
Das Beste an Google Drive ist, dass Sie damit Kommentare, Vorschläge und E-Mail-Adressen für Dateien erstellen können, die Sie mit Ihrem Team teilen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, E-Mail-Benachrichtigungen über diese Updates zu erhalten, können Sie sicherstellen, dass Sie über alle Änderungen an Ihren Dokumenten auf dem Laufenden sind, ohne die App öffnen zu müssen.
4. Speichern Sie Sachen direkt aus dem Web
Mit der Chrome-Erweiterung "In Google Drive speichern" können Sie, wie in den Namenshinweisen angegeben, Dokumente, Bilder, Audio, Videos und mehr direkt von einer Webseite in einem Google Drive-Ordner Ihrer Wahl speichern. Super praktisch für die sonst kniffligen ganzseitigen Screenshots!
5. Ziehen Sie Text aus Bildern heraus
Verschwenden Sie keine Zeit damit, Text aus PDFs oder Bildern, die Sie kopieren möchten, erneut einzugeben. Die Option von Google Drive, sie mit Google Text & Tabellen zu öffnen, verfügt über eine automatische optische Zeichenerkennung. Dies bedeutet, dass Sie in wenigen Sekunden ein Dokument mit der Originaldatei und dem Text erhalten, das Sie formatieren und überall dort verwenden können, wo Sie es benötigen.
6. Konvertieren Sie Microsoft Dokumente in Google für Easy Access
Die Chrome-Erweiterung Office-Bearbeitung für Dokumente, Blätter und Folien ist ein Lebensretter, wenn Ihnen jemand ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle sendet. Mit wenigen Klicks konvertiert Google Drive die Datei in das Google-Format, sodass Sie kein weiteres Programm für Ihren Computer kaufen müssen.
7. Lange Verbindungen kürzen
Bereinigen Sie diese langen (und nicht so schönen) Google Doc-URLs mit dem URL Shortener-Add-on.
8. Chatten Sie mit Ihrem Team, während Sie an einem Dokument arbeiten
Wenn Sie mit jemandem in demselben Google Drive-Dokument arbeiten, können Sie direkt vor Ort in Echtzeit chatten, um Fragen zu stellen, Ideen auszutauschen oder Ihre Gedanken durchzusprechen. Wenn Sie für einige Minuten zu einem anderen Tool wechseln müssen, erhalten Sie Benachrichtigungen über neue Chat-Nachrichten direkt auf der Registerkarte des Browsers.
9. Sichern und synchronisieren Sie Ihre Dateien mit jedem Gerät
Mit dem Sicherungs- und Synchronisierungstool von Google können Sie Dateien (und natürlich alle Änderungen, die Sie daran vornehmen) automatisch von Ihrem Computer hochladen und speichern, sodass Sie von jedem anderen Gerät mit Google Drive darauf zugreifen können. Eine großartige Möglichkeit, eine der zusätzlichen Kopien Ihrer Daten anzufertigen, die Sie wirklich haben sollten .
10. Farbkoordinieren Sie Ihre Dateien für eine schlanke Organisation
Müssen Sie bestimmte Google Drive-Dateien im Handumdrehen finden? Stellen Sie die Farbe für sie auf etwas auffälliges ein, und Sie werden es schnell finden können.
11. Verwenden Sie Verknüpfungen, um alle Klicks zu speichern
Google Drive verfügt über eine vollständige Liste von Tastaturkürzeln, mit denen Sie sowohl Klicks als auch Zeit sparen. Und Sie können sie direkt zur Hand haben, indem Sie auf einem Chromebook oder Windows-Computer die Tasten „Strg“ und „/“ oder auf einem Mac die Tasten „Cmd“ und „/“ drücken.
Sie können sicher sein, dass Sie Zeit sparen und bessere Möglichkeiten finden, mit diesen Tools und Tricks zu arbeiten. Wenn Google Drive noch nicht Ihr digitales Muss ist, probieren Sie es trotzdem aus, und Sie werden sich vielleicht in all die Möglichkeiten verlieben, mit denen es Ihre Online-Aufgaben beschleunigt und vereinfacht.
