Sie haben genau das erfunden, was Sie für die perfekte E-Mail halten. Es ist freundlich - aber nicht zu freundlich. Es ist gut organisiert mit fettgedruckten Abschnitten und Aufzählungszeichen. Du hast sogar ein bezauberndes Emoji reingeworfen.
Sie drücken auf dieses Meisterwerk von Ihnen "Senden" und warten, bis die unvermeidlichen Antworten eingehen. Sie warten eine Stunde, dann vier Stunden, dann zwei Tage. Alles, was Sie als Antwort auf Ihre perfekt geschliffene Botschaft gehört haben? Grillen - und der Klang Ihrer eigenen Frustration, der in Ihrem Gehirn widerhallt.
Was gibt? Sie dachten, Sie hätten alle diese bewährten E-Mail-Regeln befolgt. Sie haben vervierfacht, ob Sie es an die richtigen Empfänger gesendet haben. Sie haben es sogar zum 800. Mal gelesen, um sicherzustellen, dass nichts als unhöflich oder passiv aggressiv ausgelegt werden kann. Also, warum bekommst du nur Funkstille als Gegenleistung?
Machen Sie langsamer - vielleicht überdenken Sie es. In der Tat könnte es sein, dass Ihre E-Mail einfach viel zu lang ist .
Zu lang?
Sind Sie aufgeregt, wenn Sie eine E-Mail durchwühlen müssen, die so dicht ist, dass Sie mit der Hand nicht mehr so viel scrollen können? Wahrscheinlich nicht. Wahrscheinlich geht es Ihren Empfängern genauso.
Laut einer Untersuchung der E-Mail-Erweiterung Boomerang liegt die ideale Länge zwischen 50 und 125 Wörtern. Nachrichten in diesem Bereich ergaben Antwortraten über 50%.
Wie genau sieht diese Länge aus? Schauen Sie wieder zu "Too Long?" Hoch und stoppen Sie dann Ihre Augen genau hier . Das sind 87 Wörter, was genau in der Mitte des Bereichs liegt, in dem Sie sein möchten.
Boomerang stellte fest, dass die Rücklaufquote bei E-Mails mit 125 Wörtern von 50% auf 44% bei E-Mails mit 500 Wörtern zurückging. Für Nachrichten mit unglaublichen 2.500 Wörtern oder mehr? Die Rücklaufquoten sind deutlich gesunken - auf unter 35%.
Verstehst du, was ich meine? Diese langatmigen Botschaften, die Sie veröffentlicht haben, werden wahrscheinlich die Menschen zu Tränen langweilen. Es ist besser, die Dinge kurz zu halten (aber nicht zu kurz - Sie möchten immerhin über diesen 50 Wörtern bleiben).
So verkleinern Sie Ihre E-Mails
„Aber alles, was ich sage, ist super wichtig“, murmeln Sie gerade. Vertrauen Sie mir, ich verstehe - ich kann selbst ein ziemlich wortreicher Schriftsteller sein. Seit ich mit Buchstaben arbeite, habe ich ein paar Tricks und Taktiken gelernt, die mir helfen, die Länge in Grenzen zu halten.
1. Suchen Sie nach Kommas
Dies ist einer meiner Lieblingstricks, wenn ich weiß, dass ich ein bisschen weniger schreiben muss. Ich überfliege das ganze Stück und halte Ausschau nach Kommas. Sie können zwar oft in Listen aufgenommen werden, aber Sie finden sie auch nach vielen kurzen einleitenden Sätzen (von denen ich in diesem Artikel bereits einige verwendet habe).
Wenn Sie versuchen, sich kurz zu fassen, können diese Ausdrücke leicht entfernt werden, ohne dass Ihre allgemeine Botschaft darunter leidet. Von Ausdrücken wie „Nur um klar zu sein“ über „Für den Fall, dass Sie sich wundern“ bis hin zu einem einfachen „Selbstverständlich“ sind es unnötige Qualifikationsmerkmale, die nur wertvolle Immobilien in Anspruch nehmen.
2. Adjektive und Adverbien entfernen
Das Löschen von blumigen Adjektiven und nutzlosen Adverbien aus Ihrer unangenehm langen E-Mail kann sie absolut verkürzen. Willst du ein Beispiel? Wenn Sie sie aus dem ersten Satz entfernen, bleibt die Frage "Durch das Löschen von Adjektiven und Adverbien aus Ihrer E-Mail kann sie kürzer werden."
Ja, sie können Ihren Nachrichten ein wenig Freundlichkeit und einen Gesprächston verleihen. Wenn Sie jedoch versuchen, die Anzahl der Wörter zu verringern, sollten Sie diese als Erstes verwenden. Schließlich ist es durchaus möglich, kürzere E-Mails zu schreiben, ohne dabei kalt oder unhöflich zu wirken.
3. Verfeinern Sie Ihren Fokus
Wenn Sie diese beiden Schritte durchlaufen und sich immer noch weit über dieser 125-Wort-Grenze befinden, könnten Sie versuchen, zu viel abzudecken. Wären Sie besser dran, Dinge in verschiedene, kürzere Nachrichten aufzuteilen?
Anstatt Ihrem gesamten Team einen Bericht zukommen zu lassen, in dem die Details Ihres letzten Projekts besprochen, Ideen für das Firmenpicknick erfragt und alle daran erinnert werden, dass der Geburtstag Ihres Chefs bevorsteht, wählen Sie ein Thema aus und bleiben Sie dabei. Ihre E-Mail wird nicht nur kürzer, sondern auch übersichtlicher.
Nehmen Sie es von mir, ich weiß, dass es nicht immer einfach ist, Ihr Schreiben zu verkürzen - es gibt einen Grund, warum William Faulkner es als „Tötung Ihrer Lieblinge“ bezeichnet hat.
Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, War and Peace nicht zu schreiben, fragen Sie sich Folgendes: Wenn dieses Thema so umfangreich ist, eignet es sich am besten für E-Mails? Oder sollten Sie zum Telefon greifen, eine Besprechung planen oder sogar ein Google Doc erstellen, in dem alle zusammenarbeiten können, anstatt die Posteingänge aller zu verstopfen?
Wenn Sie diese vorherigen Überlegungen zusammen mit den oben genannten drei Tipps anstellen, bedeutet dies, dass Ihre E-Mails kurz und sachlich sind und - was am wichtigsten ist - beantwortet werden.
