Sie wissen, wie es geht. Sie beginnen die E-Mail an Ihren Chef, Kollegen, Kunden oder Personalleiter mit einer angemessenen Begrüßung. Sie kreuzen Ihre Ts und vermerken Ihre Is und schließen die Nachricht mit einer formellen Unterschrift wie „Best“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ ab.
Der E-Mail-Empfänger antwortet mit der gleichen Formalität, indem er Sie in einer Standardbegrüßung anspricht und dann ein paar grammatikalisch einwandfreie Absätze schreibt, bevor er die Notiz mit einer ähnlichen Signatur abschließt. Vielleicht ist es "Grüße" oder eher "Prost".
Da für diese Nachricht eine Antwort von Ihnen erforderlich ist, spielen Sie mit dem, was Sie für professionell halten, weiter: Sie tippen die vollständige Begrüßung (erneut) aus, verfassen den Hauptteil der Nachricht und schließen mit "Alles Gute". Sie tun dies auch nach mehreren Hin- und Herbewegungen weiter, obwohl es letztendlich völlig sinnlos und sogar etwas umständlich erscheint.
Wenn Sie nicht in einer extrem steifen Unternehmenszentrale arbeiten, in der sogar Ausrufezeichen verpönt sind, müssen Sie das formelle Sprechen abschaffen, insbesondere wenn die Kommunikation mit Ihrem Chef oder Kollegen während des gesamten Arbeitstages häufig vorkommt.
Sobald es sich natürlich anfühlt, das „Hallo“, die Höflichkeiten und das überflüssige „Danke“ zu streichen, tu es. Und um Ihnen dabei zu helfen, sich tatsächlich in Ordnung zu fühlen (und nicht wie ein Etikette-Monster), habe ich ein paar Richtlinien entwickelt.
1. Fühlen Sie sich frei, Anzug zu folgen
Obwohl es verlockend sein kann, den gesamten Austausch zu formalisieren, wenn Sie es gewohnt sind oder weil es so ist, wie es Ihnen beigebracht wurde, ist es die meiste Zeit einfach nicht notwendig. Achten Sie auf die Hinweise an Ihrem Arbeitsplatz, sonst bleiben Sie einfach hängen. Wenn Ihr Chef Ihnen eine E-Mail mit lediglich einer Notiz zum Überprüfen des Interesses weiterleitet und Sie mit einer formellen Nachricht antworten, verspreche ich Ihnen, dass Sie keine Brownie-Punkte gewinnen - Sie verstopfen nur Öffnen Sie den Posteingang und ignorieren Sie, wie Ihr Team mit gelegentlicher Korrespondenz umgeht. Wenn Ihr Kollege mit Ihnen in ungezwungener Weise zu kommunizieren begonnen hat (ohne Sie namentlich anzusprechen oder eine offizielle Abmeldung vorzunehmen), akzeptieren Sie dies als Ihr Zeichen, um in Form von Sachleistungen zu antworten.
2. Schalten Sie es auf (je nachdem, mit wem Sie sprechen)
Es ist egal, ob Ihr letzter Chef klargestellt hat, dass es unerträglich ist, einen informellen Ton anzunehmen. Du arbeitest nicht mehr für sie. Ein Wort der Vorsicht, nur weil Sie einen Punkt erreichen, an dem Sie mit Ihrem Vorgesetzten das "Beste" fallen lassen, bedeutet nicht, dass Sie das Wort vollständig aus Ihrem Wortschatz streichen sollten. Wenn Sie regelmäßig mit jemandem sprechen, den Sie noch nie getroffen haben, und Ihre Beziehung förmlicher ist, sollten Sie sich nicht so schnell abmelden, ohne einen ordnungsgemäßen Abschluss vorzunehmen, insbesondere wenn Sie sich auf dem Zaun befinden, wie Sie vorgehen sollen. Vorsicht ist immer ein guter Ratschlag.
Wissen Sie das: Das Hochschalten betrifft nicht nur verschiedene Personen. Selbst wenn eine Korrespondenz mit einer Person formal beginnt, können Sie in das Thema einsteigen, wenn Sie einen Artikel in einem langen E-Mail-Thread diskutieren, anstatt sich um Begrüßungen oder Abmeldungen zu kümmern.
3. Erwägen Sie das Timing
Wenn Sie eine Woche in den Urlaub fahren und mit einer Liste von Fragen an Ihren Chef zurück ins Büro gehen, mit denen Sie seit Ihrer Abwesenheit nicht mehr gesprochen oder Kontakt aufgenommen haben, ist es wahrscheinlich am besten, die erste E-Mail mit einer Höflichkeit wie der folgenden zu beginnen „Guten Morgen“, „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ oder, wenn Ihr Manager im Urlaub war, „Willkommen zurück“, auch wenn Sie und Ihr Vorgesetzter normalerweise die Begrüßung oder das Small Talk überspringen. Die Einhaltung von Zeitverzögerungen ist auch wichtig für den Austausch mit externen Kunden oder Anbietern. Wenn Sie einmal in der Woche oder nur ein paar Mal im Monat Kontakt aufnehmen, ist es möglicherweise angebracht, die erste Nachricht nach Ablauf einer gewissen Zeit mit dem Go-to-Intro und der entsprechenden Abschlusssignatur zu beginnen.
Bei einer monatlichen Kontaktaufnahme mit einem leitenden Mitglied Ihrer Abteilung müssen Sie möglicherweise auch konservativer schreiben. Wenn diese anfängliche Meldung über ein paar Tage hinweg zu einem deutlichen Hin und Her führt, ist es wahrscheinlich in Ordnung, den formalen Faktor zu reduzieren, insbesondere wenn die andere Partei dies getan hat.
Letztendlich müssen Sie den Ton und die Struktur Ihrer ausgehenden Nachrichten bestimmen. Eines kann ich Ihnen jedoch sagen, ich persönlich habe es nie als problematisch empfunden, wenn jemand, mit dem ich regelmäßig spreche, beschließt, das Standardöffnen und -schließen fallen zu lassen. Tatsächlich finde ich es ein bisschen erleichter, dass wir einfach sagen können, was wir online gesagt haben. Der Zugriff auf eine E-Mail ist oft nur zu einem bestimmten Zeitpunkt angebracht - und ich vermute, dass Sie wissen, wann Sie die Formalität beseitigen müssen.
