Wie ihr wahrscheinlich alle inzwischen wisst, bin ich ein riesiger E-Mail-Freak. Egal, ob Sie wissen möchten, wie Sie Ihren Posteingang organisieren, über das Wochenende löschen oder einen umfassenden Frühjahrsputz durchführen, ich bin Ihr Freund. Aber eines haben wir noch nicht besprochen: Wie man mit einzelnen E-Mails umgeht, wenn sie eingehen.
Hier ist die Kugel. Die beste Möglichkeit, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen, besteht darin, zu entscheiden, was mit jeder E-Mail geschehen soll, wenn Sie sie zum ersten Mal sehen, anstatt nur einen Blick darauf zu werfen und zu versprechen, sie später zu bearbeiten. Dies hat zwei Vorteile: Es stellt sicher, dass Ihr Posteingang nicht zu einem überfüllten Durcheinander wird, und Sie sparen Zeit, indem Sie nicht mehr als einmal dieselbe E-Mail betrachten müssen.
Es hört sich schwierig an, ist es aber nicht - es sind nur einige Planungen und ein paar einfache Fragen erforderlich. Lass uns anfangen.
Wähle eine Zeit
Erstens, es sei denn, Ihr Job erfordert, dass Sie sofort auf E-Mails reagieren, empfehle ich, alle Ihre neuen E-Mails täglich zu bestimmten Zeiten durchzugehen. Diese Zeit kann jeden Tag anders sein, sie muss nur absichtlich sein: Zum Beispiel werde ich heute von 9 bis 10 Uhr abwarten, um meinen Posteingang zu durchsuchen, und es dann von 4 bis 5 Uhr noch einmal ansehen. Zwischendurch scanne ich nach wichtigen E-Mails, ignoriere aber den Rest.
Ich weiß, dass dies schwierig ist (und ja, es ist bekannt, dass ich auf ein GIF klicke, das herumläuft!), Aber wenn Sie sich an diesen Zeitplan halten, werden Sie feststellen, dass das Durchsuchen Ihres Posteingangs viel weniger überwältigend ist. Ganz zu schweigen davon, dass Sie viel Zeit haben, um tatsächlich an die Arbeit zu gehen.
Fragen Sie sich das
Der nächste Schritt ist das Durchsuchen Ihres Posteingangs, indem Sie jede E-Mail einzeln lesen und sich diese kurze Liste mit Fragen für jede Nachricht stellen:
1. Muss ich diese E-Mail bekommen?
Ich weiß, ich höre mich wie eine kaputte Schallplatte an, aber das sollten Sie sich jedes Mal fragen. Es ist eine gute Erinnerung, sich von Listen und Newslettern, die Sie nicht benötigen, abzumelden, herauszufiltern und zu entfernen. Das Reduzieren von E-Mails ist in meinem Buch immer ein Gewinn.
2. Muss ich das überhaupt beantworten?
Überraschenderweise ist die Antwort nicht immer Ja. Wenn es sich um eine Informations-E-Mail oder eine Gruppen-E-Mail handelt, für die keine Antwort erforderlich ist, lesen Sie sie, notieren Sie sich hilfreiche Informationen und archivieren oder archivieren Sie sie.
3. Bin ich die richtige Person, um damit umzugehen, oder sollte ich es abgeben?
Denken Sie in diesem Sinne daran, dass Sie nicht die Last tragen müssen, alles zu tun, was von Ihnen verlangt wird. Sie wissen, was ich meine: Diese Zahlen, die Sie früher gezogen haben, bis sie einen Junior-Analysten eingestellt haben, aber Ihr Chef fragt Sie stattdessen nach der Reiseplanung, die eigentlich eine andere Abteilung durchlaufen sollte, nach der Zahl, die Sie eingeben müssen Auch wenn es nicht in Ihrer Stellenbeschreibung steht. Übergeben Sie diese peripheren Aufgaben an die richtige Person, und Sie werden nicht nur Ihren Posteingang leeren, sondern auch mehr Zeit für Ihre Kernaufgabe lassen.
4. Brauche ich Informationen von jemand anderem, um zu antworten?
Wenn die Antwort hier "Ja" lautet, fragen Sie diese Person jetzt nach den Informationen, damit Sie die E-Mail von Ihrem Teller entfernen können. Möglicherweise möchten Sie dem Absender mitteilen, dass Sie daran arbeiten, und sich eine Notiz machen, um sich in ein paar Tagen bei der Person zu melden, auf die Sie warten. In der Zwischenzeit können Sie die E-Mail ablegen oder Boomerang verwenden, um sie zum richtigen Zeitpunkt wieder in Ihrem Posteingang abzulegen.
5. Kann ich die E-Mail jetzt beantworten - in weniger als 5 Minuten?
Hier stolpern die meisten Leute. Eine gute Anzahl von E-Mails erfordert keine zusätzlichen Informationen von Ihnen oder anderen Personen und kann ziemlich schnell beantwortet werden. Wenn dies der Fall ist, antworten Sie sofort auf die E-Mail. Dies erspart Ihnen das erneute Lesen, Verarbeiten und Nachdenken. Bonus: Je früher Sie auf eine E-Mail antworten, desto akzeptabler ist eine superkurze Antwort.
6. Ist es dringend?
Die Dringlichkeit ist leider nicht in Ihren Händen. Wenn die E-Mail also dringend ist, entscheiden Sie, ob Sie sie sofort bearbeiten möchten, oder kümmern Sie sich darum, wenn Sie mit dem Löschen Ihres Posteingangs fertig sind. Ich befürworte letzteres, da Sie Ihre Schritte ein wenig brechen werden, wenn Sie von ein paar Minuten für jede E-Mail zu einer einzigen Ausgabe wechseln.
Den Rest erledigen - zu Ihren Bedingungen
Was ist mit dem Rest? Wenn die E-Mail länger als fünf Minuten dauert und nicht dringend ist, entscheiden Sie, wann der beste Zeitpunkt für die Bearbeitung ist.
Normalerweise gehe ich die E-Mails an, die am Ende meines Posteingangs eine lange schriftliche Antwort erfordern. Oder, wenn ich einen anstrengenden Tag habe, bumerang ich sie zu einem Tag, an dem ich denke, dass ich mehr Zeit habe. Für die Nachrichten, die mehr Arbeit erfordern (Erstellen eines Modells, Ausführen von Excel-Zahlen), füge ich diese Aufgaben in meine Aufgabenliste ein und plane sie für eine Zeitspanne, in der keine E-Mails gesendet werden.
Pro Tipp: Damit dieser Vorgang noch schneller vonstatten geht, richten Sie Ihre E-Mail-Adresse so ein, dass Sie, sobald Sie eine E-Mail bearbeitet und abgelegt oder gelöscht haben, direkt zur nächsten in Ihrem Posteingang weitergeleitet werden, anstatt zurück zu die Liste der E-Mails. (Für Google Mail können Sie dies über die Option "Automatisch vorrücken" in Google Labs tun.) Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle Ihre E-Mails durchlaufen, anstatt Zeit damit zu verbringen, zu entscheiden, welche Nachricht als Nächstes beachtet werden soll.
