Freiwillige erhalten viel Aufmerksamkeit für ihre gute Arbeit auf der ganzen Welt, aber um dieses optimale Freiwilligenerlebnis zu schaffen, geschieht viel hinter den Kulissen. Unabhängig davon, ob Sie ein bezahlter Mitarbeiter sind, der mit der Leitung von Freiwilligen betraut ist, oder ein Projektmanager für eine Organisation in diesem Bereich, müssen Sie mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Fähigkeiten und Erwartungen umgehen, um die Arbeit zu erledigen.
Freiwillige zu managen ist nicht viel anders als Mitarbeiter im Büro zu managen, mit Ausnahme eines großen Unterschieds: Freiwillige sind im Allgemeinen unbezahlt und zahlen manchmal sogar für die Erfahrung. In vielen Situationen sind die Erwartungen hoch und es gibt nicht immer klare Ergebnisse. Wie stellen Sie sicher, dass die Freiwilligen ihre Erfahrungen optimal nutzen und ihre Arbeit erledigen? Hier sind einige Strategien, die ich angewendet habe, um sicherzustellen, dass sowohl Manager als auch Freiwillige eine großartige Erfahrung haben.
Seien Sie realistisch in Bezug auf das Timing
In der Debatte geht es immer noch um die effizienteste und effektivste Zeit für Freiwillige, sich für ein Projekt zu engagieren. Einige sagen, dass 3-6 Wochen ausreichend sind, andere argumentieren, dass 6 Monate bis ein Jahr die beste Zeit sind, um das freiwillige Wachstum und die Wirkung vor Ort sicherzustellen. Überlegen Sie sich also, was für Ihre Organisation am besten ist, und teilen Sie mit, wie viel Zeit für Ihre Organisation realistisch ist, bevor Sie Ihre Freiwilligen an Bord holen.
Abwägen Sie ernsthaft die Kosten und den Nutzen von Freiwilligen, die nur ein oder zwei Tage im Einsatz sind. Sofern Sie nicht wirklich Arbeitskräfte oder Finanzmittel benötigen oder diese Ihrer Organisation wirklich Ressourcen einbringen können, bedeutet der „Hit and Run“ -Stil der Freiwilligentätigkeit, dass Ihre Organisation häufig mehr gibt, als sie sollte, um den Freiwilligen gerecht zu werden. Es ist nicht immer gut für die langfristigen Ziele einer Organisation und es fördert definitiv die Skepsis in den lokalen Gemeinschaften.
Orientiere dich an einer neuen Umgebung
Wenn Freiwillige eintreffen, sollten Sie sich zunächst an Ihrer Organisation und an der Kultur, in der Sie arbeiten, orientieren. (Es würde Sie überraschen, wie viele Menschen ohne landesweite Grundkenntnisse anreisen.) Viele Organisationen überspringen diesen Schritt, aber die Orientierung ist entscheidend - sie dienen als Grundlage für Freiwillige und helfen ihnen, die täglichen Abläufe, Teamziele und das, was ist, zu verstehen von ihnen erwartet.
Als Teil dieses Prozesses kann es hilfreich sein, mit jedem Freiwilligen ein Bewerbungsgespräch zu führen, in dem er seine Fähigkeiten beurteilt und ermittelt, wie er am effektivsten sein kann. Dies ist auch der Zeitpunkt, um Ihre Richtlinien als Organisation und wichtige Details zu klären, z. B. Ihre Richtlinien zur Vertraulichkeit und zum verantwortungsvollen Umgang mit sozialen Medien. (Freiwillige können Social Media nutzen, um das Bewusstsein zu schärfen. Es ist jedoch wichtig, dass die Informationen, die Freiwillige online veröffentlichen, Ihre Organisation oder lokale Gemeinschaften nicht gefährden.)
Eine umfassende Orientierung hilft Ihnen auch dabei, vom Moment der Ankunft an eine Kultur der offenen Kommunikation zu schaffen, sodass Ihre Freiwilligen wissen, dass Sie da sind, um zuzuhören, wenn sie ein Problem haben oder eine Klärung benötigen. Um diese Kultur aufrechtzuerhalten, versuchen Sie, wöchentliche Treffen mit Freiwilligen zu organisieren, um über Erwartungen und Probleme zu sprechen, oder nutzen Sie die Zeit während der Mahlzeiten, um sich über die Temperatur zu informieren, bei der sich jeder befindet.
Verwalten Sie ihre Erwartungen
Als ich in Kambodscha arbeitete, leitete ich eine Gruppe von Freiwilligen, die mir mitten auf unserer Forschungsreise mitteilten: „Wir wollen eine Bibliothek bauen.“ Dies war eine merkwürdige Bitte, da das Dorf nach landwirtschaftlichen Geräten und nicht nach Lesematerialien fragte. Es war ein gut gemeinter Vorschlag, aber wer würde sich tatsächlich um diese Bibliothek kümmern, wenn wir gingen - und mit einer geringen Alphabetisierungsrate, wer würde die Bücher tatsächlich lesen? Ganz zu schweigen davon, dass dies nicht unser eigentlicher Zweck war und dass die Gemeinde auch keine Bibliothek haben wollte.
Freiwillige können mit vielen Erwartungen eintreffen: dass Ihre Organisation reibungslos funktionieren sollte, dass sie wie eine westliche Organisation funktionieren sollte oder dass sie etwas mehr oder anderes tun sollte. Um Konflikte zu vermeiden, die sich aus diesen Erwartungen ergeben können, müssen Sie sich sehr genau darüber im Klaren sein, was Sie bereitstellen können und was nicht, was Ihre Ziele sind und auf welche Ressourcen Sie Zugriff haben und nicht. Je mehr Freiwillige sich mit Ihrer Organisation auskennen, desto mehr werden sie mit Ihren Projekten und Zielen befasst sein.
In ähnlicher Weise ist es entscheidend, die Erwartungen Ihrer Freiwilligen an das Ergebnis ihrer Reise zu erfüllen: Sie leisten etwas Großartiges, werden aber die Welt nicht über Nacht verändern. Manchmal werden frische Freiwillige entmutigt und frustriert, wenn sie keine unmittelbare Veränderung bemerken, und sie können der Aufnahmeorganisation oder dem Freiwilligenmanager schnell die Schuld geben. Indem Sie die Erwartungen im Voraus festlegen, können Sie ihnen klar machen, dass diese Arbeit Zeit braucht und dass sie Teil eines viel größeren Ziels oder einer viel größeren Bewegung sind, indem Sie ihre Zeit einbringen.
Erstellen Sie ein Bewertungs- und Verantwortlichkeitssystem
Freiwilligenarbeitsplätze werden zwar nicht bezahlt, sie sind jedoch häufig ein Sprungbrett für andere gemeinnützige Tätigkeiten. Daher ist es wichtig, dass Ihre Freiwilligen während des Prozesses lernen und wachsen. Auch wenn Sie keine bezahlten Mitarbeiter verwalten, müssen Sie einen Job erledigen. Sie müssen also ein System einrichten, um sicherzustellen, dass die Freiwilligen das von ihnen geplante Projekt abschließen.
Genau wie in einem Büro sollten Sie Ziele und Fristen festlegen, Folgetreffen abhalten und mittelfristig einchecken. Sie können sich auch überlegen, ob die Freiwilligen einen Verhaltenskodex oder ein Dokument unterzeichnen, in dem ihr Engagement (eher symbolisch als legal) hervorgehoben wird, damit Sie sie daran erinnern können, was sie bei ihrer Ankunft zu tun beabsichtigen.
Wenn Sie Probleme mit Freiwilligen haben, wenden Sie sich wie ein Mitarbeiter direkt an diese. Wenn sich nichts ändert, wenden Sie sich an deren Sponsoring-Organisation (in der Regel eine Schule oder ein Vermittlungsunternehmen). Wenn das nicht funktioniert und sie Ihre Zeit und Ressourcen verschwenden, eine Richtlinie gebrochen haben oder einfach nicht auf ihre Kosten kommen, können Sie sie entlassen. Dies ist für viele Manager schwierig (weil die ganze Idee des freiwilligen Engagements darin besteht, selbstlos zu sein), aber es gibt Zeiten, in denen ein Freiwilliger mehr schadet als nützt und es für niemanden von Vorteil ist.
Seien Sie ehrlich über Follow-up
Unter Tränen und Umarmungen sagen Freiwillige oft: „Ich verspreche, dass ich wiederkomme, ich werde dich nie vergessen“, gegenüber der örtlichen Gemeinde und den Mitarbeitern. Aber wie bewegt sie auch sein mögen, sie haben möglicherweise nicht die Ressourcen oder die Zeit, um zurückzukehren, wenn sie nach Hause zurückkehren. Das ist in Ordnung, aber ermutigen Sie sie, realistisch zu sein, was sie tun können, wenn sie zu Hause sind - ob sie eine kleine Spendenaktion organisieren, ein paar Vorträge halten, um andere Freiwillige zu ermutigen, oder gar nichts. Es kann hilfreich sein, einen Aktionsplan mit einem Zeitplan zu erstellen, bevor sie abreisen, damit Sie beide wissen, was Sie zu erwarten haben, und dem nachgehen können. Das heißt, Sie können Freiwillige dazu ermutigen, sich zu engagieren und in Verbindung zu bleiben, indem Sie einen Listenserver, eine Facebook-Gruppe oder einen Twitter-Feed verwalten.
Und als Randnotiz: Stellen Sie sicher, dass Sie ehrlich sind, was Sie für Ihre Freiwilligen tun können. Es ist großartig, eine Referenz zu sein oder Empfehlungsschreiben für Ihre Freiwilligen zu schreiben, wenn Sie können, aber wenn Ihre Zeit es nicht zulässt, alle zu empfehlen (oder wenn Sie sich damit nicht wohl fühlen), seien Sie ehrlich und lassen Sie es sie wissen.
Um Ihren Freiwilligen ein großartiges Erlebnis zu bieten, ist viel Planung, Nachbereitung und Kommunikation erforderlich. Seien Sie praktisch, vorbereitet und ehrlich, und sowohl Ihre Freiwilligenbasis als auch die Organisation können davon profitieren, Gutes zu tun.
