Eine der wichtigsten Ressourcen, über die Sie als Manager verfügen, ist ein Assistent der Geschäftsleitung oder der Verwaltung. Er oder sie kann Ihr Büro in Ordnung halten, Ihren Zeitplan einhalten und einige der täglichen Aufgaben von Ihrem Teller nehmen.
Aber ihre Effektivität hat viel mit Ihnen zu tun - wie gut Sie sie trainieren, Ihre Erwartungen mit ihr teilen und ihr Feedback geben. Es erfordert Gedanken und Planung, um ein Umfeld zu schaffen, in dem ein Assistent seine Arbeit gut erledigen kann (insbesondere für diejenigen von uns, die es gewohnt sind, alles selbst zu tun!).
Egal, ob Sie neu im Management sind oder nicht, hier finden Sie einige gute Hinweise, wie Sie diese wertvolle Ressource optimal nutzen können.
1. Arm ihn oder sie für den Erfolg
Ihre Verwaltungsassistentin ist da, um Ihnen das Leben zu erleichtern - aber das kann sie nur, wenn sie genau weiß, wie sie helfen kann. Stellen Sie von Anfang an sicher, dass Sie ihr genügend Zeit, Schulung und Ressourcen zur Verfügung stellen, damit sie hervorragende Leistungen erbringen kann. Geben Sie Anweisungen dazu, was Sie brauchen und wann Sie es brauchen, und zeigen Sie anhand konkreter Beispiele, wonach Sie suchen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihre Assistentin neu ist. Beachten Sie jedoch, dass Sie, auch wenn sie eine Veteranin ist, die Dinge möglicherweise anders erledigen möchten als bei ihrem letzten Chef. Wenn Sie klar sind und die Grundlagen bereitstellen, sind Sie beide auf Effizienz und Erfolg ausgerichtet.
2. Bauen Sie eine vertrauensvolle Beziehung auf
Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Assistenten, um aktuelle Projekte und Statusaktualisierungen zu besprechen. Wenn sie weiß, was auf anderen Unternehmensebenen passiert, kann sie besser verstehen, wie sich ihre Arbeit in das Gesamtbild einfügt. Und wenn sie mehr darüber weiß, was Sie tun, kann sie zusätzliche Möglichkeiten identifizieren, um Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützen.
3. Feedback geben (und nehmen)
Wenn Ihre Assistentin etwas tut, das Ihren Erwartungen nicht entspricht, lassen Sie sich nicht nur frustrieren. Zeigen Sie auf, wo Sie unzufrieden waren, und machen Sie Vorschläge, wie Sie in Zukunft anders damit umgehen sollten.
Genauso wichtig ist es jedoch, offen für ihr Feedback zu sein. Das Unternehmen ist aus ihrer Sicht ein anderer Ort, daher können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen, wenn Sie es ihr ermöglichen, ihre Gedanken und Vorschläge offen mitzuteilen. Außerdem haben Sie möglicherweise schlechte Angewohnheiten, die Sie nicht bemerken - wenn Sie beispielsweise widersprüchliche mündliche und schriftliche Anweisungen erteilen oder wenn Sie einen großen Konferenzraum buchen möchten, nicht ausreichend darüber informiert sind -, dass Sie Änderungen vornehmen können, um Ihr Leben erheblich zu erleichtern.
4. Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit
Ein großartiger Assistent erleichtert Ihnen die Arbeit und lässt Sie gut aussehen. Seien Sie also großzügig und loben Sie, wenn dies fällig ist. Eine Mitarbeiterversammlung oder eine Büroveranstaltung ist ein großartiger Ort, an dem Sie Ihre Wertschätzung öffentlich zum Ausdruck bringen, aber auch nie die Gelegenheit verpassen, Ihre Dankbarkeit mit einem einfachen, verbalen „tollen Job“ zu zeigen. Sie können ihn auch mit gelegentlichem Cappuccino oder einem Paar Cappuccino verwöhnen Kinokarten. Ein guter Arbeitgeber weiß, dass zufriedene Mitarbeiter ihren Vorgesetzten das Leben leichter machen!
5. Halten Sie es professionell
Sofern dies nicht während des Vorstellungsgesprächs festgelegt wurde, sollte alles, was Sie von einem Verwaltungsassistenten verlangen, direkt für die Unternehmensmission relevant sein. Während es keine untypische Aufforderung ist, einem Kunden Kaffee anzubieten oder Büromaterial vom Mittagessen abzuholen, liegt es in Ihrer Verantwortung, Aufgaben wie den nächsten Zahnarzttermin zu buchen oder die bevorstehende Lektüre für Ihren Buchclub zu bestellen, nicht in ihrer . Sie wurde angeheuert, um Ihnen im beruflichen Bereich zu helfen - also machen Sie weiter so.
Denken Sie daran, je mehr Sie Ihrer Assistentin dabei helfen, ihre Arbeit gut zu erledigen, desto leichter fällt es ihr, Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen. Seien Sie der beste Manager, den Sie sein können, und Sie werden beide auf Erfolg ausrichten.
