Viel zu viele Kunden kommen zu mir in einer Phase ihrer Karriere, in der ich es nicht mehr ertragen kann.
Nehmen wir zum Beispiel Tricia, die mit ihrem Job und ihrer Unfähigkeit, ihn zu managen, entmutigt zu mir kam. Sie arbeitete viele Stunden - die meisten von ihnen saßen in Besprechungen und beschäftigten sich mit Hunderten von E-Mails -, eilten dann in letzter Minute, um Marketingkampagnen zu beenden, die sich immer in Feuerwehrübungen zu verwandeln schienen.
Die "immer an" Mentalität kam auf sie zu. Und sie war bereit aufzuhören.
Ich sah sofort, dass Tricia die wichtigsten beruflichen Fähigkeiten fehlte, von denen ich glaube, dass sie jeder Mitarbeiter haben muss: Prioritätensetzung und Management. Das heißt, die Fähigkeit, die wichtigsten Prioritäten klar zu identifizieren und den Großteil Ihrer Energie und Zeit auf diese Dinge zu konzentrieren.
Obwohl wir im Büro oft über Zeitmanagement und Produktivität sprechen, geht die Kunst der Priorisierung leider oft verloren. Infolgedessen enden viele Menschen wie Tricia: erschöpft, frustriert und ausgebrannt.
Wenn Sie sich von übermäßig vielen Stunden überfordert fühlen und ständig neue Aufgaben erledigen, sehen Sie hier ein paar verräterische Hinweise, die Sie möglicherweise benötigen, um Ihre Prioritäten besser zu verwalten - und einige einfache Möglichkeiten, um wieder auf dem richtigen Weg zu sein.
Zeichen # 1: Sie glauben, dass alles wichtig ist
Wenn Sie sich Ihre To-Do-Liste ansehen und alles als gleich wichtig ansehen, kann es leicht passieren, dass Sie von Ihrem Aufgabenvolumen und nicht von der Qualität überfordert sind deiner Arbeit. Bedenken Sie Folgendes: Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20% Ihrer Aufgaben 80% Ihrer Ergebnisse bringen - und das bedeutet, dass ein kleiner Teil Ihrer täglichen Arbeit die Mehrheit Ihrer Aufmerksamkeit verdient.
In Tricias Fall nahm sie jede Besprechungseinladung an, die sie erhielt. Aber das bedeutete nicht, dass die Treffen ihre Zeit wert waren oder ihr halfen, eines ihrer Hauptziele zu erreichen.
Lösung: Machen Sie sich Ihre Ziele und Vorstellungen klar
Arbeiten Sie mit Ihrem Manager zusammen, um eine klare Vorstellung davon zu erhalten, wie Ihre Leistung genau bewertet wird (werden Sie beispielsweise anhand des eingebrachten Dollarbetrags oder der Zufriedenheit Ihrer Kunden überprüft?). Sobald Sie Ihre Ergebnisse besser im Griff haben, können Sie sie in wöchentliche Ziele aufteilen.
Wenn Ihr Endziel beispielsweise darin besteht, neue Einnahmen zu generieren, sollten Sie sich in erster Linie darauf konzentrieren, Leads zu verfolgen, die Sie auf einer Messe erhalten haben, und Beziehungen zu potenziellen Kunden aufzubauen - und nicht jede Woche Stunden für die Planung der nächsten Messe aufzuwenden.
Wenn Sie jeden Tag Entscheidungen über die Arbeit treffen, fragen Sie sich: „Wie komme ich meinen Zielen näher?“ Wenn dies nicht der Fall ist, legen Sie es nieder und fahren Sie fort.
Zeichen Nr. 2: Sie sind eher von Aktivitäten als von Erfolgen abhängig
Haben Sie schon einmal mit einer Liste am Anfang des Tages angefangen, sich den ganzen Tag beschäftigt gefühlt, sich aber verlassen gefühlt, als hätten Sie nichts getan? Frustrierend, richtig? Tricia war sicherlich beschäftigt, aber sie brachte nicht viel zustande.
In Wirklichkeit haben Sie wahrscheinlich viele Dinge mit niedriger Priorität erledigt - zum Beispiel das Durchklicken unwichtiger E-Mails, das Durchsitzen ineffizienter Besprechungen oder kleine Aufgaben, die Ihre wichtige Arbeit nicht voranbringen. Vielleicht haben Sie den Tag mit Projekten verbracht, die Ihrem Chef oder Kollegen helfen, aber Ihre eigene Arbeit nicht erledigen können.
Lösung: Machen Sie einen Tagesplan und bleiben Sie dabei
Erstellen Sie einen Tagesplan, der mit der Planung Ihrer wichtigsten Arbeiten beginnt. Diese vorrangigen Aktivitäten werden zuerst in Ihrem Kalender überprüft, bevor Sie überhaupt an etwas anderes denken.
Es ist am wahrscheinlichsten, dass Sie bestimmte Aufgaben erledigen, wenn Sie ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit festlegen. Wenn E-Mails eine ständige Ablenkung darstellen, schalten Sie sie aus und überprüfen Sie sie nur zu zwei oder drei bestimmten Zeiten pro Tag. (Wenn Sie in der Arbeit verankert sind und sich durch das Lesen einer E-Mail ablenken lassen, dauert es ganze 64 Sekunden, bis sich Ihr Fokus erholt hat. Denken Sie daran: Sie verlieren mehr als eine Minute wertvolle Zeit für jede E-Mail, die Sie in lesen mitten in der wichtigen Arbeit!)
Zeichen # 3: Wenn Sie zu der wichtigen Arbeit kommen, werden Sie abgelenkt
Sie hören das ununterbrochene „Klingeln“ eingehender E-Mails, Texte und Sofortnachrichten und fühlen sich gezwungen, einen Blick darauf zu werfen. Sie werden ständig vom Sirenenruf der sozialen Medien abgelenkt. Aufschub verhindert, dass Sie anfangen, und Perfektionismus verhindert, dass Sie fertig werden. Und Sie glauben fälschlicherweise, dass Sie durch Multitasking mehr in der gleichen Zeit erledigen können. Klingt bekannt?
Ein gewisses Maß an Multitasking ist unvermeidlich, aber denken Sie daran: Auch wenn Sie Ihre Arbeit auf die wichtigsten Aufgaben einschränken können, werden Sie keine Fortschritte erzielen, wenn Sie sich nicht lange genug konzentrieren können, um sie zu erledigen.
Lösung: Entwickeln Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit
Wenn Sie sich über die vorrangigen Aufgaben im Klaren sind, lernen Sie, wie Sie sich auf diese Aufgaben konzentrieren und dabei bleiben. Probieren Sie diese Anlaufstrategien aus:
1. Blockieren Sie Ihre Arbeit: Verwenden Sie die Pomodoro-Technik, um 25-minütige Zeitfenster für die Bearbeitung prioritärer Aufgaben festzulegen. Schauen Sie nicht auf, bis die Zeit abgelaufen ist, und machen Sie dann eine kurze Pause. Wiederholen Sie diesen Vorgang viermal und machen Sie dann eine längere Pause.
2. Batch Your Work: Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben in Zeitblöcken in Ihrem Kalender, damit Sie sich auf eine Sache konzentrieren und sie erledigen können. Aktivitäten wie das Verarbeiten von E-Mails, das Zurückrufen von Anrufen oder das Überprüfen von Dokumenten können in Gruppen zusammengefasst und stapelweise ausgeführt werden.
3. Beenden Sie das Multitasking: Am Ende dauert jede Aufgabe länger - und Sie gefährden die Qualität Ihrer Arbeit beim Booten.
Führen Sie im Laufe des Tages häufige Realitätsprüfungen durch: Halten Sie jede Stunde an und fragen Sie sich schnell: Hat die letzte Stunde zu meinen wichtigsten Zielen beigetragen? Wenn nicht, gelobe, die nächsten 60 Minuten zu verbessern und von vorne zu beginnen. Wenn Sie jede Stunde einen Reality-Check durchführen, entgeht Ihnen nie ein ganzer Tag.
Verfolgen Sie schließlich Ihren Erfolg. Beenden Sie jeden Tag mit einem Rückblick darauf, was Sie erreicht haben und wie es Sie zu den wichtigsten Ergebnissen geführt hat. Dies macht es einfacher, die anderen - nicht wesentlichen - Dinge loszulassen.
Wenn Sie bereit sind, die Kontrolle über Ihr Arbeitsleben zurückzugewinnen, denken Sie daran, dass es nicht um Zeitmanagement oder Produktivität geht. Es geht nicht darum, alles zu erledigen - es geht darum, die wichtigste Arbeit zu erledigen. Ich behalte den Rat von Brian Tracy gern im Hinterkopf: "Es ist nicht die Zeit, die Sie insgesamt für die Arbeit aufwenden, sondern die Zeit, die Sie für Aufgaben mit hoher Priorität aufwenden."
