Im besten Fall ist E-Mail eine der effizientesten Kommunikationsformen. Sie kann kurz und bündig sein und unterwegs gesendet werden, um Ihre Fragen zu beantworten oder Ihre Nachricht zu übermitteln.
Das heißt, Ihr Posteingang kann mehr Probleme verursachen, als er löst, wenn Sie anstelle einer sachlichen, gekürzten Antwort eine Antwort mit einem Satz erhalten, die im Wesentlichen nichts bedeutet. Anders als bei einem Telefonanruf, bei dem Sie mithilfe von Ebbe und Flut von Gesprächen dieselbe Frage auf neue Weise weiter stellen können, kann es schwierig sein, per E-Mail auf neue Informationen zuzugreifen.
Die gute Nachricht ist, dass kryptische E-Mails normalerweise in eine von zwei Kategorien fallen und es eine Strategie gibt, um auf jeden Typ zu reagieren. Lesen Sie weiter für die gemeinsamen Straftäter und den besten Ansatz für jeden einzelnen.
1. Die Antwort „Ich habe die E-Mail nicht gelesen“
Die erste Art von kryptischer E-Mail lässt Sie sich fragen, warum Sie sich überhaupt um das Schreiben gekümmert haben. Sie benachrichtigen Ihren Chef per E-Mail, dass Ihr Flug beendet ist, und er schreibt zurück, dass er Sie „in ein paar Stunden“ im Büro sehen wird. Oder Sie fragen eine Gruppe von Wählern nach aktualisierten Adressen, und die Hälfte von ihnen sendet Ihnen alle ihre Informationen und die andere Hälfte senden Sie nur ihre Telefonnummern.
Pfui. Wie schwer ist es, eine E-Mail zu lesen?
Eigentlich ist das Ihr Ausgangspunkt. Wie sie sagen, ist es einfacher, sich selbst zu ändern als andere. Das erste, was Sie tun sollten, ist Ihre E-Mails objektiv zu überprüfen. Trainieren Sie Leute, die sie nicht lesen sollen, indem Sie die Frage in eine E-Mail mit fünf Absätzen schreiben? Haben Sie im obigen Beispiel Ihren verspäteten Flug am Ende der zweiseitigen Zusammenfassung Ihrer Geschäftsreise erwähnt (die Ihr Chef wahrscheinlich später überprüfen wollte)? Testen Sie unsere Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails gelesen und beantwortet werden.
Aber während das Schreiben von klareren E-Mails für das nächste Mal alles in Ordnung und gut ist, wie sollten Sie jetzt auf Ihren Nicht-Leser reagieren? Der beste Ansatz ist, die wichtigsten Informationen als „neue Informationen“ zu präsentieren (was erklärt, warum Sie zurückschreiben).
In den obigen Beispielen könnten Sie versuchen: „Neue Informationen der Fluggesellschaft: Der Flug startet wahrscheinlich erst am Morgen. Sieht so aus, als würde ich den Abend in Chicago verbringen. “Oder„ Vielen Dank, dass Sie Ihre Telefonnummer gesendet haben. Könnten Sie auch eine aktualisierte Adresse senden, wenn Sie die Gelegenheit dazu haben? ”Halten Sie diese so kurz wie möglich (ein oder zwei Zeilen, damit nichts übersehen werden kann) und wiederholen Sie höflich, was Sie brauchen.
2. Die Antwort „Das hat für mich keine Priorität“
Sie legen eine Situation dar, in der Sie einen älteren Kollegen fragen, ob Sie sich an A oder B wenden sollen, und seine Antwort lautet: „Viel Glück.“ Oder Sie fragen einen neuen Kontakt, wann ein guter Zeitpunkt für eine Kontaktaufnahme ist, und sie sagt, sie würde es lieben zu - vernachlässigt jedoch, tatsächliche Zeiten einzuschließen.
Klingt bekannt? Ich habe eine schlechte Nachricht: Die Person, mit der Sie korrespondieren, ist einfach nicht derjenige, der Ihnen gerade antwortet.
Natürlich gibt es einen Unterschied zwischen einer E-Mail, mit der Sie sofort abgewiesen werden, und einer E-Mail, die eine Zeit angibt, in der Ihr Kontakt möglicherweise besser erreichbar ist - zum Beispiel: „Ich würde mich gerne zum Kaffee treffen, aber ich bin überfüllt mit ende des monats “bietet sich für eine natürliche folge an, die es ermöglicht, in ein paar wochen wieder zurück zu kreisen.
Aber die abweisende Antwort ohne zusätzliche Informationen - zB "Wann kann ich einige Zahlen sehen?"; „Sicher.“ - schlägt vor, dass es für Ihren Leser keine Priorität ist, die benötigten Informationen zu erhalten.
Wenn es definitiv eine Priorität für Sie ist, ist es Zeit, seine oder ihre Aufmerksamkeit zu bekommen. Versuchen Sie, mit dieser Formel zu antworten:
- Die Informationen, die Sie brauchen
- Eine feste Frist
- Bestätigung durch eine Frage.
Zum Beispiel: „Ich weiß, dass Sie an diesem Wochenende einige Veranstaltungen haben, aber ich benötige den überarbeiteten Catering-Kostenvoranschlag bis Mittwoch - können Sie ihn bis dahin zur Verfügung stellen?“ Oder: „Mein Kundentreffen ist für Freitagmorgen um 10 Uhr geplant. Ist es möglich, vorher kurze Notizen zu meiner Präsentation zu machen? “Wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Sie brauchen, wird sich der Leser darauf konzentrieren; Wenn Sie ein bestimmtes Datum angeben ("nächster Dienstag" im Gegensatz zu "in den nächsten Wochen"), werden Sie in der Prioritätenliste ganz oben angezeigt. Wenn Sie mit einer Frage enden, muss der Empfänger Sie zurückschreiben.
Es kann frustrierend sein, wenn sich jemand die Zeit nimmt, um zu antworten, sich aber nicht die Mühe macht, Ihnen die Informationen zu geben, die Sie benötigen. Verwenden Sie die obigen Tipps, um das Problem herauszufinden und so zu reagieren, dass Sie die Arbeit leichter erledigen können.
