Wenn Sie Karrieristen fragen würden, was sie von ihrem Posteingang halten, würden die meisten sagen, dass es sich um ein erbärmliches schwarzes Loch aus Follow-up-Nachrichten, nervigen Korrespondenzen der Mitarbeiter und Newslettern oder Pressemitteilungen handelt. Und wenn Sie diese Leute auch fragen würden, ob sie jemals sehen könnten, wie sie jeden Tag ihren gesamten Posteingang durchlaufen, würden die meisten sich über die Vorstellung einer solchen unmöglichen Leistung lustig machen.
In der vergangenen Woche habe ich mich jedoch einer Herausforderung gestellt, die die meisten Profis erschrecken lässt: Ich habe jeden Abend vor dem Zubettgehen einen Pakt geschlossen, um den Posteingang auf Null zu bringen.
Also habe ich es getan? Die Antwort ist ja. War es einfach? Mist nein.
Obwohl ich nicht glaube, dass ich jemals in der Lage sein werde, an jedem Tag meines Lebens auf Posteingang Null zu kommen, habe ich auf diesem Weg einige wichtige Lektionen gelernt, die mir dabei helfen werden, meinen Posteingang in Zukunft besser zu verwalten.
Der Größte? Keines der Dinge, die mir am meisten geholfen haben, war bahnbrechend. Dies waren die Strategien, die ich immer wieder von Produktivitätsexperten und E-Mail-Experten höre - es ging nur darum, sie tatsächlich umzusetzen und durchzusetzen.
Lassen Sie mich in diesem Sinne einige Dinge mitteilen, die Sie tatsächlich tun müssen, um Ihren Posteingang weniger schrecklich zu machen.
1. Fügen Sie in Ihren Zeitplan "E-Mail beantworten" ein
Ich habe bereits darüber geschrieben, aber eines der Dinge, die ich am effektivsten fand, als ich versuchte, jeden Abend auf Posteingang Null zu kommen, war, meinen Posteingang nicht ständig zu überprüfen. Stattdessen blockierte ich jeden Tag bestimmte Zeitblöcke, um mich der E-Mail zu widmen: für mich 30-60 Minuten morgens, mittags und am späten Nachmittag war genug Zeit, um die Dinge in Ordnung zu bringen.
Es scheint mir unerklärlich (ich war mit Sicherheit skeptisch), aber indem ich mich auf diese eine Aufgabe und nichts anderes konzentrierte, konnte ich meinen Posteingang viel schneller als gewöhnlich durchgehen. Die Zeitachse hat mich auch dazu ermutigt, E-Mails schneller durchzublättern, anstatt mich auf eine zu konzentrieren. Ich hatte keine Lust, zu antworten oder mich von einer unwichtigen Nachricht ablenken zu lassen, anstatt sie einfach nur zu löschen.
Das Beantworten meiner E-Mails in bestimmten Zeitabschnitten machte den Eindruck, dass es sich weniger um eine unendliche Aufgabe als vielmehr um eine andere Sache auf meiner To-Do-Liste handelte, die viel einfacher zu bewältigen war. Vor dieser Woche wusste ich nicht, dass mein Posteingang immer im Hinterkopf war, und ich befand mich den ganzen Tag in einem Zustand der Angst, mein E-Mail-Konto zu überprüfen. Da es wie alles andere Teil meines Zeitplans wurde, fragte ich mich nicht, wann ich meine nächste E-Mail senden musste. Ich habe mir einfach Zeit dafür genommen.
Es war auch super schön, sich am Ende einer Sitzung abzumelden und sich keine Gedanken darüber zu machen, was in der Welt des Cyberspace vor sich geht.
2. Beantworten Sie die meisten E-Mails sofort
Persönlich erfordern ungefähr 65-70% der E-Mails in meinem Posteingang schnelle Antworten, deren Bearbeitung weniger als eine oder zwei Minuten dauert. Zu oft habe ich die schlechte Angewohnheit, sie einfach in meinem Posteingang zu lassen und zu sagen: „Eh, das ist einfach. Ich werde später darauf zurückkommen. “Aber wie ich feststellte, brauchte ich tatsächlich mehr Zeit und Energie, um sie zu lesen, sie so weit zu verarbeiten, dass ich sie so leicht aufschieben konnte, bis sie später auftauchten sie wieder zu antworten.
Indem ich mich gezwungen sah, diese Korrespondenz sofort zu beantworten, konnte ich in meiner kostbaren Zeit, in der ich E-Mails beantwortete, noch mehr Dinge aus meinem Posteingang und aus meinem Kopf holen - und mich dem schwer fassbaren Posteingang Null nähern.
3. Andere E-Mails an strategische Zeiten senden
Ich habe die Boomerang-App letzte Woche endlich auf Google Mail installiert, nachdem eine sehr beschäftigte Freundin darauf bestanden hatte, dass ich sie verstehe („Es ist ein Lebensretter!“, Sagte sie immer wieder). Und ich muss zugeben: Sie hatte recht.
Mit Boomerang können Sie ganz einfach einen neuen Zeitplan festlegen, wenn E-Mails in Ihrem Posteingang angezeigt werden. Während es sich nach Schummeln anhört, nur alles für später zu planen („Ich bin heute Abend auf Posteingang Null gekommen, indem ich 45 E-Mails eingeplant habe, die morgen früh in meinem Posteingang erscheinen!“), Ist es wichtig, strategisch zu sein, wie Sie es verwenden.
Als Mitbegründer einer beliebten College-Zulassungswebsite senden mir Mitarbeiter von Gymnasien beispielsweise ständig Entwürfe von College-Aufsätzen zum Redigieren, was mir Spaß macht. Es macht jedoch keinen Spaß, diese Entwürfe tagelang in meinem Posteingang zu haben, und ich habe keine Zeit, sie zu bearbeiten, sobald sie angezeigt werden. Stattdessen habe ich Boomerang verwendet, um zu planen, dass sie wiederkommen, wenn ich mehr Zeit hatte, sie zu bearbeiten (in meinem Fall am Freitagnachmittag).
In der Lage zu sein, zu planen, was in meinem Posteingang einging, was einen großen Unterschied in meiner Produktivität ausmachte und wie viel ich tun konnte.
Für eine andere Möglichkeit schrieb das Posteingangsgenie Alex Cavoulacos hier über ein System zur strategischen Verwaltung von E-Mails, die unterschiedliche Aufwände mit Etiketten und Ordnern erfordern. Apropos:
4. Verwenden Sie Etiketten oder Ordner
Markieren Sie meine Worte: Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht als eine Art Mülldeponie, um alle Ihre E-Mails zu deponieren. Verwenden Sie Etiketten, Registerkarten oder Ordner (wie auch immer Ihr E-Mail-Anbieter sie nennt), um alles, was Sie erhalten, ordnungsgemäß zu organisieren und abzulegen.
Mein E-Mail-Konto enthält über 30 verschiedene Labels. Dies mag zwar zwanghaft oder spezifisch klingen, hilft mir jedoch dabei, benötigte Nachrichten schnell abzurufen und Dinge abzulegen, sobald ich damit fertig bin. Dadurch wirkt mein Posteingang viel weniger beängstigend.
Zum Beispiel habe ich gerade ein paar Korrespondenzen mit einigen meiner Mitarbeiter von The Prospect . Anstatt diese laufenden E-Mails die ganze Zeit in meinem Posteingang zu belassen, habe ich sie in den entsprechenden prospektbezogenen Ordnern abgelegt, sodass sie nur dann angezeigt werden, wenn eine neue Nachricht vorliegt. Dadurch wird mein Posteingang physisch von Dingen befreit, mit denen ich mich bereits befasst habe. Dadurch fühlen sich andere Dinge wiederum viel einfacher zu handhaben an.
5. E-Mail-Listen abbestellen
Dieser Tipp ist ziemlich selbsterklärend: Entfernen Sie alle Flusen. Gehen Sie einfach direkt zum Papierkorbsymbol in Ihrem Posteingang, wenn bestimmte Newsletter eintreffen? Einfach abbestellen. Und ziehen Sie nicht einmal die Ausrede „Aber ich könnte das später lesen!“. Meine Faustregel lautet: Wenn ich einen Newsletter dreimal hintereinander lösche, melde ich mich sofort ab.
Ich habe persönlich viele Newsletter für verschiedene Auftritte gelesen, daher habe ich Boomerang verwendet, um günstigere Zeiten für Newsletter zu finden, die ich gern in meinem Posteingang angezeigt habe, und ich habe mich von allem anderen abgemeldet.
Indem ich mich von diesen E-Mail-Listen entfernte, verhinderte ich im Wesentlichen, dass ich jeden Tag mehrere Dutzend weitere E-Mails erhielt. Früher hatte ich das Gefühl, die Hälfte meiner Posteingangszeit damit verbracht zu haben, Newsletter und andere Massen-E-Mail-Listen zu löschen, um die ich mich nicht mehr kümmern muss. In meinem Posteingang geht es anscheinend um persönliche E-Mails, die speziell an mich gerichtet sind, und die Newsletter, die ich aufbewahrt habe, sind Dinge, auf die ich mich wirklich freue.
Wenn ich auf mein Experiment zurückblicke, hat es sich gelohnt, jeden Tag zu versuchen, in den Posteingang Null zu gelangen?
Ich denke, die kurze Antwort lautet "Nein". Sie sollten Himmel und Erde nicht bewegen, um jeden Abend vor dem Schlafengehen in Google Mail das ach so schöne Banner "Keine neue Post!" Zu sehen. Dieses Experiment hat mir jedoch gezeigt, dass ich nicht Dutzende (wenn nicht Hunderte) E-Mails in meinem Posteingang haben musste. Es gab Möglichkeiten, die Nachrichten zu reduzieren und damit meine durch E-Mails verursachten Belastungen zu senken. Mir ist jetzt bewusster, dass das Beantworten von E-Mails keine ewige Pflicht sein muss - es ist nur ein weiterer Punkt in meiner täglichen To-Do-Liste, der mich weniger besorgt macht.
Durch die Änderung meiner E-Mail-Gewohnheiten habe ich mir das Empfangen und Versenden von E-Mails erheblich erleichtert - und dabei viel Zeit gespart. Wer liebt das nicht?
