"Werde das ganze Papier los."
Ich war Projektmanager im New Yorker Bürgermeisteramt, und diese Aufgabe wurde mir übertragen. In einer Bürokratie mit Hunderttausenden von Mitarbeitern, Tausenden von papierbasierten Prozessen und einem begrenzten Budget für neue Technologien wurde ich gebeten, einen Plan für die Digitalisierung von nahezu allem zu entwickeln.
Dies war ein entmutigendes Projekt, wenn ich jemals eines gesehen hatte. Es war in der Tat so gut wie unmöglich, angesichts der Zwänge, unter denen ich arbeitete. Aber ich konnte meine Hände nicht hochwerfen und nein sagen. Ich hatte einen Job zu erledigen und musste irgendwo anfangen.
Die Beseitigung von Projektpapieren war kein uneingeschränkter Erfolg. Tatsächlich war es eher ein uneingeschränkter Misserfolg. Wenn Sie heute ein Büro in New York City betreten, finden Sie auf jeden Fall Papier auf Schreibtischen, in Posteingängen und Postausgängen und in Papierkörben.
Das Projekt brachte mir jedoch mehr bei, wie ich mit einer überwältigenden Aufgabe beginnen kann, als jeder Erfolg, den ich jemals hatte. So habe ich gelernt, etwas scheinbar Unüberwindliches in mundgerechte Stücke zu zerlegen.
1. Bestandsaufnahme des Gesamtbildes
New York City hat Dutzende von Abteilungen, von denen jede Dutzende von Abteilungen hat, von denen jede ihre eigenen internen Prozesse hat. Es gibt Papier, das bereits in Aktenschränken und Kartons vorhanden ist, und Papier, das noch erstellt werden muss, wenn Kunden und Mitarbeiter Formulare und Anträge ausfüllen. Es war mir unmöglich zu wissen, wo ich anfangen sollte, bevor ich eine Bestandsaufnahme aller Papiererstellungsprozesse durchgeführt hatte. Welche haben am meisten Papier erzeugt? Welche liehen sich für die Digitalisierung aus und welche hatten komplizierende Faktoren, wie die Notwendigkeit, Geld anzunehmen? Welches würde den größten Knall für den niedrigsten Dollar produzieren?
Ich habe ein paar solide Wochen damit verbracht, alle Abteilungen zu durchsuchen, um ein Gefühl für den Umfang des Unternehmens zu bekommen. Diese anfängliche Beurteilung kann Ihnen dabei helfen, Ihren Anwendungsbereich sowie das, was innerhalb und außerhalb davon gehört, zu definieren. Es kann Ihnen helfen, Ihren Vorgesetzten die Breite der Aufgabe mitzuteilen und deren Feedback darüber zu erhalten, was sie am meisten interessiert. Und Sie navigieren so zu einem logischen Ausgangspunkt.
2. Finden Sie ein Erfolgsbeispiel in kleinerem Maßstab
Im Fall von Project Paper Elimination hatte das Gesundheitsministerium kürzlich ein Projekt zur Papierreduzierung durchgeführt, das durch einen Büroumzug veranlasst worden war. Sie wollten nicht alle Papiere mitnehmen, wenn sie nicht mussten, aber sie wussten nicht, welche sie mitnehmen und welche zurücklassen sollten. Sie implementierten ein mehrphasiges Projekt: Definieren Sie, was legal aufbewahrt werden musste, zerstören Sie, was nicht, und scannen Sie alles, für das keine Hardcopy erforderlich war. Sie hatten die Technologie und die Mitarbeiter implementiert, um dies zu ermöglichen, und sie hatten die Ergebnisse, die sie vorweisen konnten.
Eine Größe passt nicht immer zu allen, und neue Überlegungen ergeben sich, wenn Sie den Umfang eines bestimmten Projekts erhöhen. Ein Beispiel für Erfolg bietet jedoch nicht nur bewährte Methoden, um dasselbe Ziel zu erreichen, das Sie erreichen möchten, sondern ermöglicht es Ihnen auch, aus den Fehlern anderer zu lernen. Es bietet ein Modell, das Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Möglicherweise müssen Sie es ändern, erweitern oder anpassen, um es an Ihre eigenen Ziele anzupassen. Es ist jedoch einfacher, auf etwas zu reagieren, als von einer völlig leeren Arbeitsfläche aus zu beginnen.
3. Identifizieren Sie die niedrig hängende Frucht
Ja, „tief hängende Früchte“ stehen sicherlich irgendwo auf einer Liste überstrapazierter Office-Fachbegriffe. Nennen wir es also so, wie es ist: das einfache Zeug. Das Zeug, das am wenigsten kostet und am wenigsten Zeit in Anspruch nimmt. Im Fall von Project Paper Elimination bedeutete dies beispielsweise, veraltete Dokumente zu entfernen, einfache Online-Formulare zu erstellen und Aufzeichnungen zu entsorgen, die längst nicht mehr gültig sind.
Es gibt ein paar Gründe, um mit den einfachen Sachen zu beginnen. Zunächst gibt es Ihnen einige Kerben am Gürtel. Dieses Gefühl der Vorwärtsbewegung, so gering es auch sein mag, ist ein wichtiger psychologischer Gewinn. Es gibt Ihnen Schwung, Treibstoff für die herausfordernde Arbeit, die vor Ihnen liegt. Zweitens können Sie den Stakeholdern des Projekts den Fortschritt demonstrieren und Vertrauen in Ihre Fähigkeit wecken, in zukünftigen Arbeitsphasen erfolgreich zu sein.
4. Legen Sie Ihre größten Hindernisse aus
Selbst wenn Sie die kleinen Erfolge abhaken, ist es wichtig, das Gefühl einer unmöglich drohenden Herausforderung aufzugreifen und in konkrete Hindernisse zu brechen. Ohne sie zu benennen, ist es sehr viel schwieriger, Strategien zu entwickeln, um sie zu überwinden. In der Welt der Papiereliminierung bestand ein Hindernis in der Komplexität der Erfassung von Daten, die in ein Online-Formular eingegeben wurden, und in der Anpassung an gesetzliche Anforderungen für elektronische Signaturen.
Das Aufstellen dieser Hindernisse kann zu der Entdeckung führen, dass ein wahrgenommenes Hindernis keine so große Herausforderung darstellt, wie Sie ursprünglich angenommen hatten. Es könnte alternativ eine wichtige Straßensperre ans Licht bringen, die Sie zuvor für geringfügig gehalten hatten. Wenn Sie frühzeitig die Hürden kennen, werden Sie nicht blind, wenn Sie bereits knietief sind. Es kann Ihnen auch dabei helfen, die Ressourcen zusammenzustellen, die Sie zur Bewältigung dieser Probleme benötigen, unabhängig davon, ob es sich um politische Unterstützung, Finanzierung oder fachliche Beratung handelt.
5. Ausstieg aus der Arbeit
Der chinesische Philosoph Lao Tzu sagte berühmt: „Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt.“ Es ist auch wahr, dass eine Reise von tausend Meilen aus vier kleineren Reisen von 250 Meilen oder 10 Reisen von 100 Meilen besteht. Wenn Sie Ihr entmutigendes Projekt in überschaubare Phasen unterteilen, ist es umso weniger entmutigend. Und es gibt Ihnen realistische Zwischenmeilensteine, die Sie zwischen Schritt eins und Schritt erledigt anstreben können.
Bei dem Versuch, papierbasierte Prozesse in der Regierung von New York City zu digitalisieren, gab es verschiedene Möglichkeiten, die Arbeit auslaufen zu lassen. Ein Ansatz bestand darin, eine bestimmte Anzahl von Abteilungen gleichzeitig in Angriff zu nehmen. Zum anderen sollte zunächst ermittelt werden, welches Papier beseitigt werden kann, und anschließend die Technologie zur Digitalisierung implementiert sowie das Personal geschult und den Kunden für die neue Technologie geworben werden. Der logischste Weg, eine überwältigende Menge an Arbeit aus dem Weg zu räumen, hängt von der Art der Arbeit selbst ab, aber es lohnt sich immer, sich damit zu befassen, bevor Sie zu tief einsteigen.
6. Erwartungen einstellen
Was auch immer Sie tun, versprechen Sie nicht zu viel, was Sie nicht sicher sind, dass Sie liefern können. Fragen Sie nach, was Sie brauchen, um dies zu erreichen. Und wenn Sie nicht darauf zugreifen können - ob es sich um Personen, Geld oder Technologie handelt -, erläutern Sie, wie sich dies auf Ihre Zeitachse auswirken kann. Manchmal bittet eine Führungskraft um etwas ohne ein differenziertes Verständnis der dafür erforderlichen Arbeit, aber wenn Sie Ihre Einschätzung zusammengestellt und die Hindernisse identifiziert haben, können Sie diese Nuance kommunizieren.
Das Kopfschütteln und Laufen in die andere Richtung ist eine häufige und manchmal berechtigte Reaktion auf die überwältigendsten Projekte. Aber es bringt Sie garantiert nicht weiter. Selbst die entmutigendste Aufgabe kann mit den richtigen Aussichten, einem soliden Verständnis für die bevorstehende Arbeit und einer Reihe realistischer und erreichbarer Meilensteine, die Sie auf Ihrem Weg überprüfen müssen, gelöst werden.
