Wenn es um E-Mails geht, neige ich dazu, ziemlich wortreich zu sein.
Ich lebe mit einer intensiven Angst davor, zu direkt oder zu kalt rauszukommen, und all diese zusätzlichen Wörter, Feinheiten und (peinlich) Ausrufezeichen lassen mich ein wenig wärmer und freundlicher klingen.
Aber hier ist die Sache: Ich verschwende letztendlich meine eigene Zeit - zusammen mit der Zeit der Person, die meine Nachricht liest.
Niemand möchte seine kostbare mentale Energie darauf verwenden, durch Flusen zu waten, um zu Ihrem Punkt zu gelangen. Wenn Sie wie ich ein Faible für Smalltalk und blumige Sprache in Ihrem Herzen haben, wie können Sie es dann schaffen, Ihre eigenen Botschaften auf das Wesentliche zu reduzieren?
Hier sind vier umsetzbare Tipps, die mir geholfen haben:
1. Schneiden Sie Füllwörter und -phrasen aus
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie Füllwörter in Ihre E-Mails einstreuen.
Glaubst du mir nicht? Schreiben Sie eine E-Mail an einen Kollegen, und überprüfen Sie, wie oft Sie die Wörter "Ich denke" eingefügt haben. Dies hilft zwar dabei, Ihre Sprache zu verbessern, ist jedoch völlig unnötig. Es wird davon ausgegangen, dass Sie so denken, da Sie die Nachricht schreiben.
Die gleiche Regel gilt für ein Wort wie „gerecht“. Wir alle pfeffern es hier und da. In den meisten Fällen könnte es jedoch vollständig herausgeschnitten werden.
Wenn es darum geht, andere Unordnung herauszufiltern, die sich verbergen könnte, gibt es einen weiteren Tipp von meinem ehemaligen Journalistenlehrer, der mir immer noch am Herzen liegt: Suchen Sie, wo Sie Kommas eingefügt haben. Oft folgen sie einem Qualifikationsmerkmal, das Sie löschen können. Wissen Sie, Dinge wie "Unnötig zu sagen", "Allerdings", "In der Tat" oder sogar "Sie wissen", dass ich genau diesen Satz begonnen habe.
2. Verwenden Sie Aufzählungszeichen
Das Einbeziehen des notwendigen Kontexts ist eine Sache. Vor allem in E-Mails ist es jedoch verlockend, über Bord zu gehen und Ihre Nachricht mit allerlei irrelevanten Details zu füllen.
Dies ist der Grund, warum die Verwendung von Aufzählungszeichen so hilfreich sein kann - sie zwingen Sie dazu, beim Schreiben viel prägnanter und direkter vorzugehen. Fordern Sie sich heraus, ob es Absätze gibt, die sich besser in eine verkürzte Liste verwandeln lassen.
Während Sie nicht möchten, dass Ihre gesamte E-Mail eine scheinbar endlose Liste von Aufzählungspunkten darstellt, kann das Aufteilen einiger größerer Textblöcke dazu beitragen, Ihre Notiz kürzer (und weitaus übersichtlicher) zu gestalten.
3. Verweisen Sie Personen auf relevante Dokumente
Von Zeit zu Zeit wurden die Informationen, die Sie unbedingt in Ihre E-Mail einfließen lassen möchten, bereits an einer anderen Stelle aufgezeichnet - sei es in einem Dokument, einer Präsentation, einer Website oder einem ganz anderen Element.
Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Wenn Sie also eine zusätzliche Ressource ausgraben können, die bereits alle erforderlichen Informationen enthält, verweisen Sie Ihren Empfänger darauf, anstatt zu versuchen, diese zusammenzufassen.
4. Überspringen Sie den Small Talk
Wenn Sie so etwas wie ich sind, haben Sie sich diesen Tipp einmal angesehen und sich gedacht, machen Sie Witze mit mir? Das Überspringen dieser Höflichkeiten macht mich mit Sicherheit zum Büromonster!
Ich komme dorthin, woher Sie kommen - jede meiner Nachrichten mit einer freundlichen Frage zu versehen, scheint höflich zu sein. Aber meistens bleibt es trotzdem völlig unbeantwortet. Es ist dieser völlig unnötige Teil, den die meisten Leute einfach beschönigen.
Fühlen Sie sich frei, schnell und angenehm zu bleiben. „Ich hoffe, es geht Ihnen gut!“ Es ist jedoch wahrscheinlich am besten, die Rücktaste für etwas anderes zu drücken.
Diese Tricks in Aktion
Möchten Sie nachweisen, dass diese Tipps tatsächlich funktionieren? Schauen Sie sich die folgenden Beispiele an, um zu sehen, wie die zweite E-Mail genau den gleichen Sinn wie die erste hat - mit weitaus weniger Wörtern.
- Die Verkaufszahlen dieses Quartals sind rückläufig. Wie können wir das so präsentieren, dass es nicht zu negativ ist?
- Die Präsentation könnte stärker sein, wenn wir die Reihenfolge umkehren. Was denkst du?
Diese erste E-Mail hat 198 Wörter. Der Zweite? Es handelt sich um eine kompakte und übersichtliche Zusammenstellung von 93 Wörtern - das heißt, die erste Nachricht war mehr als doppelt so lang wie die zweite.
Seien Sie gewarnt, dass einige Botschaften diese Taktik leichter anwenden können als andere. Und Sie werden wahrscheinlich nicht in der Lage sein, jeden einzelnen, den Sie schreiben, in zwei Hälften zu schneiden.
Aber lass dich davon nicht entmutigen. Denken Sie stattdessen daran, dass der bloße Versuch, effizienter und effektiver in Ihrer schriftlichen Kommunikation zu sein, wirklich am wichtigsten ist. Solange Sie sich dessen bewusst sind, werden sich Ihre E-Mails weiter verbessern.
