Ich betrachte mich nicht unbedingt als großen Multitasker. Tatsächlich finde ich es ziemlich schwierig, mehr als eine Sache gleichzeitig zu tun. Sagen wir einfach, dass das Streicheln meines Kopfes und das Reiben meines Bauches nicht mein Partytrick ist.
Ein Projekttrichter jedoch? Das ist ein Ruf, den ich definitiv in Besitz nehmen werde. Ich skizziere einen Artikel, beantworte eine zufällige E-Mail und beginne dann mit einem Projekt, bevor ich direkt zurück in meinen Posteingang gehe, um auf eine weitere Nachricht zu antworten. Ich gehe nicht systematisch auf einmal auf eine Sache ein. Stattdessen springe ich von Aufgabe zu Aufgabe, um meine scheinbar endlose To-Do-Liste weiter zu durchforsten.
Vor kurzem habe ich jedoch etwas realisiert, das mich dazu brachte, meine Methoden zu ändern. Ja, meine Arbeitstage fühlten sich wahnsinnig beschäftigt an. Aber sie fühlten sich nicht unbedingt produktiv . Ich würde mit großen, sich abzeichnenden Projekten an den Abend kommen, die immer noch auf meiner Liste stehen. Ich wusste, dass ich die letzten acht Stunden fieberhaft an meinem Computer getippt habe. Also, wie habe ich es nicht geschafft, diese Dinge zu erledigen? Wohin ging meine Zeit?
Genau aus diesem Grund habe ich beschlossen, eine Methode namens "Batching" auszuprobieren. Es ist ein lustiges Wort, aber ein unglaublich einfaches Konzept. Grundsätzlich bedeutet dies, dass Sie ähnliche Aufgaben in Gruppen zusammenfassen und sie dann auf einen Schlag erledigen. Diese Methode erhöht angeblich Ihre Produktivität, indem sie Ihnen hilft, das hektische Schalten von Gängen zu vermeiden, das immer auftritt, wenn Sie von Projekt zu Projekt springen. Stattdessen können Sie sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren, die Ablenkungen verringern und diese Aufgaben strategisch bewältigen.
Unnötig zu sagen, es klang wie eine Taktik, die nur für mich entwickelt wurde. Also habe ich dieses System eine Woche lang ausprobiert, um festzustellen, ob es tatsächlich dazu beigetragen hat, meiner Produktivität und Konzentration den dringend benötigten Kick in die Hose zu geben. Neugierig auf das, was ich dachte? Nun, bleiben wir beim Thema "Gruppieren wie Dinge zusammen" und werfen einen Blick auf einige Vor- und Nachteile.
Vorteile
Ich habe wirklich weniger Zeit verschwendet
Während die Pomodoro-Technik mich ein wenig beeinflussen konnte, halte ich mich immer noch für skeptisch, wenn es um verschiedene Produktivitäts-Hacks geht, die eine Maximierung meiner Arbeitszeit versprechen. Also zögerte ich bei diesem Experiment. Ich nahm an, dass ich nur wertvolle Zeit damit verschwenden würde, herauszufinden, wie man das effektiv macht.
Am Ende war ich jedoch überrascht, wie viel Zeit mir diese Taktik tatsächlich erspart hat. Zum einen fühlte ich mich durch die Bearbeitung ähnlicher Aufgaben in der gleichen Zeit viel weniger verwirrt und gestresst. Außerdem kann ich nicht ausreichend erklären, wie viele Minuten ich gespart habe, weil ich nicht ständig eine Reihe verschiedener Dokumente und Browser-Registerkarten öffnen und schließen musste. Stattdessen würde ich auf das zugreifen, was ich brauchte, alle relevanten Aufgaben erledigen und dann eine ganze Reihe von Dingen von meiner Liste streichen. Es war wirklich eine kluge Art zu arbeiten!
Große Projekte haben mich weniger eingeschüchtert
Wir sind alle mit den großen Projekten und Aufgaben vertraut, die auf unseren To-Do-Listen ein dauerhaftes Zuhause finden, vor allem, weil wir zu überfordert und eingeschüchtert sind, um mit ihnen zu beginnen.
Mit dieser Batch-Technik beschloss ich jedoch, größere Aufgaben in kleinere, mundgerechte Aktionselemente zu unterteilen. Zum Beispiel hätte ich vorher "Artikel für die Muse schreiben" auf meiner Liste geschrieben. Um die Dinge jedoch effektiver zu gruppieren, habe ich diese eine Aufgabe in mehrere kleinere Schritte unterteilt, z. B. das Sammeln meiner Recherchen, das Umreißen meines Stücks, das Entwerfen und Bearbeiten und das anschließende Einreichen.
Ich habe dies für alle Artikel oder größeren Projekte getan, an denen ich an diesem Tag gearbeitet habe. Dann würde ich für alle meine Nachforschungen anstellen, bevor ich mit dem nächsten Schritt fortfahre, anstatt zu versuchen, jeweils einen ganzen Artikel in Angriff zu nehmen.
Das bedeutete, dass ich tatsächlich Fortschritte bei den Dingen machte, die ich normalerweise abstoßend finde. Der gesamte Prozess fühlte sich jedoch viel einfacher an.
Ich habe weniger Fehler gemacht
Seien wir ehrlich: Ständiges Herumhüpfen während des gesamten Arbeitstages kann ablenken und verwirren. Natürlich ist niemand perfekt. Ich stellte jedoch fest, dass diese unzusammenhängende Herangehensweise an meine Arbeit zu vielen Fehlern und Versehen führte, einschließlich Tippfehlern in Artikeln und E-Mails, die an die falschen Personen gesendet wurden.
Durch das Batching stellte ich fest, dass ich weniger dieser Ausrutscher machte. Ich bin kein Wissenschaftler, aber ich werde die Tatsache würdigen, dass ich mich voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren konnte, die vor mir liegt. Meine Gedanken waren nicht so zerstreut, was bedeutete, dass ich diese kleinen Fehler und Irrtümer proaktiv auffangen konnte.
Nachteile
Die Erstellung meiner Aufgabenliste dauerte länger
Aus Gründen der Ausgewogenheit und Ehrlichkeit werde ich nicht so tun, als ob diese Produktivitätsmethode völlig frei von Nachteilen wäre. Das größte Problem, dem ich immer wieder begegnet bin, war, dass meine To-Do-Liste am Morgen viel länger gedauert hat.
Ich bin eine visuelle Person. Ich wusste also, dass meine Liste genau so aufgebaut sein musste, wenn ich mich an diese Batch-Methode halten wollte - sonst würde ich einfach wieder herumhüpfen. Ich habe jedoch schnell gelernt, dass der Versuch, strategisch zu sein, einige ernsthafte Überlegungen und Überarbeitungen erfordert.
Am Ende habe ich es normalerweise so gemacht:
- Ich würde alle Dinge, die ich an diesem Tag erreichen wollte, in einer riesigen Liste zusammenfassen.
- Ich würde meine Textmarker nehmen, um die ähnlichen Elemente farblich zu kennzeichnen und zu gruppieren.
- Dann habe ich eine völlig neue Liste geschrieben, da mich das Starren auf dieses gekritzelte und hervorgehobene Durcheinander direkt über den Rand getrieben hätte. Dabei habe ich auf die Gruppierung von Elementen geachtet, die auf meiner Farbcodierung basiert.
Wie Sie sicher erraten können, dauerte es fast doppelt so lange, bis ich mich für die tägliche Arbeit fertig gemacht hatte. Aber ehrlich gesagt, ich denke, diese paar Minuten mehr haben sich gelohnt!
Es war nicht immer nachhaltig
Während Ihres Arbeitstages tauchen zufällige Besprechungen und Notfälle auf - Dinge, für die Sie nicht einmal Sorge tragen wollten, werden plötzlich zu Prioritäten. Wir alle wissen, wie das geht.
Während diese Methode an den Tagen, an denen alles wie geplant verläuft, sehr gut funktioniert, ist sie nicht immer beherrschbar, wenn Sie plötzlich mit einem unerwarteten Meeting oder einer Arbeitskrise konfrontiert sind. Und obwohl Sie offensichtlich einige Anpassungen vornehmen und sich um die erforderlichen Maßnahmen kümmern müssen, kann es auf jeden Fall ein wenig frustrierend und verwirrend sein, wenn Sie einen Schraubenschlüssel in Ihre besten Pläne stecken. Schließlich können Sie nicht wirklich zeitraubende Notfälle „abfangen“.
Also, werde ich fortfahren, meine To-Do-Liste zu stapeln?
Wie bei allem gibt es auch bei dieser Methode bestimmte Vor- und Nachteile. Aber alles in allem würde ich sagen, dass ich es definitiv weiter umsetzen werde. Es hat mir wirklich geholfen, meine Konzentration zu steigern und mich dazu ermutigt, meine To-Do-Liste mit ein wenig Strategie zu erobern.
Klar, es gab einige Dinge, die ich nicht einplanen konnte. Solange Sie jedoch gewillt sind, mit diesem Zeitmanagementsystem ein wenig Flexibilität zu bewahren, werden Sie damit vermutlich großen Erfolg haben.
Haben Sie das Batching ausprobiert? Kontaktieren Sie mich auf Twitter und teilen Sie mir mit, wie es bei Ihnen funktioniert hat!
