Ich weiß, dass es eine Million verschiedene Möglichkeiten gibt, Ihre täglichen Aufgaben mithilfe von Technologie zu bewältigen. Und obwohl ich für digitale Lösungen normalerweise eine gesunde Wertschätzung habe, war ich immer jemand, der meine Aufgabenliste mit gutem alten Stift und Papier verwaltet. Es hilft mir nicht nur, während meiner geschäftigen Schulzeit wirklich effizient zu sein, meine Aufgaben zu priorisieren und auch dann zu arbeiten, wenn ich keine Zellendaten habe, sondern es gibt buchstäblich nichts befriedigenderes, als eine erledigte Aufgabe von einer tatsächlichen Aufgabe zu streichen. Liste zu tun.
Wenn Sie Probleme haben, ein für Sie geeignetes Organisationssystem zu finden, oder wenn Sie nur versuchen möchten, das digitale Durcheinander zu beseitigen und sich wieder mit den Grundlagen zu befassen, empfehlen wir Ihnen, diese Methode einmal auszuprobieren! Hier ist, wie es geht.
1. Holen Sie sich einen echten Hardcopy-Planer
Offensichtlich besteht der erste Schritt darin, die Tools zu finden, die für Sie funktionieren. Es ist wichtig, einen gedruckten Planer zu verwenden, der Ihrem Organisations- und Arbeitsstil entspricht. Zum Beispiel benutze ich Poppin-Planer, weil sie links einen Wochenplan und rechts ein Liniertes Papier anzeigen, in meine Handtasche passen und ziemlich billig sind.
Ich mag es, die ganze Woche auf einer Seite zu sehen, aber wenn Sie eine andere Art von Ansicht mögen, schauen Sie sich Moleskine an, das eine Menge verschiedener Formate hat, oder - wenn Sie auch mit Ihren Einkäufen analog vorgehen möchten - gehen Sie zu Ihrem örtlichen Barnes & Noble und stöbern Sie in der riesigen Auswahl, bis Sie die richtige Passform finden.
2. Listen Sie alle Ihre wichtigsten Verpflichtungen für die Woche auf
Ich fange immer damit an, alle wichtigen Verpflichtungen aufzulisten, die ich in meinem Wochenplan habe, damit ich einen Eindruck davon bekomme, was ich für die Planung brauche. Ich möchte sowohl persönliche als auch berufliche Aufgaben und Ereignisse einbeziehen, um wirklich ein vollständiges Bild für die Woche zu erhalten.
Wenn ich mich zum Beispiel auf ein großes Meeting am Mittwoch vorbereiten muss, aber am Dienstag um 18 Uhr aufhören muss, um an einem Geburtstagsessen teilzunehmen, weiß ich, dass ich wahrscheinlich am späten Montag arbeiten muss.
3. Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf und priorisieren Sie sie
Sobald ich angefangen habe, den Kalender mit meinen wichtigsten Verpflichtungen auszufüllen, teile ich die Papierseite meines Planers in vier Felder auf, wobei das obere rechte Feld wichtige / nicht dringende Aufgaben darstellt, und das obere linke Feld wichtige / dringende Aufgaben darstellt Die beiden unteren Felder stehen für unwichtige / nicht dringende und unwichtige / dringende Aufgaben.
Dann schreibe ich alle Aufgaben auf, die ich für die Woche erledigen muss, und vergewissere mich, dass sie in der entsprechenden Box aufgeführt sind. Zum Beispiel, "Kreditkartenrechnung bezahlen" geht immer in das wichtige / dringende Feld, während "Wintermantel kaufen" in wichtig / nicht dringend ist.
Dies fungiert als integriertes Priorisierungssystem, da es mich zwingt zu identifizieren, woran ich arbeiten muss und wann.
Es ist auch wichtig, die unwichtigen / dringenden Aufgaben herauszufordern, die ich oft vor wichtigen, langfristigen Dingen priorisiere, wenn ich nicht aufpasse. Zum Beispiel arbeite ich in diesem Semester an drei Langzeit-Forschungsarbeiten, die nie so dringend erscheinen wie etwas, das morgen fällig ist, und die sich leicht im Rauschen einer vollständigen To-Do-Liste verlieren könnten. Dieses Priorisierungssystem zwingt mich, die Arbeit an den Papieren als wichtig anzuerkennen und sie im Voraus zu schreiben.
4. Erstellen Sie einen täglichen Zeitplan (und geben Sie die Ausfallzeit an)
Die gesamte wöchentliche Planung ist nett, aber wie kann ich herausfinden, was ich an einem bestimmten Tag tun soll? Jeden Morgen ziehe ich ein leeres Stück Papier heraus (ich verwende weißes Druckerpapier, aber Sie könnten auch ein Notizbuch kaufen, wenn Sie den Vorgang ein wenig aufklären möchten) und mache drei Dinge.
Zuerst schreibe ich die Tageszeiten von 8.00 bis 23.00 Uhr in 30-Minuten-Schritten auf und füge alle Besprechungen, Kurse und persönlichen Verpflichtungen hinzu, die ich habe. Dann schaue ich auf meinen Wochenplaner und ziehe die Aufgaben heraus, die ich an diesem Tag erledigen möchte. Dabei versuche ich, mindestens einen Gegenstand aus jeder meiner vier Schachteln zu ziehen. Schließlich füge ich alle Aufgaben in meinen Kalender ein und fülle die Zeit rund um die Besprechungen aus.
Da die Ausführung von Aufgaben in der Praxis in der Regel länger dauert, gilt als Faustregel, dass das Budget das 1, 5-fache der Zeit beträgt, die ich für erforderlich halte, um sicherzustellen, dass ich alles einbauen kann. Außerdem stelle ich immer sicher, dass die Ausfallzeit berücksichtigt wird Am frühen Abend und eine Stunde, um ins Fitnessstudio zu gehen, beides, um gesund zu bleiben!
5. Cross Things Off
Dies ist mein Lieblingsteil des Prozesses: Aufgaben abbrechen, wenn ich sie abgeschlossen habe. Ich liebe es, farbige Stifte zu verwenden, um die Dinge ein bisschen lustiger zu machen. Normalerweise behalte ich meinen Tagesplan im Auge und streiche dann am Ende eines jeden Tages alle Aufgaben von meiner wöchentlichen Aufgabenliste ab.
6. Unvollständige Elemente übertragen
Am Ende der Woche ist es wichtig sicherzustellen, dass unfertige Gegenstände in die kommenden Wochen übertragen werden, damit sie nicht durch die Risse rutschen. Am Sonntagabend setze ich mich in der Regel mit einem roten Stift hin und kreuze unvollständige Elemente nacheinander an, um zu entscheiden, ob ich sie stornieren oder in zukünftige Wochen verschieben möchte. Eine der Schönheiten eines Papierplaners ist, dass Sie Aufgaben, für die Sie keine Zeit haben, wirklich pushen können, weil Sie sie an eine beliebige Stelle schreiben können. Ich habe gerade meine Zeile „Urlaubseinkäufe“ auf die erste Dezemberwoche verschoben, weil Ich weiß, dass ich bis dahin keine Zeit dafür habe.
Ich weiß, dass dieser Prozess kompliziert klingt, aber wenn Sie nur 20 Minuten pro Tag für die Planung aufwenden, können Sie Stunden sparen. Ich weiß, dass ich besonders dazu neige, kurze Blöcke (z. B. 30 Minuten zwischen den Kursen) zu verschwenden, wenn ich nicht überlegt habe, was ich tun möchte, aber wenn ich meinen Zeitplan bereits festgelegt habe, muss ich nicht zweimal überlegen darüber, was ich mit meiner Zeit anfangen soll.
Ich hoffe, das hilft Ihnen dabei, Entscheidungsschwierigkeiten zu beseitigen und mehr Dinge zu erledigen.
