Die Ablage von Spesenabrechnungen ist genau dort oben mit Wurzelkanälen auf meiner Spaßskala. Trotz der Tatsache, dass mein Unternehmen mir zu Recht eine Menge Geld schuldet, habe ich fast immer Angst, diese Berichte einreichen zu müssen.
Dies hat wahrscheinlich seine Wurzeln in meinem ersten Job außerhalb des College, als ich meinen Chef nach einer Anleitung fragte, welche Ausgaben für eine bevorstehende Geschäftsreise angemessen sind. Sie sagte einfach: "Benutze dein bestes Urteilsvermögen."
Ähm, danke. Da ich noch nie auf Geschäftsreise war, hatte ich das Gefühl, dass mein bestes Urteil wahrscheinlich von ihrem abweicht.
Aber ich denke, das war der Punkt. Als ich Manager wurde und meine Angestellten mir die gleiche Frage stellten, gab ich die gleiche vage Antwort. Ich wollte meine Mitarbeiter testen, um zu sehen, wie sie ohne Aufsicht mit sich selbst umgegangen sind. Wenn sie eines Nachts wild wurden und Hunderte von Dollar Alkohol verschossen, könnte ich ihre Entscheidungskompetenz in Frage stellen (und ja, ich könnte sie auch weitergeben) eine Beförderung anstelle der Person, die die Herausforderung vernünftig gemeistert hat).
Die Moral der Geschichte? Wenn Ihr Chef beim Ausgeben des Firmengeldes sagt, dass Sie nach besten Kräften urteilen, dann meint er es auch so. Wie Sie mit Ihren Ausgaben umgehen, sagt viel über Sie als Mitarbeiter aus und kann sich auch auf Ihren Ruf bei Ihrem Chef auswirken.
Glücklicherweise habe ich im Laufe der Jahre ein paar Tricks entwickelt - und diese sind nützlich, um mich beim Sammeln von Belegen in Schach zu halten.
Sieh und lern
Der beste Weg, um zu beurteilen, wie viel Sie ausgeben sollten, besteht darin, Ihre erfahreneren Kollegen zu beobachten. Die Chancen stehen gut, dass Sie essen, trinken und an den gleichen Orten bleiben, sodass Sie viele Chancen haben, zu warten und zu sehen, was sie zuerst tun.
Hier ein Beispiel: Wenn Sie und Ihre Kollegen zum Abendessen ausgehen, lassen Sie alle anderen zuerst bestellen und achten Sie auf die Kosten für die Bestellung jeder Person. Wenn Sie an der Reihe sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Auswahl die kostengünstigste ist oder im selben Bereich liegt wie die preisgünstigeren Bestellungen in der Gruppe. Nein, nur weil Ihr Chef Filet Mignon bestellt, heißt das noch lange nicht, dass Sie diesem Beispiel folgen sollten. Aber wenn die erfahrenen Reisenden alle Cobb-Salate bestellen, befolgen Sie ihre Anweisungen, und Ihr Chef wird nie die Kosten Ihrer Mahlzeit in Frage stellen.
Und was ist, wenn niemand auf Ihrer Reise ist? Versuchen Sie vorher etwas zu recherchieren. Fragen Sie andere Kollegen nach Dingen wie „Ich fahre nach Chicago - können Sie ein paar Restaurants vorschlagen?“. Finden Sie heraus, wo der Rest des Teams normalerweise verweilt, und Sie werden ein paar Orte finden, von denen Sie sicher sind, dass sie kostenpflichtig sind.
Sei nicht gierig
Dies scheint wahrscheinlich offensichtlich, aber ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen, es ist leicht zu fühlen, dass Sie ein wenig leben können, wenn Ihr Büro Sie herumfliegt, für Ihr Hotel bezahlt und Sie zu ausgefallenen Abendessen mit Kunden schickt. Und während Sie vielleicht sehen, dass Ihre Mitmenschen davon leben, weil sie wissen, dass jemand anderes die Rechnung übernimmt, ist es besser, Ihre Ausgaben auf ein Minimum zu beschränken, wann immer dies möglich ist.
Faustregel: Wenn Sie es nicht mit Ihrem eigenen Geld kaufen würden, geben Sie es nicht auf. Ein Glas Wein zum Abendessen? Fein. Ein Glas Wein, drei Cocktails, ein paar Apps und ein Dessert? Das "Bedürfnis" danach wird nicht leicht zu rechtfertigen sein.
Sei nicht billig
Es erscheint vernünftig, dass Sie nicht zu viel Geld für das Unternehmen ausgeben - aber was ist mit den günstigeren Artikeln? Können Sie Ihren Morgenlatte und Ihren Bagel auf Dienstreise ausgeben? Natürlich können Sie Ihre Firma bitten, Ihnen die 4, 67 USD zu erstatten, die Sie für einen kleinen Kaffee und Bagel gezahlt haben, aber ich garantiere Ihnen, dass Sie keine Punkte gewinnen, wenn Ihr Chef dies in Ihrem Einzelbericht sieht.
Zum Beispiel ließ ich einen Mitarbeiter eine Spesenabrechnung für eine Parkgebühr von 1 USD von einem Kundentreffen einreichen. Willst du mich verarschen? Ich gab ihr ihren Dollar zurück, aber seitdem hatte ich immer das Gefühl, dass sie versuchte, die Firma so gut sie konnte zu vlieseln.
Ja, Ihr Unternehmen sollte für angemessene Ausgaben aufkommen, wenn Sie unterwegs sind, um das Unternehmen zu repräsentieren, aber wenn Sie Ihre Ausgaben reduzieren, werden Sie unprofessionell und unreif aussehen, ganz zu schweigen von Geizhals. Hier ist eine gute Testversion: Wenn Sie es normalerweise an einem normalen Arbeitstag selbst kaufen, sollten Sie es nicht kosten (aber behalten Sie Ihre Quittungen, falls Ihr Chef Ihnen anbietet, auch für die kleinen Dinge zu bezahlen).
Immer nach Belegen fragen
In diesem Sinne ist es neben der Einhaltung angemessener Ausgaben von größter Wichtigkeit, die Quittungen aufzubewahren, wenn Sie außerhalb des Büros tätig sind. Ich kann nicht einmal zählen, wie oft ich Mitarbeiter dazu gebracht habe, Spesenabrechnungen einzureichen, ohne Belege für die Ausgaben zu haben. Egal, wie sehr Sie glauben, dass Ihr Chef Ihnen vertraut, er kann sich nicht darauf verlassen, dass Sie bei Ihrer letzten Geschäftsreise 256 US-Dollar ausgegeben haben.
Als ich eine Mitarbeiterin fragte, warum sie ihre Quittungen nicht zu einem relativ geringen Preis beigelegt hat - eine, die ich voll und ganz genehmigt hätte -, gab sie zu, dass sie befürchtet hatte, dass ich den Artikel nicht genehmigen könnte, und vergaß einfach, nach einer Quittung zu fragen. Sie hatte recht: Ich habe es nicht gutgeheissen. Aber nicht, weil ich Einwände gegen den Kauf hatte - weil ich keine Beweise dafür hatte, dass es tatsächlich passiert ist.
Schneller Tipp: Wischen Sie den Briefumschlag des Hotels aus Ihrem Zimmer und bewahren Sie ihn in Ihrer Handtasche oder Aktentasche auf. Wickeln Sie ein großes Gummiband um Ihre Brieftasche, um Sie daran zu erinnern, nach der Quittung zu fragen. Lassen Sie diese Quittung dann in den Umschlag fallen, sobald Sie sie erhalten haben. Und wenn die Ausgaben ungewöhnlich sind, schreiben Sie sie auf die Rückseite, bevor Sie sie ablegen.
Jedes Unternehmen und jeder Chef hat eine andere Herangehensweise an den Umgang mit Ausgaben, was bedeutet, dass es keine feste Regel gibt, die für jede Situation gilt. Aber halten Sie sich an diese Richtlinien, und Ihr Chef wird niemals einen Grund haben, Ihr bestes Urteilsvermögen in Frage zu stellen.
