Zuvor waren die Geschäfte in ihren Büros untergebracht, wo Mitarbeiter pflichtbewusst eintrafen, acht oder neun Stunden im Schichtdienst arbeiteten und dann arbeiteten. Jetzt greifen Mitarbeiter zu ihren Blackberry-Computern, Laptops oder iPads, finden WLAN-Zugang und sind jederzeit und überall gut zu erreichen … mithilfe von Tools für die Online-Zusammenarbeit, um die Arbeit zu erledigen.
Um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre mobilen Arbeitskräfte optimal zu nutzen, wurden zahlreiche Tools für die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Funktionen entwickelt, die sich an jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, anpassen. Die Auswahl des richtigen Tools hilft Ihnen, Dokumente nicht nur problemlos auszutauschen, sondern schafft auch die richtige Atmosphäre für die Teambildung, unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden. Hier sind fünf der besten verfügbaren Online-Collaboration-Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre mobilen Arbeitskräfte durch einfache Dokumentfreigabe optimal zu nutzen und eine großartige Team-Building-Atmosphäre zu schaffen:
1. Huddle - Eines der bekanntesten Online-Tools für die Online-Zusammenarbeit. Huddle ist eine Plattform, auf der Mitarbeiter in Echtzeit zusammenarbeiten und Dokumente unabhängig vom Standort erstellen und bearbeiten können. Benutzer können auf einfache Weise Teams erstellen, die in einem einzigen Arbeitsbereich zusammenarbeiten, indem sie Kollegen per E-Mail einladen. Sobald die Einladung angenommen wurde, können alle Teammitglieder mit dem Hochladen und Bearbeiten von Dokumenten beginnen und sich gegenseitig Aufgaben zuweisen. Huddle verfolgt alle vorgenommenen Änderungen und hält die Originaldokumente verfügbar, was eine der nützlichsten Funktionen ist.
Huddle verfügt über eine intuitiv zu bedienende, intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche, sodass diejenigen, die noch nie ein Online-Tool für die Online-Zusammenarbeit verwendet haben, schnell herausfinden können, wie sie alle verfügbaren Funktionen optimal nutzen können. Das Einrichten eines Kontos bei Huddle dauert nicht mehr als ein paar Minuten. Wenn Sie also nach einem Werkzeug suchen, das Sie schnell einsetzen können, könnte Huddle Ihre Wahl sein.
Das kostenlose Konto ermöglicht Benutzern das Speichern von bis zu 100 MB in Dateien. Daher ist es für diejenigen ausreichend, die hauptsächlich mit Textverarbeitungsdokumenten arbeiten. Menschen, die mehr Speicherplatz benötigen, müssen jedoch zusätzlich zahlen. Die Preise beginnen bei 8 US-Dollar pro Monat und können eine Vielzahl von Funktionen enthalten, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
2. Basecamp Laut Hersteller haben mehr als fünf Millionen Menschen auf der ganzen Welt Gebrauch gemacht. Es ist ein sehr einfaches Projektmanagement-Tool, vielleicht das mit Abstand beste Tool in dieser Liste für diejenigen, die noch nie zuvor die Collaboration-Tools (oder sogar das Internet!) Verwendet haben. Wie bei Huddle ist die Anmeldung schnell und einfach.
Die Oberfläche ist sehr einfach, vielleicht zu sehr, da sie so einfach ist, dass sie manchmal unfertig erscheint. Aber was dem Werkzeug in Aussehen fehlt, macht es in der Nützlichkeit wett. Die Nachrichtenfunktion sieht zum Beispiel wie ein Message Board aus, sodass Benutzer alle Diskussionen zu einem Projekt an einem einzigen Ort aufbewahren können. Wenn einige der Nachrichten nicht für die gesamte Gruppe bestimmt sind, können Benutzer angeben, wer berechtigt ist, diese Nachrichten anzuzeigen. Wenn eine neue Nachricht gepostet wird, wird das Team per E-Mail benachrichtigt, sodass keine Nachrichten versäumt werden. Basecamp sendet sogar eine Digest-E-Mail, in der über die Aktivitäten des Vortags berichtet wird, sodass der Fortschritt eines Projekts leicht verfolgt werden kann. Wie die meisten Online-Tools für die Online-Zusammenarbeit verfolgt sie jede Version jeder hochgeladenen Datei. Basecamp eignet sich auch für Unternehmen, die Mitarbeiter in mehreren Ländern haben, da es in vielen Sprachen verfügbar ist.
Basecamp ist jedoch nicht das beste Werkzeug für alle, die eine kostenlose Plattform suchen. Während es eine kostenlose Testversion gibt, beginnt das Produkt bei 49 US-Dollar pro Monat.
3. Wrike - Dies ist ein Online-Collaboration-Tool mit E-Mail im Kern. Sie können Projekte zur Plattform hinzufügen, indem Sie E-Mails mit beliebigen Aufgaben zu Ihrem Wrike-Konto senden. Nachdem Sie ein Projekt erstellt haben, können Sie die Zeitleiste in Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen oder sogar Jahren anzeigen lassen, sodass die Berichterstellung für einen bestimmten Zeitraum sehr einfach ist. Von Anfang an werden die Benutzer feststellen, dass Wrike ein umfangreiches Werkzeug ist. Die Benutzeroberfläche ist zwar auf Funktionalität ausgerichtet, ist jedoch für Anfänger nicht die beste Option, da sie etwas überwältigend sein kann.
Nachdem Sie eine Aufgabe in Wrike erstellt haben, wird ein Startdatum angegeben, und Sie können dann die Dauer und das Fälligkeitsdatum eingeben. Sie können der Aufgabe auch eine detaillierte Beschreibung geben und alle relevanten Dokumente hinzufügen. Sie weisen Aufgaben zu, indem Sie Ihren Kollegen E-Mail-Adressen hinzufügen. Diese erhalten dann eine E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass sie Maßnahmen ergreifen müssen. Wrike informiert Sie auch über Änderungen an Aufgaben, die Ihnen gehören oder die Ihnen zugewiesen wurden. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht ständig beim Dienst anmelden, um zu sehen, ob Änderungen vorgenommen wurden.
Wrike eignet sich sowohl für kleine als auch für große Unternehmen, da es bis zu 100 Benutzer gleichzeitig verarbeiten kann, jedoch zu hohen Kosten von 229 US-Dollar pro Monat. Der günstigste Plan, der bis zu fünf Benutzer zulässt, kostet 29 US-Dollar pro Monat. Es gibt eine kostenlose Testversion. Wenn Sie also sehen möchten, ob Wrike für Sie geeignet ist, müssen Sie sich nur für eine Anmeldung anmelden.
4. OneHub - Mit diesem Online-Collaboration-Tool können Benutzer virtuelle Arbeitsbereiche erstellen, die Hubs genannt werden. Die Anmeldung bei OneHub ist einfach, wenn Sie über ein Google-Konto verfügen. Sie müssen lediglich Ihren Google Mail-Benutzernamen und Ihr Kennwort verwenden und OneHub den Zugriff auf Ihre E-Mail-Adresse erlauben. Sobald Sie sich angemeldet haben, haben Sie sofort Ihren ersten Arbeitsbereich, den Sie vollständig anpassen können. Dies ist der größte Vorteil von OneHub gegenüber den anderen Tools. Das bedeutet, dass Sie als Hub-Ersteller die Benutzeroberfläche vollständig steuern können, sodass OneHub genau zu Ihren Teamzwecken passt.
Das Hochladen von Dateien ist so einfach wie das Ziehen der Dateien von Ihrem Desktop in das Upload-Widget von OneHub. OneHub-Uploads sind unglaublich schnell, so dass Dokumente fast sofort für die Freigabe verfügbar sind. Auf der Aktivitätsregisterkarte können Sie sich über alles informieren, was mit Ihrem Hub los ist. Hier erfahren Sie, wer was hinzugefügt / geändert hat, und es wird ein Link zu der Seite mit den neuesten Ergänzungen angezeigt. Außerdem werden die Aktionen farblich markiert, sodass Sie die neuesten Updates für den Hub auf einen Blick sehen können.
Der kostenlose Plan ermöglicht 512 MB Speicherplatz und nur einen Arbeitsbereich. Wenn Sie jedoch mehr Speicherplatz und Funktionalität benötigen, können Sie Ihr Konto für eine monatliche Gebühr aktualisieren. Die Pläne beginnen bei 29 US-Dollar pro Monat und reichen bis zu 499 US-Dollar pro Monat.
5. Google Docs - Google Docs wurde für den Wettbewerb mit Microsoft Office entwickelt und ist auch ein hervorragendes Tool für die Online-Zusammenarbeit. Für diejenigen, die über Google Mail verfügen, ist keine Anmeldung erforderlich, da automatisch eine Verknüpfung zu Ihrem Google Mail-Konto hergestellt wird. Ansonsten dauert die Anmeldung nur wenige Minuten. Eine der coolsten Funktionen dieses Tools besteht darin, dass Kollegen ihre Änderungen an Dokumenten in Echtzeit sehen können, während sie getippt werden. Wenn mehr als eine Person Änderungen an einem Dokument vornimmt, folgt ein farbiger Cursor den Änderungen der jeweiligen Person und der Name der Person befindet sich über dem Cursor, sodass keine Verwechslung mit der Änderung der Person besteht. Außerdem verfügt Google Text & Tabellen über eine Chat-Funktion. Wenn ein Dokument geändert wird, können Mitarbeiter in Echtzeit chatten.
Für diejenigen, die Microsoft Office verwendet haben, ist Google Text & Tabellen ein einfacher Übergang. Es hat eine sehr saubere und benutzerfreundliche Oberfläche und ist ein hervorragendes Werkzeug für die Zusammenarbeit bei Textverarbeitungsdokumenten oder Tabellenkalkulationen. Der einzige Nachteil ist, dass es grundlegend für die Zusammenarbeit ist und nicht so viele Funktionen bietet wie Huddle oder Wrike.
Dies ist eine attraktive Plattform für Teams, die ein kostenloses webbasiertes Tool mit grundlegenden Funktionen für die Zusammenarbeit suchen.