Eine Frage, die mir häufig von Kunden gestellt wird, ist, welches Format sie verwenden sollten, um Dokumente zu ihrer Website hinzuzufügen. In vielen Fällen wurden diese Dokumente in Microsoft Word erstellt, aber nicht jeder hat diese Software. Aus diesem und anderen Gründen (Dateigröße, Dateien können bearbeitet werden usw.) möchten Sie wahrscheinlich keine Dokumente mit Kundenkontakt in Ihre Website als Word-Datei einfügen. Stattdessen ist das Dateiformat, das ich empfehle, eine PDF-Datei.
Das PDF-Format von Adobe (Portable Document Format) eignet sich hervorragend zum Hinzufügen von Dokumenten zu einer Website. Dies gilt insbesondere, wenn diese Dokumente gedruckt werden müssen oder wenn sie zu komplex sind, was es schwierig macht, den Inhalt für eine Webseite passend zu gestalten. Ein typisches Beispiel hierfür sind medizinische Formulare, die ausgefüllt werden müssten, bevor ein neuer Patient zu einem Büroraumbesuch kommt.
Einem Patienten den Besuch der Website zum Herunterladen und Drucken dieses Formulars vor seinem Besuch zu gestatten, ist wesentlich effizienter, als dem Büro eine physische Kopie des Formulars an diesen Patienten zu senden - und das Verwenden eines PDFs, das gedruckt und von Hand ausgefüllt wird Oftmals ist es wünschenswerter, diese Informationen über ein Webformular zu sammeln, da die Informationen möglicherweise sensibel sind (und die strengen Sicherheitsanforderungen, die Ihre Website für die Erfassung dieser Daten einhalten muss).
Dieses Beispiel eines medizinischen Formulars ist nur ein Grund, ein PDF zu verwenden. Andere häufige Anwendungen, die ich gesehen habe, sind:
- Detailprotokoll der Vorstandsmitglieder, in dem Sie den Inhalt den Lesern zur Verfügung stellen möchten, ihn jedoch nicht leicht bearbeitbar machen möchten.
- Bieten Sie größere Dokumente an, wie z. B. Mitarbeiterhandbücher, die problemlos gedruckt werden können (und auch nicht leicht bearbeitet werden können).
- Präsentieren Sie gedruckte Arbeiten im Portfolio eines Designers.
Letztendlich ist das Hinzufügen von PDFs zu einer Website unglaublich einfach. Sehen wir uns an, wie einfach es ist, eine PDF-Datei in Ihre Site aufzunehmen.
Schritt 1 - Sie benötigen ein PDF
Der erste Schritt in diesem Prozess ist das Erstellen der PDF-Datei. Sie können zwar die professionelle Version von Adobe Acrobat erwerben, um diese Dokumente zu erstellen, aber Sie können dies auch von vielen anderen Anwendungen wie Microsoft Word aus tun, indem Sie die Funktion "Drucken" verwenden und PDF als Option auswählen.
Wenn Ihnen dies nicht zur Verfügung steht, gibt es eine Reihe kostenloser PDF-Konverter-Tools, die online verfügbar sind, einschließlich PDF Converter, Online2PDF, CutePDF und viele mehr. Ich habe zwar eine Vollversion von Acrobat, nutze Bullzip PDF jedoch seit vielen Jahren, um PDF-Dokumente nach Bedarf auf anderen Systemen zu erstellen.
Sobald Sie Ihre PDF-Datei bereit haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Schritt 2 - Laden Sie Ihr PDF hoch
Sie müssen Ihr PDF zu Ihrer Webhosting-Umgebung hinzufügen. In einigen Sites, die einen CMS verwenden, kann diese Funktionalität integriert sein. In anderen Fällen verwenden Sie einfach ein Standard-FTP-Programm, um diese Dateien den Verzeichnissen Ihrer Website hinzuzufügen.
Wenn Sie viele PDF-Dateien haben, sollten Sie diese in einem separaten Verzeichnis von Ihren HTML-Dateien ablegen. Das Hinzufügen dieser PDF-Dateien zu einem Ordner mit einem Namen wie "Dokumente" ist ziemlich üblich. Dies erleichtert zukünftige Updates und das Auffinden der Dateien (aus demselben Grund befinden sich die Grafikdateien Ihrer Website in einem Ordner mit dem Namen "images" usw.).
Schritt 3 - Link zu Ihrem PDF
Wenn das PDF (oder die PDFs) bereits vorhanden ist, müssen Sie lediglich einen Link zu ihnen erstellen. Sie können eine Verknüpfung zu Ihrer PDF-Datei wie jede andere Datei erstellen. Fügen Sie einfach einen Anker-Tag um den Text oder das Bild hinzu, den Sie mit der PDF-Datei verknüpfen möchten, und geben Sie den Dateipfad ein. Ihr Link könnte zum Beispiel so aussehen:
Text hier verknüpfen
Zusätzliche Tipps:
- In den vergangenen Jahren wurden viele Websites mit der Acrobat Reader-Website verlinkt, um Personen, die diese Software nicht installiert haben, beim Herunterladen zu helfen, damit sie Ihre Datei anzeigen können. Die Realität ist, dass aktuelle Webbrowser PDF-Dokumente tatsächlich inline anzeigen. Das bedeutet, dass sie sie standardmäßig nicht auf den Computer des Benutzers herunterladen, sondern sie direkt in diesem Browser anzeigen. Aus diesem Grund ist es heutzutage nicht mehr so wichtig, den Link zum Herunterladen der Software hinzuzufügen. Wenn Sie dies jedoch vorziehen, kann dies sicherlich nicht schaden (es kann jedoch dazu führen, dass Ihre Website ein wenig veraltet wirkt).
- Verwenden Sie Acrobat-Dateien für Dokumente, die nicht von Personen bearbeitet werden sollen, indem sie sichere PDFs erstellen. Wenn Sie über eine professionelle Version der Software verfügen, können Sie Änderungen vornehmen, es sei denn, Sie schützen das Dokument vor dem Zulassen dieser Änderungen.
