Die Entscheidung, welches EDMS-Paket für Ihre Arbeit geeignet ist, ist der Schlüssel für die erfolgreiche Implementierung von Dokumentenverwaltungsverfahren in Ihrem Büro. Werfen wir einen Blick auf die fünf größten Pakete und wägen Sie die Vor- und Nachteile ab, bevor Sie kaufen.
Vault-Zusammenarbeit
Autodesk Vault Collaboration gibt es in zwei Ausführungen: Vault für AEC und Vault for Manufacturing. Je nachdem, welche Art von Arbeit Sie ausführen, erhalten Sie auf jeden Fall alle EDMS-Tools, die Sie benötigen. Da Vault ein Autodesk-Produkt ist, können Sie sich darauf verlassen, dass diese vollständig entwickelt und eng in die entsprechende Autodesk-Designsoftware integriert sind. Jedes Programm verfügt über erweiterte Funktionen, wenn Sie AutoCAD-Verticals als primäres Designpaket verwenden. Das bedeutet nicht, dass Vault auf die Arbeit mit diesen Programmen beschränkt ist. Vault kann auch in MicroStation und die gesamte Microsoft Office-Produktlinie integriert werden. Die wahre Stärke liegt jedoch darin, wie gut es in die verschiedenen Autodesk-Designpakete eingebunden werden kann.
Mein Team arbeitet im Bereich Infrastruktur und Civil 3D ist unsere wichtigste Konstruktionssoftware. Aus diesem Grund stellen wir unser gesamtes Unternehmen von Meridian auf Vault AEC Collaboration um, da wir dadurch zusätzliche Vorteile für den Datenaustausch mit anderen Dateien haben, die keine andere EDMS-Software bieten kann. Da Civil 3D alle Konstruktionsinformationen (Ausrichtungen, Flächen usw.) in einer einzigen Zeichnung erstellt, müssen Sie manuell eine Datenreferenz erstellen, damit Benutzer diese Daten Dateien gemeinsam nutzen können. In Vault AEC ist diese Funktionalität bereits integriert: Wenn Sie eine Datei in Civil 3D schließen, greift Vault ein und fragt Sie, ob Sie diese Konstruktionsinformationen für jede andere Zeichnung im Vault-Projekt freigeben möchten. Ein Knopfdruck und ein früher verwirrender manueller Prozess werden auf konsistente und effiziente Weise durchgeführt.
Es gibt Dutzende anderer Integrationen zwischen Vault- und AutoCAD-Produkten, z. B. die automatische Verknüpfung mit dem Plansatz-Manager. So können Sie ganze Zeichnungssätze in einem Schritt erstellen und Ihre Titelblöcke und Deckblätter automatisch aktualisieren, wenn Sie die Projekteigenschaften ändern und Dateien hinzufügen oder löschen. Vault ist ein sehr leistungsfähiges und anpassbares EDMS-Paket, das meine beste Empfehlung für alle Benutzer von Autodesk-Produkten ist.
Meridian-Integration
Meridian Integration ist ein sehr leistungsfähiges EDMS-Paket mit einigen der fortschrittlichsten Integrationsfunktionen, die auf dem Markt erhältlich sind. Meridian arbeitet mit fast allen gängigen Softwarepaketen Ihres Systems zusammen und verfügt über eine hochentwickelte Schnittstelle mit allen gängigen CAD-Systemen. Meridian konzentriert sich zwar nicht auf eine bestimmte AEC-Branche, verfügt jedoch über sehr schöne generische Steuerelemente für die Integration in Ihre Standard-AutoCAD-, MicroStation- und andere Zeichnungspakete. Um darüber hinauszugehen, hat Meridian eine programmierbare Benutzeroberfläche geöffnet, mit der Sie das Programm anpassen können, um auf nahezu alle Funktionen in diesen CAD-Systemen zuzugreifen.
Diese Skalierbarkeit ist eine der Stärken von Meridian. Sie können das Programm mit nur wenig Programmierung wirklich an Ihren eigenen Workflow-Prozess anpassen. Wenn Sie keinen Programmierer haben, bieten die meisten Wiederverkäufer Anpassungen zu günstigen Preisen an. Wir haben dieses Programm in unserer jetzigen Position fast ein Jahrzehnt lang eingesetzt und es ist uns gelungen, mit minimalen Investitionen einige wirklich zeitsparende Funktionen zusammenzustellen. Projektverlagerungen, Batch Plotting, elektronische Signaturen und ein halbes Dutzend weiterer Anpassungen haben uns unzählige Tausende von abrechnungsfähigen Stunden erspart.
Meridians Fähigkeit, Änderungen an einer Datei zu verfolgen, Backups und Revisionen mit einem einzigen Mausklick zu erstellen und Dateien anzuzeigen und rote Linien anzuzeigen, ohne die eigentliche Zeichnung öffnen zu müssen, sind fantastische Werkzeuge. Ich möchte Sie jedoch darauf hinweisen, dass es sich um ein komplexes System handelt und dass es eine bestimmte Lernkurve gibt, um die Benutzer mit dem System vertraut zu machen. Meridian ist sehr auf Autodesk Inventor ausgerichtet, aber es ist so konfigurierbar, dass die Anpassung an unterschiedliche Branchen kein Problem darstellt. Bei der Arbeit mit Inventor können Sie jedoch Teilekataloge erstellen, Komponentenrevisionen nachverfolgen und Visualisierungsdateien erstellen. Wenn Inventor Ihr Hauptdesignprogramm ist, ist Meridian definitiv das richtige Paket für Sie.
Geschickt
Adept von Synergis Software ist eine voll ausgestattete Engineering Document Management Software, die alle Standard-Kernverfahren enthält, die Sie wahrscheinlich in jedem erweiterten EDMS-System finden werden. Es ermöglicht die vollständige Metadaten-Konfiguration benutzerdefinierter Felder, das Ein- und Auschecken von Dokumenten durch Benutzer, die Versionskontrolle und Prüfprotokolle, um zu verfolgen, wer wann was zu allen Ihren Dateien gemacht hat.
Adept konzentriert sich stark auf die Fertigungsindustrie und die Integration mit Programmen wie Inventor und SolidWorks. Dies bedeutet, dass Adept die Möglichkeit hat, direkt mit Zeichnungselementen wie Attributen und Blocknamen zu verknüpfen, um automatisch Stücklisten und Stücklisten zu erstellen. Adept verfügt außerdem über einen integrierten Client, der in jeder AutoCAD-Software ausgeführt wird, um Benutzern den direkten Zugriff auf die Projektdateistrukturen zu ermöglichen, ohne AutoCAD verlassen zu müssen. Ebenso ist Adept identisch mit der MicroStation-Produktlinie von Bentley integriert.
Da Adept sich so stark auf die Fertigung konzentriert, ist die Integration von Adept mit SolidWorks von Dassault-Systemen eine der stärksten Komponenten. Benutzer können auf Teile und Baugruppen zugreifen, Statusabfragen ausführen, sogar mehrere Versionen durchsuchen und Komponenten ihres Designs automatisch über den Adept-Aufgabenbereich aktualisieren, der vollständig in SolidWorks ausgeführt wird.Durch diesen Bereich können Sie zu einem beliebigen Teil oder einer Baugruppe navigieren und mit der Maus darüber fahren, um QuickInfos mit dem aktuellen Status jedes Teils anzuzeigen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei in der Datenbank klicken, um sie zu öffnen / bearbeiten, ohne die geöffnete Datei verlassen zu müssen. Das spart viel Zeit: Sie können Teile Ihres Designs im Handumdrehen ändern und sofort sehen, dass sich die Änderungen in Ihren Gesamtplänen widerspiegeln, ohne dass Sie eine Datei schließen müssen.
Das einzige Negativ von Adept ist auch das größte Positive: Es ist wirklich für die produzierende Industrie gedacht. Wenn dies Ihre Welt ist, ist Adept vielleicht das richtige EDMS für Sie. Wenn Sie hauptsächlich in einer anderen AEC-Branche arbeiten, sollten Sie dieses Paket vermeiden und nach etwas suchen, das für Ihre Tätigkeit besser geeignet ist.
AutoEDMS
AutoEDMS von ACS Software ist eine Engineering Document Management Software, die kleinere Unternehmen ansprechen kann. AutoEDMS enthält die standardmäßigen Steuerelemente zum Einchecken / Auschecken, Workflow, Revision und Titelblock, die Sie in jedem EDMS-Paket erwarten, aber darüber hinaus sind die Dinge recht einfach. AutoEDMS verfügt weder über die fortschrittlichen Daten- und Bauteileverknüpfungen, die viele seiner Mitbewerber haben, noch verfügt es über die High-End-Tools zur Anpassung und Integration der größeren Programme. Das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache. Manchmal benötigen Sie nur eine einfachere Benutzeroberfläche. Warum sollten Sie also ein Programm kaufen, das Ihnen mehr bietet, als Sie jemals brauchen werden?
AutoEDMS ist eher ein generisches Dokumentenverwaltungssystem, das die grundlegende Steuerung einer zentralen Datenbank zum Speichern und Bearbeiten Ihrer Dateien ermöglicht, anstatt sich auf branchenspezifische Designpakete zu konzentrieren. Es lässt sich in AutoCAD, MicroStation, SolidWorks und andere ähnliche Produkte integrieren, bietet jedoch nicht die vollständig erweiterte Datenverknüpfung, die andere EDMS-Pakete bieten.
Wenn Sie zum ersten Mal in ein EDMS wechseln möchten, ist dies möglicherweise eine gute Wahl für Sie. Die einfachere Benutzeroberfläche macht Ihre Mitarbeiter mit den grundlegenden Konzepten des Dokumentenmanagements vertraut, ohne das Thema mit Dutzenden erweiterter Funktionen zu verwechseln, die Sie möglicherweise nie benötigen. Beginnen Sie mit kleinerer Software wie dieser und geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern Zeit, sich in einer EDMS-Umgebung wohl zu fühlen, bevor Sie zu einem stabileren Paket wechseln, das auf Ihre Branche spezialisiert ist.
Control Central
Content Central von Ademero ist mehr ein reines Dokumentenverwaltungspaket als ein EDMS-System. Da Sie jedoch die Möglichkeit haben, jeden Dateityp mit seinem nativen Programm zu speichern und darauf zuzugreifen, habe ich mich entschlossen, sie hier einzufügen. Content Central ist ein erweitertes Dateiverwaltungssystem, mit dem Sie alle Dateien innerhalb einer definierten Projektordnerstruktur behalten und jeder Datei innerhalb dieser Struktur erweiterte Informationen zuweisen können. Es verfügt über standardmäßige Check-In / Out-Funktionen sowie Tools für die automatische Benennung und Indexierung von Dateien.
Im Gegensatz zu den meisten anderen EDMS-Paketen verfügt Control Central auch über integrierte Funktionen zum Scannen von Dokumenten und zur Verwendung von automatischen Erkennungsfunktionen, um festzustellen, was sie sind und wo sie sich in Ihrem Projekt befinden. Dies kann ein sehr schönes Feature für den Umgang mit Rechnungen und Verträgen von Beratern und Kunden sein. Dieses Programm verfügt auch über ein sehr schönes System zur Überwachung von Genehmigungen und zur gemeinsamen Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern.
Aus technischer Sicht ist dieses Paket etwas begrenzt. Es verfügt nicht über die von Ihnen gewünschte Integration in Ihr Designpaket, und es verfügt nicht über ein einfaches Plug-In für den Zugriff auf die Datenbank von anderer Software aus. Der größte Teil Ihrer Dateiverwaltung sollte direkt über den Control Central-Client erfolgen, der Ihre Dateien in dem Programm startet, in dem sie erstellt wurden, wenn Sie darauf doppelklicken. Diese Software scheint mehr auf ein generisches Büromanagementmodell als auf ein ingenieurtechnisches zu fokussieren, verfügt jedoch über nette Funktionen, die für kleine und mittlere AEC-Unternehmen übernommen werden können.
