Der Seriendruck ist ein Werkzeug, das die Erstellung einer Gruppe von Dokumenten vereinfacht, die ähnlich sind, jedoch eindeutige und variable Datenelemente enthalten. Dies wird erreicht, indem eine Datenbank, die diese Datenelemente enthält, mit einem Dokument verbunden wird, das Merge-Felder enthält, in die diese eindeutigen Daten eingefügt werden.
Seriendruck spart Ihnen Zeit und Mühe, indem Sie standardisierte Daten wie Namen und Adressen in ein Dokument eingeben. Sie können beispielsweise einen Serienbrief mit einer Gruppe von Kontakten in Outlook verknüpfen. Dieser Brief kann ein Zusammenführungsfeld für die Adresse jedes Kontakts und eines für den Namen des entsprechenden Kontakts als Teil der Anrede des Briefs enthalten.
Verwendung von Seriendruck
Mail Merge zaubert für viele Menschen Gedanken an Junk-Mail. Zwar verwenden Marketingfachleute die Serienbriefe unbestreitbar, um große Mengen an E-Mails schnell und einfach zu generieren. Viele andere Verwendungsmöglichkeiten können Sie jedoch überraschen und die Art und Weise, wie Sie einige Ihrer Dokumente erstellen, ändern.
Sie können den Seriendruck verwenden, um alle Arten von gedruckten Dokumenten sowie elektronisch verteilte Dokumente und Faxe zu erstellen. Die Arten von Dokumenten, die Sie mit einem Seriendruck erstellen können, sind praktisch unbegrenzt. Hier sind einige Beispiele:
- Kataloge
- Vorräte
- Rechnungen
- Etiketten
- Umschläge
- Und natürlich Briefe
Durch die Verwendung des Seriendrucks kann die Produktivität erheblich gesteigert werden. Es kann auch die Wirksamkeit der von Ihnen erstellten Dokumente erhöhen. Wenn Sie beispielsweise Buchstaben mit Empfängernamen oder anderen Elementen anpassen, die für jeden Empfänger spezifisch sind, präsentieren Sie ein ausgefeiltes, persönliches Bild, das die Bühne für das gewünschte Ergebnis bereitstellt.
Anatomie eines Seriendrucks
Ein Seriendruck besteht aus zwei Hauptteilen: dem Dokument und der Datenquelle (auch Datenbank genannt). Microsoft Word vereinfacht Ihre Arbeit, indem Sie andere Office-Anwendungen wie Excel und Outlook als Datenquellen verwenden können. Wenn Sie über die vollständige Office-Suite verfügen, ist die Verwendung einer ihrer Anwendungen als Datenquelle einfach, bequem und dringend empfohlen. Wenn Sie beispielsweise Kontakte verwenden, die Sie bereits in Ihren Outlook-Kontakten eingegeben haben, müssen Sie diese Informationen nicht erneut in eine andere Datenquelle eingeben. Durch die Verwendung einer vorhandenen Excel-Kalkulationstabelle können Sie Ihre Daten noch flexibler gestalten als die Datenquelle, die Word erstellt.
Wenn Sie nur über das Word-Programm verfügen, können Sie die Seriendruckfunktion jedoch weiterhin verwenden. Word bietet die Möglichkeit, eine vollständig anpassbare Datenquelle zu erstellen, die Sie für den Seriendruck verwenden können.
Seriendruck einrichten
Ein Seriendruck mag kompliziert und komplex erscheinen - datenintensive Dokumente, die sich auf große Datenbanken stützen, können durchaus sein. Word vereinfacht jedoch die Einrichtung eines Seriendrucks für allgemeine Zwecke, indem Assistenten bereitgestellt werden, die Sie durch den Prozess der Verknüpfung Ihres Dokuments mit einer Datenbank führen. Im Allgemeinen können Sie den Vorgang in weniger als 10 einfachen Schritten abschließen, einschließlich der Suche nach Fehlern und deren Behebung. Das ist weniger als die manuelle Vorbereitung des Dokuments, und dies mit viel weniger Zeit und Aufwand.
