Groupware-Definition und Vorteile von Collaboration-Software

Der Begriff Groupware referenziert verschiedene Arten von computergestützten kollaborativen Arbeitsumgebungen. Mit dem Schwerpunkt auf Interoperabilität und kollektivem Arbeiten in einem Multi-User-Umfeld fungiert Collaboration-Software als Portal, auf dem Benutzer versionsgesteuerte Dokumente erstellen und aktualisieren, Online-Inhalte verwalten, Ressourcen wie Kalender und Posteingänge gemeinsam nutzen und Chat- und Messaging-Funktionen nutzen .

In einigen Fällen ist Groupware ein eigenständiges Tool, wie bei der OnlyOffice-Plattform für die Dokumentzusammenarbeit oder der Intuit Quick Base-Plattform für das Datenmanagement. In anderen Fällen funktioniert die Groupware wie ein Content-Management-System (wie bei WordPress) oder als voll ausgestattetes Intranet (wie bei SharePoint).

Der Begriff Groupware deckt sowohl sehr breite als auch sehr spezifische Softwareimplementierungen ab. Allen Definitionen gemeinsam ist jedoch, dass mehrere Benutzer in derselben Umgebung mit denselben Tools und Prozessen zusammenarbeiten.

Vorteile und Funktionen von Groupware

Mit Groupware können sowohl Mitarbeiter vor Ort als auch geografisch verteilte Teammitglieder über das Internet oder ein Intranet zusammenarbeiten. Diese Softwareanwendungen bieten normalerweise viele Vorteile:

Authentifizierung und Protokollierung- Standardmethoden für den Zugriff auf die Groupware, Protokolle, wer was tut, Datensätze, die den gesetzlichen Ermittlungsanforderungen entsprechen
KommunikationChat-Tools, Diskussionsgruppen mit Thread, private Postfächer
Interaktive Arbeit-Polls, Echtzeitbearbeitung von Dateien, Verwaltung gemeinsamer Aufgaben
Auffindbarkeit- zentrale Speicherung von Dateien und Informationsressourcen durch ein robustes Suchwerkzeug
Koordinierte Arbeitsabläufe- Von der Groupware verwaltete Prozesse, die Genehmigungen, Überprüfungen, Korrekturlesen usw. abwickeln, sowie Unterstützung für Projektmanagementprozesse
Enterprise Knowledge Management- interne Wikis, geschützte Referenzdokumente, Gruppenlesezeichen, gemeinsame Kennwort-Repositorys, Versionskontrollverläufe
Soziales Engagement und Reputationsmanagement-Benutzergruppen, Profilabzeichen, Profilanpassung durch Benutzer, Gamification über Benutzerebenen und Benutzerbeteiligungswettbewerbe

Nicht nur die Mitarbeiter großer Unternehmen profitieren von der Verwendung von Groupware. Für Unternehmer und Freiberufler ermöglichen diese Tools das problemlose Filesharing, die Zusammenarbeit und die Kommunikation über Projekte mit Remote-Clients. Dies alles bequem von zu Hause aus.

Verschiedene Groupware-Lösungen unterstützen unterschiedliche Funktionen. Die meisten Groupware-Umgebungen bieten nicht alle oben aufgeführten Funktionen, viele bieten jedoch eine Teilmenge in verschiedenen Kombinationen. Eine Herausforderung bei der Auswahl der richtigen Groupware-Lösung für ein bestimmtes Geschäftsbedürfnis besteht darin, die Leistungsmerkmale der jeweiligen Plattform im Verhältnis zu den Anforderungen des Unternehmens abzuwägen.

Groupware-Softwarebeispiele

IBM Lotus Notes (oder Lotus Software per IBM Lotus-Website) war eine der frühesten Softwarepakete für die Zusammenarbeit und wird noch heute in vielen Büros eingesetzt. Microsoft SharePoint ist eine weitere große Groupware-Lösung, die in großen Unternehmen etabliert ist.

Zu den umfangreichen umfassenden Groupware-Suiten, die über die Angebote von IBM und Microsoft hinausgehen, gehören:

G-Suite - Googles Plattform für E-Mail, Dokumente und soziale Zusammenarbeit
Zoho One - eine geschäftsorientierte Suite für kleine und mittlere Unternehmen
Salesforce - eine Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement

Darüber hinaus bietet ein florierendes Ökosystem von Groupware mit gezielten Anwendungsfällen Flexibilität, um Best-of-Breed-Lösungen für die Verwendung mit oder anstelle einer teureren umfassenden Groupware-Suite zu finden: