Als Geschäftsinhaber oder Manager wissen Sie bereits genau, wie wichtig es ist, die richtige Datenbank zu haben. Von der Bestandsaufnahme und dem Versand bis hin zu Mitarbeitern und Kunden wissen Sie, dass selbst ein langsamer Tag viel Datenpflege erfordert. Die eigentliche Frage ist, welche Art von Datenbank benötigen Sie? Hoffentlich haben Sie nicht versucht, diese Informationen in Microsoft Excel zu speichern. Wenn dies der Fall ist, möchten Sie möglicherweise mit einer Basisdatenbank wie Microsoft Access beginnen, damit Sie die Daten problemlos in die Datenbank übertragen können.
Die Art und Größe des Shops, den Sie betreiben, macht einen großen Unterschied, welche Art von Datenbank am sinnvollsten ist. Wenn Ihr Geschäft regelmäßig auf Bauernmärkten eingerichtet wird, haben Sie ganz andere Bedürfnisse als ein stationärer Laden. Wenn Sie Lebensmittel verkaufen, müssen Sie die Verfallsdaten im Inventar nachverfolgen. Wenn Ihr Ladengeschäft online ist, müssen Sie Gebühren, Versand und Überprüfungsinformationen nachverfolgen. Es gibt jedoch eine Reihe von Dingen, die alle Geschäfte gemeinsam haben, wie z. B. Inventar und Cashflow. Um Ihnen zu helfen, die beste Datenbank für Ihre speziellen Anforderungen zu ermitteln, sollten Sie Folgendes beachten.
Informationen, die in der Datenbank erfasst werden sollen
Um ein Einzelhandelsgeschäft zu betreiben, müssen verschiedene Aspekte erfasst werden. Sie müssen nicht nur das Inventar im Auge behalten, sondern auch sicherstellen, dass Sie genügend Möglichkeiten haben, die Waren anzuzeigen (z. B. Behälter, Kleiderbügel, Ständer und Koffer), Vorräte, um den Preis der Waren anzuzeigen, Rechnungen, Verkaufsinformationen und Kundeninformationen. Es gibt viel zu verfolgen und Datenbanken vereinfachen die Verwaltung Ihres Shops.
Onlineshops können schwierig zu verwalten sein, da Sie viel mehr verfolgen müssen, z. B. Versand. Eine Datenbank erleichtert den Umgang mit all diesen verschiedenen Aspekten erheblich, ohne ständig auf Ihren Kunden- oder Umsatzverlauf zurückgreifen zu müssen. Sie können sogar Informationen wie Berichte exportieren und in Ihre Datenbank hochladen, damit Sie sich nicht mit den Problemen der manuellen Eingabe befassen müssen.
Entscheidung, ob Sie kaufen oder bauen
Ob Sie eine Datenbank kaufen oder aufbauen sollten, ist die große Frage. Sie hängt ganz von der Größe Ihres Unternehmens und von dem Ort ab, an dem Sie die Datenbank nutzen möchten. Wenn Sie gerade erst anfangen und Zeit haben (aber nur sehr wenig Bargeld), ist der Aufbau Ihrer eigenen Datenbank eine großartige Möglichkeit, um sie an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie gerade einen Online-Shop starten. Wenn Sie die Datenbank unmittelbar vor dem Öffnen Ihres Online-Einzelhandelsgeschäfts starten, haben Sie ein besseres Verständnis für Ihr Inventar und Ihren Ausgangspunkt. Dies ist eine fantastische Datenquelle, die in der kommenden Steuersaison leicht zugänglich ist. Sie hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihr Inventar und Ihre Kundendaten zu behalten.
Wenn Sie ein größeres Geschäft haben, insbesondere etwas wie ein Franchise, wird der Kauf einer Datenbank für Sie besser funktionieren. Es wird Ihnen durch all die Dinge helfen, die Sie sonst vergessen könnten. Die Chancen stehen gut, dass Sie keine Zeit haben, die Datenbank zu erstellen und zu verwalten. Sie können jederzeit Ihre eigenen Änderungen vornehmen.
Das richtige Datenbankprogramm finden
Wenn Sie sich für ein Datenbankprogramm entscheiden, müssen Sie viel Zeit darauf verwenden, die verschiedenen Optionen zu untersuchen. Es gibt eine Vielzahl von Arten von Einzelhandelsgeschäften, und der Datenbankmarkt richtet sich nach den besonderen Bedürfnissen dieser unterschiedlichen Arten. Wenn Sie mit Produkten und Lebensmitteln arbeiten, benötigen Sie eindeutig etwas, mit dem Sie leicht verderbliche Gegenstände nachverfolgen können. Wenn Sie ein Juweliergeschäft haben, müssen Sie die Versicherung der wertvollen Teile nachverfolgen können. Für Geschäfte, die über eine Online-Präsenz und eine Ziegel- und Mörteleinrichtung verfügen, benötigen Sie auf jeden Fall etwas, das viele verschiedene Aspekte für Inventar, Gebühren, Steuern und administrative Aspekte des Geschäfts abdeckt. Wenn Sie einen bestimmten Artikel ausverkauft haben, müssen Sie dies frühzeitig wissen, damit Sie ihn für den Online-Bereich des Shops sofort als ausverkauft markieren können.
Bevor Sie beginnen, überlegen Sie sich alles, was Sie nachverfolgen müssen, und stellen Sie sicher, dass die Datenbanken, die Sie in Betracht ziehen, mindestens diese Elemente enthalten. Es gibt viele Datenbanken auf dem Markt, so dass Sie alles, was Sie brauchen, zu einem sehr günstigen Preis bekommen können.
Erstellen Sie Ihre eigene Datenbank
Wenn Sie eine eigene Datenbank erstellen möchten, müssen Sie festlegen, welches Programm Sie verwenden möchten. Microsoft Access ist in der Regel das Standardprogramm, da es leistungsfähig und relativ kostengünstig ist. Sie können Daten aus Ihrer anderen Microsoft-Software importieren und exportieren (was sehr hilfreich ist, wenn Sie Informationen in Excel verfolgen). Sie können auch Ihre E-Mails, Verkaufsbriefe und andere Dokumentation (sowohl von Word als auch von Outlook) in die Datenbank laden und Vorlagen erstellen. Access bietet den zusätzlichen Vorteil, dass es eine beträchtliche Anzahl von kostenlosen Vorlagen und Dateien gibt, sodass Sie nicht ganz von vorne anfangen müssen. Sie können eine kostenlose Vorlage abholen und dann die erforderlichen Änderungen vornehmen, damit Ihre Datenbank alles enthält, was Sie benötigen.
Die Bedeutung der Instandhaltung
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Datenbank erwerben, müssen Sie sie pflegen, damit die Datenbank weiterhin für Sie nützlich ist. Wenn Sie nicht mit dem Inventar, den Adressen, den Änderungen in der Abrechnung oder den Gesamtumsätzen Schritt halten, wird die Datenbank letztendlich zu einem anderen Fixpunkt ohne Zweck. Denken Sie an Ihre Daten genauso wie an Ihre Buchhaltung. Wenn Sie nicht mit allen Transaktionen und Änderungen Schritt halten, werden Sie in Schwierigkeiten geraten.Sie müssen anfangs keine IT-Mitarbeiter haben, um das Problem zu lösen. Je größer Ihr Shop wird, desto mehr Zeit müssen Sie der Pflege und Verwaltung Ihrer Daten widmen.
