Als Adrean Turner eine neue Rolle als Kostenbuchhalterin antrat, war eine der Aufgaben, die ihr von ihrer Vorgängerin übertragen wurden, ein monatlicher Bericht, dessen Erstellung fast zwei Wochen dauerte. Sie verbrachte die ersten Monate in der Firma jeden Monat Stunden damit, auch wenn sich andere Aufgaben auf ihrem Schreibtisch häuften.
Dann wurde ihr etwas klar. Niemand - nicht einmal ihr Chef - hatte ihr jemals eine Rückmeldung zu dem Bericht gegeben. Es stellte sich heraus, dass sie es nicht betrachteten, geschweige denn sich mit den Daten befassten, die sie zur Verfügung stellte. Um ehrlich zu sein, sie hatte bessere Dinge zu tun, als so viel Zeit zu verbringen und sich so viel Mühe zu geben, dass niemand etwas daraus machte.
„Ich habe nach Wegen gesucht, um effektiver und effizienter zu werden“, sagt Turner, Muse-Karrieretrainer und Autor von FIT for Success. Eine dieser Möglichkeiten wäre, in ihrem Zeitplan Platz für Dinge zu schaffen, die mehr Einfluss hatten.
Wir könnten alle davon profitieren, die Dinge auf unseren To-Do-Listen und die Stunden in unseren Tagen etwas genauer zu untersuchen. Im Geiste des Frühjahrsputzes oder der Reinigung zu jeder Jahreszeit finden Sie hier sieben Tipps, mit denen Sie Ihren Zeitplan besser in den Griff bekommen.
1. Bestandsaufnahme und Verfolgen Sie Ihre Zeit
Sie können Ihren Zeitplan nicht wirklich bereinigen, wenn Sie nicht wissen, was darin enthalten ist - und das schließt alle Dinge in Ihrem wörtlichen und offiziellen Kalender und alle Dinge ein, die nicht enthalten sind. "Ich sage immer, wenn Sie Ihre Zeit besser verbringen möchten, müssen Sie herausfinden, wie Sie Ihre Zeit jetzt verbringen", sagt Laura Vanderkam, Autorin von Off the Clock: Fühlen Sie sich weniger beschäftigt, während Sie mehr erledigen . „Die Leute haben viele Geschichten, die sie sich über ihre Zeit erzählen“, fügt sie hinzu, aber diese Geschichten sind nicht immer genau.
Sie empfiehlt daher, Ihre Stunden für eine Woche oder sogar ein paar Tage mit einer App, einer Tabelle oder einem Blatt Papier zu protokollieren. Wenn Sie sich einmal genau angesehen haben, wohin Ihre Zeit jetzt geht, können Sie damit beginnen, zu sortieren und zu entscheiden, was zu tun ist.
Vanderkam sagt, du kannst Marie Kondo kanalisieren. Macht diese Yoga-Stunde am Mittwoch Freude? Was ist mit der Serie, die du dir ansiehst? - aber nur bis zu einem gewissen Punkt. „Es ist lächerlich zu glauben, dass alles Freude macht. Sie mögen Ihren Job lieben, aber Ihr Pendelverkehr wird keine Freude auslösen. Du liebst deine Kinder, aber das Wechseln einer Windel wird keine Freude bereiten “, sagt sie. Die Idee ist zu fragen: „Was verursacht die meisten Schmerzen? Und woran kann ich eigentlich etwas ändern? “
Turner macht eine ähnliche Übung mit Kunden, die Karriere machen oder dies oder jenes verfolgen möchten, sich aber so beschäftigt fühlen, dass sie nicht die Zeit haben, sich ihren Zielen zu widmen. Sie lässt sie zwei Wochen lang jede halbe Stunde ein Zeitprotokoll führen. Sie stellen oft fest, dass die Zeit, die sie damit verbracht haben, durch soziale Medien zu scrollen oder über ihre Lieblingssendung bei Slack zu plaudern, sich auf ein paar Stunden summiert, die sie für produktivere oder einfach nur für etwas, das ihnen wirklich Spaß macht, hätten verwenden können.
2. Bereinigen Sie wiederkehrende Besprechungen und Aufgaben
Sobald Sie wissen, was in Ihrem Kalender steht, können und sollten Sie sich erkundigen, warum , sagt Heather Yurovsky, eine Muse-Karrieretrainerin und Gründerin von Shatter & Shine. „Was ist der Zweck jeder Sache hier? Erreichen wir das oder muss sich etwas ändern? “, Erklärt sie. "Der Schlüssel hat keine Angst zu hinterfragen, was in Ihrem Kalender steht."
Beginnen Sie mit wiederkehrenden Besprechungen, die sich sehr leicht aufbauen und Ihren Kalender übernehmen lassen, da, wie Vanderkam betont, „nicht jede für sich selbst gerechtfertigt sein muss“.
Wenn Sie der Anstifter eines wiederkehrenden Treffens sind, fordert Sie Jurowski auf, einmal im Monat eine Pause einzulegen und zu fragen: „Ergibt dies immer noch Sinn? Erreichen wir das, was wir erreichen wollen? Sind die Leute engagiert und tragen sie bei? (Ein Zeichen dafür, dass ein Meeting nicht stattfinden muss, ist, dass niemand anderes spricht.) “Wenn die Antworten auf diese Fragen Nein lauten, sollten Sie das Meeting absagen, kürzer oder seltener machen oder die relevanten Informationen per E-Mail übermitteln .
Auch wenn Sie nicht verantwortlich sind, können Sie dennoch Maßnahmen ergreifen, wie es Turner mit diesem monatlichen Bericht getan hat. Und wenn Sie dies tun, indem Sie Lösungen vorschlagen, anstatt nur Fragen zu stellen oder Probleme zu präsentieren, gibt Turner an, dass Sie so aussehen, als wären Sie in das, was Sie tun, investiert. Wenn es sich um ein Meeting eines anderen handelt, fragen Sie nach einer Tagesordnung und ob Es gibt alles, worüber Sie nachlesen oder zur Diskussion bereit sein sollten. Sie können den Organisator auch daran erinnern, die Meetings zu hinterfragen, die schon immer dort waren.
3. Sortieren Sie die Dinge nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
Wenn Sie Ihre Zeit nachverfolgt haben, aber Probleme haben, sich mit der Frage zu beschäftigen, was bleiben und was gehen soll, empfiehlt Turner die Verwendung der Zeitmanagement-Matrix, die in Stephen Coveys klassischem Geschäftsbuch Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen enthalten ist: Leistungsstarke Lektionen für den persönlichen Wandel . Die Idee ist, Aktivitäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und sie in einen von vier Quadranten einzuteilen:
- Quadrant I: Wichtig, Dringend beinhaltet Dinge wie Krisen, kurzfristige Besprechungen für wichtige Termine
- Quadrant II: Wichtig, nicht dringend beinhaltet Dinge wie strategische Planung, langfristige Zielsetzung
- Quadrant III: Nicht wichtig, Dringend beinhaltet Dinge wie bestimmte E-Mails, Telefonanrufe, Besprechungen und Ereignisse
- Quadrant IV: Nicht wichtig, nicht dringend beinhaltet Dinge wie sinnloses Scrollen durch soziale Medien, Binge Watching TV, die Sie nicht wirklich interessieren
"Dann muss man tatsächlich bestimmen, wovon man mehr und wovon weniger tun muss, um so produktiv wie möglich zu sein", sagt sie. Es könnte Sie beispielsweise überraschen, dass der Großteil Ihrer täglichen Aktivitäten in die Quadranten III und IV fällt. Daher besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, diese zu reduzieren, um Platz für Aktivitäten in den Quadranten I und II zu schaffen.
4. Minimieren oder auslagern
In einigen Fällen können Sie einfach Nein sagen, um ein bestimmtes Ereignis zu Ihrem Kalender oder Ihrer Aufgabe zu Ihrer Liste hinzuzufügen. Andere Dinge müssen einfach erledigt werden. Das heißt aber nicht, dass Sie nicht dafür sorgen können, dass sie weniger Zeit in Anspruch nehmen, oder dass Sie derjenige sein müssen, der sie ausführt.
Gibt es eine Aufgabe bei der Arbeit, die Sie delegieren oder auslagern könnten? Als Manager ist es einfacher, eine Aufgabe an einen Ihrer direkten Mitarbeiter weiterzuleiten. Aber auch wenn Sie nicht in einer Aufsichtsposition sind, denken Sie über kleine Möglichkeiten nach, wie Sie dasselbe tun können. Verbringen Sie Stunden damit, eine Datenbank oder ein System manuell zu aktualisieren? Wäre es möglich, mit einem Ingenieur zusammenzuarbeiten, um einen automatisierten Prozess zu finden? Oder können Sie sich damit abfinden, diese mühsame Büroarbeit zu erledigen, damit niemand jedes Mal feststeckt?
Wenn Sie bestimmte Aufgaben nicht an andere übertragen können, versuchen Sie, den Zeit- und Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten. Um zu Turners Beispiel zurückzukehren, arbeitete sie mit ihrem Chef zusammen, um den Berichtsprozess zu überarbeiten, sodass sie schnelle monatliche Schnappschüsse verschickte und nur vierteljährlich einen ausführlicheren Bericht erstellte. Es wurde Zeit für sie, während sie ihrem Chef und ihren Kollegen immer noch die Einsichten gab, die sie brauchten. Was auch immer sich anfühlt, als würde es in Ihren Zeitplan eingreifen, sehen Sie, ob es eine Möglichkeit gibt, weniger davon zu tun.
5. Erstellen Sie Blöcke
Es ist einfach, wegzuschauen und wiederzukommen, um Ihren Kalender voller verschiedener Besprechungen und Verpflichtungen zu finden. Egal, ob Sie oder Kollegen jedes einzelne Objekt dort ablegen, es bleibt Ihnen nur wenig Zeit und wenig Hoffnung, einige der größten Aufgaben auf Ihrem Teller zu erledigen. Ein Teil der Bereinigung Ihres Zeitplans besteht darin, Strategien zu finden, um zu verhindern, dass er wieder überfüllt wird - genau wie bei der Organisation eines physischen Raums.
Chelsea Williams, ein Muse-Karrieretrainer und Talentberater, empfiehlt, Zeitblöcke in Ihrem Kalender zu blockieren, wenn Sie nicht zur Verfügung stehen, um E-Mails oder Anrufe zu beantworten oder an Besprechungen teilzunehmen. Sie können es für eine übergeordnete Strategieplanung oder eine gezielte Projektzeit verwenden (Think Quadrant II-Aktivitäten). Da es bereits reserviert und in Ihrem Kalender sichtbar ist, wird verhindert, dass sich andere Dinge ansammeln und sich auf die Zeit auswirken, die Sie benötigen. "Sie schaffen einen Raum", sagt sie. Und wenn Sie diese Blöcke wiederkehren lassen, werden sie zu einem natürlichen Bestandteil Ihres wöchentlichen Rhythmus.
"Ich bin ein großer Fan von Zeitblockaden", sagt Yurovsky, der mit dieser Strategie auch vorschlägt, andere Bedürfnisse zu antizipieren und zu berücksichtigen. Wenn Sie zum Beispiel das Büro besorgt verlassen, empfiehlt sie, die letzten 30 oder 45 Minuten des Tages abzusperren. Sie können vermeiden, unmittelbar nach einem Meeting aus der Tür zu rennen, und sich die Chance geben, sich zu entspannen und reibungsloser überzugehen. "Wo immer du Zeitblock bist, fühlst du dich erfrischt."
6. Ausfallzeiten nicht vergessen
Bei der Zeitverwaltung geht es nicht nur darum, so viel Arbeit wie möglich in Ihren Zeitplan einzudrücken oder ihn vollständig zu löschen, damit Sie absolut nichts tun können. Es geht auch darum, Platz für die Dinge zu schaffen, die Sie nicht lieben und die Ihnen das Aufladen ermöglichen.
„Sie möchten sich bewusst für Ausfallzeiten entschieden haben“, sagt Vanderkam. "Denken Sie darüber nach, was mich wirklich verjüngt?" Vielleicht sind es Natur, Bewegung, Freunde, Kunst, Backen oder alles andere, was Ihnen Spaß macht, das Ihre metaphorischen Batterien füllt. Lesen ist für Vanderkam eines dieser Dinge. "Ich bin viel besser geworden, um sicherzustellen, dass ich gute Bücher zum Lesen habe", sagt sie, "denn wenn ich ein gutes Buch habe, lese ich das, was ich als meine Standardausfallzeit wähle." Wenn sie es nicht tut Sie fällt (wie viele von uns) der gedankenlosen Social-Media-Schriftrolle zum Opfer.
Es ist nicht so, dass Sie unbedingt Ausfallzeiten in Ihren Kalender eintragen müssen (oder, ähm, klicken Sie und geben Sie sie dort ein) - wenn Sie das bevorzugen, probieren Sie es aus! Denken Sie daran, dass dies ein beabsichtigter Teil der Gleichung sein sollte. "Wir neigen dazu, den offenen Raum zu füllen, weil wir die Dinge, die wir tun sollen oder über die wir nachdenken, mit nichts vergleichen", sagt Vanderkam. „Das ist nicht der richtige Vergleich. Der Vergleich ist mit allen anderen Dingen, die Sie machen können. “
7. Stell dir vor, du wärst anwesend
Wenn Sie von einem Donnerstag in drei Wochen sprechen, ist es einfach zu denken: „Oh, dann bin ich ja frei, hört sich großartig an!“ Und fügen Sie ihn in Ihren Kalender ein, ohne zu überlegen, ob Sie sich am Mittwoch in drei Wochen genauso fühlen minus einen Tag ab jetzt.
Aber „wenn Sie an etwas in der Zukunft denken, fragen Sie sich, ob Sie es morgen tun würden“, sagt Vanderkam. „Sie wissen, wie viel Energie Sie jetzt haben und nehmen an, dass es morgen ziemlich ähnlich wird. Das ermöglicht es Ihnen, ein wenig umsichtiger zu sein. “Kurz gesagt, wenn Sie heute oder morgen nicht begeistert wären, würden Sie wahrscheinlich in drei Monaten nicht begeistert sein, dies zu tun. Treffen Sie Ihre Entscheidungen dementsprechend. Denn "irgendwann wird die Zukunft morgen sein."
Trotzdem warnt Vanderkam davor, sich angewöhnen zu müssen, lang gehegte Pläne in letzter Minute zu stornieren. "Wenn Sie sich dazu verpflichtet haben, etwas zu tun, und wenn es sich um Menschen handelt, die Sie schätzen, sollten Sie dies möglicherweise nur als Lernerfahrung betrachten", sagt sie. "Erinnern Sie sich daran, dass dies kein gutes Gefühl ist und wie kann ich dies in Zukunft vermeiden?"
Mit anderen Worten, bei der Bereinigung Ihres Zeitplans geht es nicht immer darum, Dinge zu entfernen, die bereits vorhanden sind. Möglicherweise besteht die Gefahr, dass berufliche oder persönliche Beziehungen beschädigt werden. Es geht darum, Ihre Zeit in den Griff zu bekommen und in Ordnung zu halten.
Stellen Sie sich die Reinigung Ihres Zeitplans als langfristiges Ziel vor. "Ich ermutige die Menschen, mutig zu sein", sagt Vanderkam. Wenn Sie ein bisschen mutig und absichtlich sind, können Sie weniger von dem, was Sie nicht mögen, und mehr von dem, was Sie tun.
