Kriterien richten sich an bestimmte Daten in Microsoft Access-Datenbankabfragen. Durch das Hinzufügen von Kriterien zu einer Abfrage kann sich der Benutzer auf Informationen konzentrieren, die Schlüsseltext, Datum, Region oder Platzhalterzeichen enthalten, um eine Vielzahl von Daten abzudecken. Kriterien liefern eine Definition für die Daten, die während einer Abfrage abgerufen werden. Wenn eine Abfrage ausgeführt wird, werden alle Daten, die die definierten Kriterien nicht enthalten, von den Ergebnissen ausgeschlossen. Dadurch können Berichte zu Kunden in bestimmten Regionen, Bundesländern, Postleitzahlen oder Ländern einfacher erstellt werden.
Arten von Kriterien
Kriterientypen erleichtern die Bestimmung, welche Art von Abfrage ausgeführt werden soll. Sie beinhalten:
- Numerisch-Verkaufszahlen basierend auf einer Nummer, z. B. Datum, Dollarbetrag oder Vorwahl
- Text- Einträge basierend auf Text, z. B. Land, Nachname oder Informationen aus einem Kommentarfeld.
- Null- Einträge, die nach Einträgen suchen, für die ein bestimmtes Feld leer ist. Dies ist nützlich, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen in einer Datenbank bereitgestellt werden, z. B. für die Bestandsaufnahme oder die Verwaltung von Kundeninformationen.
- Wildcard-Dies kann eine der vorherigen Abfragetypen sein. Ein Platzhalter ruft ein breiteres Spektrum an Daten ab und wird am besten verwendet, wenn ein Benutzer das bestimmte Datum nicht kennt oder einen Datenbereich über alle Kunden abrufen muss, die einen bestimmten Servicetyp bestellt haben.
- Bedingt- Verwendet, um Daten basierend auf mehreren Arten von Kriterien abzurufen. Bedingte Kriterien sind fortgeschritten, und Benutzer sollten sich an grundlegende Kriterien gewöhnen, bevor sie versuchen, bedingte Kriterien zu verwenden.
Hinzufügen von Kriterien in Access
Bevor Sie mit dem Hinzufügen von Kriterien beginnen, sollten Sie sich mit dem Erstellen von Abfragen und dem Ändern von Abfragen vertraut machen. Nachdem Sie diese Grundlagen verstanden haben, führt Sie das Hinzufügen von Kriterien zu einer neuen Abfrage durch.
- Erstellen Sie eine neue Abfrage.
- Klicke auf Kriterien für die Zeile im Entwurfsbereich, in der Sie die Kriterien hinzufügen möchten. Fügen Sie zunächst Kriterien für ein Feld hinzu.
- Klicken Eingeben Wenn Sie mit dem Hinzufügen der Kriterien fertig sind.
- Führen Sie die Abfrage aus.
Überprüfen Sie die Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass die Abfrage Daten wie erwartet zurückgegeben hat. Bei einfachen Abfragen werden durch das Eingrenzen der Daten anhand von Kriterien möglicherweise nicht viele unnötige Daten entfernt. Wenn Sie sich mit dem Hinzufügen verschiedener Arten von Kriterien vertraut machen, können Sie leichter verstehen, wie sich die Kriterien auf die Ergebnisse auswirken.
Kriterien Beispiele
Numerische und Textkriterien sind wahrscheinlich die häufigsten, daher konzentrieren sich die beiden Beispiele auf Datums- und Ortskriterien.
Um nach allen am 1. Januar 2015 getätigten Einkäufen zu suchen, geben Sie die folgenden Informationen in das Feld ein Abfrage-Designeransicht:
- Feld - Datum eingeben
- Tabelle - Kauf eingeben
- Kriterien - geben Sie 1/1/15 ein
Um nach Einkäufen in Hawaii zu suchen, geben Sie die folgenden Informationen in das Feld ein Abfrage-Designer-Ansicht.
- Feld - Land / Region eingeben
- Tabelle - Kunden eingeben
- Kriterien - Hawaii betreten
Verwendung von Platzhaltern
Platzhalter geben Benutzern die Möglichkeit, mehr als nur ein Datum oder einen Ort zu suchen. In Microsoft Access ist das Sternchen (*) das Platzhalterzeichen. Um nach allen im Jahr 2014 getätigten Käufen zu suchen, geben Sie Folgendes ein.
- Feld - Datum eingeben
- Tabelle - Kauf eingeben
- Kriterien - wie "* 14" eingeben
Um nach Clients in Staaten zu suchen, die mit „W“ beginnen, geben Sie Folgendes ein.
- Feld - Land / Region eingeben
- Tabelle - Kunden eingeben
- Kriterien - wie "W *" eingeben
Suche nach Null- und Nullwerten
Die Suche nach allen Einträgen für ein bestimmtes leeres Feld ist relativ einfach und gilt für numerische und Textabfragen.
Um nach allen Kunden zu suchen, die keine Adressinformationen haben, geben Sie Folgendes ein.
- Feld - Adresse eingeben
- Tabelle - Kunden eingeben
- Kriterien - eingeben ""
Es kann eine Weile dauern, bis Sie sich an alle Möglichkeiten gewöhnt haben, aber mit ein wenig Experimentieren können Sie leicht erkennen, wie Kriterien bestimmte Daten ansprechen können. Die Erstellung von Berichten und die Durchführung von Analysen ist mit den richtigen Kriterien wesentlich einfacher.
Überlegungen zum Hinzufügen von Kriterien zu Zugriffsabfragen
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen die Benutzer darüber nachdenken, was in den Daten-Pulls enthalten sein muss. Zum Beispiel:
- Welche Ergebnisse werden benötigt? Abfragen können für numerische Werte, Datumsangaben, Text- und Nullwerte ausgeführt werden.
- Was ist der einfachste Weg, um die detailliertesten Daten abzurufen? Benutzer, die nur an Lieferungen im Laufe eines Jahres interessiert sind und gleichzeitig ihre besten Kunden waren, benötigen lediglich eine Abfrage, die Daten abruft und Kundennamen und Dollarbeträge für die Bestellungen enthält. Benutzer, die Daten zu neuen Verträgen basierend auf den neuesten Marketingkampagnen abrufen möchten, benötigen etwas komplexeres. Die Abfrage muss mehrere verschiedene Felder berücksichtigen.
- Was ist die geringste benötigte Datenmenge? Dadurch wird festgelegt, wie viel in die Abfrage einbezogen werden soll, wodurch die erforderlichen Kriterien eingegrenzt werden.
- Gibt es eine vorhandene Abfrage, die geändert werden kann? Beim ersten Start mit Access lautet die Antwort Nein. Am besten sollten Sie jedoch vorhandene Abfragen durchsehen, da die Datenbank robuster wird.
- Ist es wahrscheinlich, dass diese Abfrage erneut abgerufen werden muss? Dies hilft zu bestimmen, ob die Abfrage für alle Benutzer, die sie benötigen, gespeichert und gespeichert werden soll.Selbst wenn ein Unternehmen nur Daten für 2015 abruft, können Platzhalter in der gespeicherten Version verwendet werden, sodass die Abfrage erneut verwendet werden kann.
