Instant Messaging mag für Sie eine Standardkommunikationsmethode sein, aber manche Leute empfinden es immer noch als einschüchternd. Wenn Sie es gewohnt sind, Freunden und Kollegen SMS oder Instant Messaging zu senden, wissen Sie möglicherweise nicht, wie ein Text aus dem linken Feld zu einem neuen Kontakt zu geraten scheint. Diese Art der Überraschung ist insbesondere im geschäftlichen Kontext ein Problem. Beachten Sie bei der Verwendung von Texten in der Geschäftswelt die Klugheitsregeln für normale Nachrichten und befolgen Sie einige einfache Verhaltensregeln.
Bitten Sie um Erlaubnis, eine Textnachricht zu senden
Hat die Person, der Sie einen Text senden möchten, zugestimmt, auf diese Weise kontaktiert zu werden? Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder zu jeder Zeit ein Mobiltelefon mit sich führt, um Textnachrichten zu empfangen, oder online ist, um auf Sofortnachrichten über ein Netzwerk, Facebook oder andere Instant Messaging-Programme zuzugreifen. Fragen Sie persönlich oder in einem Telefongespräch, wie es bevorzugt wird, dass Personen kontaktiert werden. Möglicherweise stellen Sie fest, dass sie einen eingeschränkten SMS-Plan haben oder dass die Verwendung von Instant Messaging an ihren Arbeitsstationen nicht empfohlen wird.
Stellen Sie sich vor, wenn Sie eine erste Nachricht senden
Stellen Sie sich in Ihrer Nachricht vor und machen Sie sie kurz. Während Ihr Name, Ihr Kurzname oder Ihre Telefonnummer je nach der von Ihnen verwendeten Nachrichtenmethode angezeigt werden kann, sieht der Empfänger den Text außerhalb des Kontextes. Starten Sie die Nachricht mit einem Intro und einem Referenzrahmen, beispielsweise:
- "Ich bin Joan Smith von XYZ Consultants. Haben Sie Zeit, die Frage zu besprechen, die Sie mir letzte Woche am Telefon gestellt haben?"
- "Es ist Brad Jones aus der Buchhaltung. Ich habe eine Frage zu Ihrem Rückerstattungsersuchen. Haben Sie jetzt Zeit, sie zu beantworten, oder sollte ich Sie später anrufen?"
Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihre Nachricht als zufällige und möglicherweise fehlgeleitete Frage von einer Person erscheint, an die sich der Empfänger möglicherweise nur vage oder gar nicht erinnert.
Während viele Instant-Messaging-Programme über ein Archiv verfügen, mit dem die Benutzer herausfinden können, wer Sie sind und worüber Sie in der Vergangenheit gesprochen haben, ist es in der Regel ratsam, sich in nachfolgenden Gesprächen noch kurz vorzustellen, insbesondere wenn Sie Ihre Einstellungen geändert haben Spitzname oder Telefonnummer.
Halten Sie die erste Nachricht kurz
Beginnen Sie mit der Einführung und dem Kontext nur bis die Person antwortet. Andernfalls können Sie eine detaillierte Nachricht verfassen und senden, die nie gesehen wird. Dies ist eine bewährte Methode für alle Nachrichtenthreads.
Folgen Sie höflich, wenn Sie keine Antwort erhalten
Das Senden einer Kurzmitteilung oder einer Sofortnachricht und das Empfangen einer Antwort kann mehrere Dinge bedeuten. Die Person könnte Sie ignorieren, aber die Person überwacht wahrscheinlich nicht das Telefon oder den Computer, um Ihre Nachricht zu sehen. Folgen Sie nach einer angemessenen Zeit einer weiteren Nachricht, versuchen Sie aber auch, die Person per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren. Gegebenenfalls können Sie auch beim Schreibtisch der Person vorbeischauen.
Diese Protokolle gehen darauf zurück, wie die Menschen es vorziehen, kontaktiert zu werden. Während Messaging die einzige Möglichkeit ist, mit der Sie kommunizieren möchten, ist dies nicht jedermanns erste Wahl. Wenn Sie produktive Arbeitsbeziehungen pflegen möchten, müssen Sie verstehen und respektieren, dass Menschen unterschiedliche Vorlieben haben.
