Wenn Sie wie viele 9- bis 5-Jährige sind, verbringen Sie wahrscheinlich den größten Teil Ihres Tages damit, E-Mails zu senden - und den Rest des Tages damit, sie zu verfolgen.
Wenn Sie nur Ihre Frage beantworten oder das Feedback zu Ihrem Bericht rechtzeitig erhalten könnten, könnten Sie Ihre To-Do-Liste durchgehen und sie einen Tag vor Einbruch der Dunkelheit aufrufen. Stattdessen wird Ihre unbeantwortete E-Mail im überfüllten Posteingang Ihres Managers vergraben, und Sie bleiben verzweifelt in Ihrer Kabine, wenn Sie ernsthaft ein SOS-Signal in Betracht ziehen. Wie geht's?
Bevor Sie bei einer anderen Check-in-E-Mail auf "Senden" klicken, die Betreffzeile in Großbuchstaben ändern und das beliebte rote Ausrufezeichen setzen, sollten Sie diese Tipps verwenden, um es beim ersten Mal richtig zu machen.
1. Mach es bissig
Sie hören diesen Rat, wenn es um alle Formen der Kommunikation geht, aber die schnelle Übermittlung Ihrer Nachricht ist besonders wichtig für E-Mails. Lange Textblöcke wirken entmutigend, insbesondere für Manager, die ständig mit Nachrichten überschwemmt werden. Wenn eine Nachricht zu lang ist, besteht die Gefahr, dass sie beiseite geschoben und wiederholt wird, wenn mehr Zeit zur Verfügung steht (was in vielen Fällen nie der Fall ist).
Denken Sie kurz, druckvoll und auf den Punkt. Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder Listen, wo Sie können. Behalten Sie Ihre Absätze in vier bis fünf Zeilen bei, damit sie leicht zu überfliegen sind. Sie sollten im Nachrichtenfeld viele Leerzeichen sehen. Und wenn das zu schwierig ist, könnte es ein Zeichen dafür sein, dass Sie versuchen, zu viele Themen in einer E-Mail zu behandeln. Halten Sie sich an ein Thema pro E-Mail und senden Sie andere unter separatem Deckblatt.
2. Adressieren Sie alle potenziellen Fragen und Anforderungen
Gleichzeitig möchten Sie in Ihrer E-Mail so gründlich sein, dass keine Fehlinterpretationen möglich sind und der Empfänger keine weiteren Informationen anfordern muss. (Das Letzte, was Sie wollen, ist, endlich diese Antwort zu bekommen - und anstatt eine Entscheidung zu erhalten, bekommen Sie eine Frage!)
Stellen Sie sich also vorab die Fragen, die Sie möglicherweise erhalten, und beantworten Sie sie. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Chef einen Veranstaltungsort für eine bevorstehende Veranstaltung auswählt, Links zu den Websites der Restaurants oder Hotels bereitstellt, Fotos der Bereiche anfügt, von denen Sie wissen, dass sie angezeigt werden sollen, und einen Kostenvergleich für die Optionen enthält .
Denken Sie daran: Je mehr Arbeit Sie für die ursprüngliche E-Mail leisten, desto weniger Arbeit müssen Sie für die Nachbearbeitung der E-Mail leisten.
3. Machen Sie sich in der Betreffzeile klar
Schreiben Sie detaillierte Betreffzeilen, damit der Empfänger ein klares Verständnis für das Problem und die Handlungsaufforderung im Hauptteil der E-Mail hat. Überspringen Sie vage Formulierungen wie "Fragen an Sie" und "Großartige Idee für das Meeting" und verwenden Sie stattdessen Folgendes: "Feedback erforderlich: Tagesordnungspunkte für das Q1-Budget-Meeting."
Mit dieser Strategie können Sie auch problemlos in Ihrem Posteingang nach der Nachricht suchen, wenn der Empfänger anruft, um sie zu besprechen, anstatt per E-Mail zurückzuschreiben.
4. Markieren Sie Aktionselemente
Wenn Sie in Ihrer E-Mail auf mehr als einen Punkt stoßen oder mehr als eine Frage stellen, stellen Sie sicher, dass sich diese Punkte vom Rest der Erzählung abheben, indem Sie sie fett darstellen, hervorheben oder in einer Liste mit Aufzählungszeichen anordnen. Der Kontrast lenkt den Blick des Empfängers natürlich auf das Fleisch der Nachricht (das Stück, das Sie sich nicht leisten können, um es zu verpassen!) Und ist der perfekte Leitfaden für Skimmer, die durch E-Mails rasen.
5. Führen Sie mit der Anzahl der Bedürfnisse
Wie frustrierend ist es, wenn Sie in der E-Mail eine Reihe von Optionen angegeben haben, aus denen der Empfänger auswählen kann, und nur eine Antwort mit der Aufschrift "Hört sich gut an!" Erhalten hat? Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele von Anfang an klar sind. Notieren Sie bei E-Mails mit mehr als einer Frage die Anzahl der Anfragen in der ersten Zeile der Nachricht, damit der Empfänger genau weiß, wie viele gesucht und adressiert werden müssen. Wenn Sie Fragen in die Nachricht streuen, riskieren Sie, dass der Empfänger relevante Informationen übersieht.
6. Wissen, wann Sie zum Telefon greifen müssen
Wenn Sie der Meinung sind, dass für das Thema mehrere E-Mails erforderlich sind (oder erforderlich sind), ohne dass ein Ende in Sicht ist, überspringen Sie die E-Mail-Diskussion oder halten Sie sie an. Einige Geschäfte lassen sich am besten telefonisch oder persönlich abwickeln, insbesondere wenn die Logistik oder die Beziehungen komplex sind. In der Tat ist Ihre Bereitschaft, hinter dem E-Mail-Schleier hervorzutreten, in diesen Fällen nicht nur am effizientesten, sondern zeigt auch Durchsetzungsvermögen und Initiative.
Wenn Sie wünschen und hoffen, werden Ihre Nachrichten nicht geöffnet, aber wenn Sie diese Tipps anwenden, werden Ihre Nachrichten nicht geöffnet. Und wenn Sie Ihre E-Mails hervorheben und bei Nachverfolgungen aufhören, sich zu drehen, denken Sie nur - Sie haben möglicherweise mehr Zeit.
