Microsoft Access 2007 und höher unterstützt Dateianhänge, einschließlich Fotos, Grafiken und Dokumente, als separate Uploads in die Datenbank. Sie können zwar auf Dokumente verweisen, die im Web gespeichert sind oder sich in einem Dateisystem befinden. Wenn Sie diese Dokumente in Ihre Access-Datenbank einfügen, bedeutet dies, dass sich diese Dateien beim Verschieben oder Archivieren der Datenbank mitbewegen.
Verfahren
Fügen Sie ein Feld zum Speichern von Anhängen hinzu:
- Öffnen Sie die Tabelle, in der Sie Anlagen hinzufügen möchten, in der Entwurfsansicht.
- Geben Sie einen Namen für das Anhangsfeld in die Spalte Feldname einer neuen Zeile ein.
- Wählen Sie "Anhang" aus dem Dropdown-Feld "Datentyp" aus.
- Speichern Sie die Tabelle, indem Sie auf das Diskettensymbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms klicken.
Anhänge in einen Datenbanksatz einfügen:
- Wechseln Sie zur Datenblattansicht, um den Inhalt Ihrer Tabelle anzuzeigen.
- Doppelklicken Sie auf das Büroklammersymbol, das im zugewiesenen Feld angezeigt wird. Die Zahl in Klammern neben diesem Symbol gibt die Anzahl der an diesen Datensatz angehängten Dateien an.
- Klicken Sie im Fenster Anlagen auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine neue Anlage hinzuzufügen.
- Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
- Klicken Sie auf OK, um das Anlagenfenster zu schließen. Die Dokumentanzahl für Ihren Datensatz wurde nun geändert, um die neuen Anhänge anzuzeigen.
Tipps:
- Die Anhängefunktion wurde erstmals in Microsoft Access 2007 verfügbar. Sie ist in früheren Access-Versionen nicht verfügbar.
- Jede Datei muss weniger als 256 MB groß sein. Alle Access-Datenbanken müssen eine Gesamtgröße von weniger als 2 GB haben. Um Platzbeschränkungen zu vermeiden, sollten Sie in Erwägung ziehen, Dateien mit einem bestimmten Ordner in Ihrem Dateisystem zu verknüpfen, anstatt sie in die Datenbank einzufügen.
- Access komprimiert mehrere Bilddatentypen, um Speicherplatz zu sparen.
- Der Zugriff blockiert standardmäßig mehrere Dutzend bestimmter Dateitypen. Benutzer können diese Typen nicht entsperren. Access verhält sich auf diese Weise, um die Datenbank und ihre Benutzer vor der unbefugten Ausführung potenziell schädlicher Software zu schützen.
