Es gibt viele E-Mail-Anwendungen, die nicht unbedingt alle gleich sind. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachricht geöffnet und gelesen wird, müssen Sie ein Nachrichtenformat verwenden, das von der Anwendung des Empfängers unterstützt wird. Microsoft Outlook verfügt über 3 verschiedene Nachrichtenformate, die Sie für verschiedene Situationen benötigen.
3 Nachrichtenformate in Outlook und wann welche verwendet werden
Für jedes Nachrichtenformat gibt es verschiedene Optionen. Das von Ihnen gewählte Format bestimmt, ob Sie formatierten Text hinzufügen können, z. B. fette Schriftarten, farbige Schriftarten und Aufzählungszeichen, und ob Sie dem Nachrichtentext Bilder hinzufügen können. Entscheidend ist jedoch, dass Sie entscheiden, ob der Empfänger sehen kann. Die Formatierung und die Bilder sind großartig, aber einige E-Mail-Anwendungen unterstützen keine formatierten Nachrichten oder Bilder.
Mit Outlook können Sie Nachrichten in drei verschiedenen Formaten senden.
Einfacher Text
Nur-Text sendet E-Mails mit nur Textzeichen. Alle E-Mail-Anwendungen unterstützen Nur-Text. Dieses Format ist großartig, wenn Sie nicht auf ausgefallene Formatierungen angewiesen sind und maximale Kompatibilität gewährleisten. Jeder, der über ein E-Mail-Konto verfügt, kann Ihre Nachricht lesen. Nur-Text unterstützt keine fetten, kursiven, farbigen Schriftarten oder andere Textformatierungen. Bilder, die direkt im Nachrichtentext angezeigt werden, werden nicht unterstützt. Sie können die Bilder jedoch als Anhänge hinzufügen. Beachten Sie, dass Hubspot festgestellt hat, dass Nur-Text-Nachrichten eine höhere Öffnungs- und Klickrate als HTML-Nachrichten erhalten.
HTML
Mit HTML können Sie die HTML-Formatierung verwenden. Dies ist das Standardnachrichtenformat in Outlook. Es ist auch das beste Format, das Sie verwenden können, wenn Sie Nachrichten erstellen möchten, die herkömmlichen Dokumenten mit verschiedenen Schriftarten, Farben und Aufzählungslisten ähneln. Sie können Text kursiv hervorheben oder die Schriftart ändern. Sie können sogar Bilder einfügen, die inline angezeigt werden, und andere Formatierungswerkzeuge verwenden, um Ihre Nachrichten schöner und lesbarer zu machen. Heutzutage können die meisten E-Mail-Benutzer Nachrichten im HTML-Format empfangen (obwohl manche aus reineren Gründen Klartext bevorzugen). Wenn Sie eine der Optionen auswählen, die eine Formatierung (HTML oder Rich Text) zulassen, wird die Nachricht standardmäßig im HTML-Format gesendet. Wenn Sie also HTML verwenden, wissen Sie, dass das, was Sie senden, das ist, was der Empfänger sieht.
Rich Text Format (RTF)
Rich Text ist das proprietäre Nachrichtenformat von Outlook. RTF unterstützt die Textformatierung, einschließlich Aufzählungszeichen, Ausrichtung und verknüpfte Objekte. Outlook konvertiert RTF-formatierte Nachrichten standardmäßig automatisch in HTML, wenn Sie sie an einen Internetempfänger senden, sodass die Nachrichtenformatierung erhalten bleibt und Anlagen empfangen werden. Outlook formatiert Besprechungs- und Aufgabenanforderungen sowie Nachrichten auch automatisch mit Abstimmungsschaltflächen, sodass diese Elemente unabhängig vom Standardformat der Nachricht intakt über das Internet an andere Outlook-Benutzer gesendet werden können. Wenn die internetgebundene Nachricht eine Task- oder Besprechungsanfrage ist, müssen Sie RTF verwenden. Outlook konvertiert es automatisch in das Internetkalenderformat, ein allgemeines Format für Internetkalendereinträge, sodass andere E-Mail-Anwendungen es unterstützen können. Sie können RTF verwenden, um Nachrichten innerhalb einer Organisation zu senden, die Microsoft Exchange verwendet. Es wird jedoch empfohlen, das HTML-Format zu verwenden. Dies ist ein Microsoft-Format, das nur die folgenden E-Mail-Anwendungen unterstützen: Microsoft Exchange Client-Versionen 4.0 und 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 und 2002
So legen Sie das Standardformat fest
Folgen Sie dem Link, um zu erfahren, wie Sie das Standardformat in Outlook festlegen.
