Das Senden einer E-Mail ist die einfachste und am wenigsten aufdringliche Methode, um Anfragen innerhalb von Teams zu stellen. Aber gerade weil E-Mails so mühelos sind, kann dies Zeitverschwendung sein. Das Abfeuern einer vagen E-Mail, die den Empfängern nicht klar sagt, was sie tun sollen oder warum Ihre Anfrage wichtig ist, schafft nur mehr Arbeit für alle.
Die effektivsten E-Mails behandeln die Betreffzeile wie eine Anrufer-ID und verwenden Wörter, die sofort auf den Punkt kommen.
Hier sind einige Tipps und Tricks für die Wortwahl, die Ihre Botschaft klar vermitteln und Sie davon abhalten, Ihre Mitarbeiter zu nerven (oder zu verwirren):
1. Wenn Aufgaben zu erledigen sind
Schreiben Sie nicht: Etc.
Schreiben Sie: The, This oder These
Ihre Lehrer im Gymnasium hatten Recht - seien Sie genau! Auch wenn Ihre E-Mail einer Unterhaltung oder Besprechung in letzter Zeit folgt, wird sie wahrscheinlich später als Aufgabe gespeichert. Wenn Ihr Empfänger zum Lesen bereit ist, ist es nicht hilfreich, „Follow-up der Mitarbeiterversammlung usw.“ zu sehen. Stellen Sie sich stattdessen klar, was Sie benötigen, und schreiben Sie Folgendes: „Bitte lösen Sie diese Fragen aus der Mitarbeiterversammlung“ oder „Der Bericht, der in der Mitarbeiterversammlung besprochen wurde“ geprüft zu werden.
2. Wenn Sie eine andere E-Mail teilen
Schreiben Sie nicht: "FWD:"
Schreiben Sie: Hilfe
Dieser lässt mich immer an die 90er Jahre denken, als es üblich war, E-Mails zu lesen, die ungefähr so lauteten: „Fwd: fwd: fwd: fw: Sende dies an 10 Leute und dies wird dein Glückstag sein!“ Außer du wirklich Wenn Sie bei der Arbeit Kettenbriefe senden (im Ernst, nicht), teilen Sie wahrscheinlich nur etwas mit, das jemand anderes geschrieben hat, und das Sie möchten, dass Ihr Kollege liest oder etwas dagegen unternimmt. Tun Sie ihr in diesem Fall einen Gefallen und schreiben Sie: "Könnten Sie mir helfen, das zu entziffern?" Oder "Sieht aus, als ob der Client Hilfe benötigt." Sicher, Sie haben geplant, diese Nachricht in den Text der E-Mail zu schreiben, aber der Betreff ist Ein viel besserer Ort, wenn Sie möchten, dass es schnell auffällt.
3. Wenn Sie versuchen, persönlich zu sein
Schreiben Sie nicht: Hey
Schreiben Sie: Sie
Das Senden eines „Hey“ in einer E-Mail-Betreffzeile ist dasselbe wie die SMS „Wir müssen mit einem Freund oder einer Person, mit der Sie sich treffen, sprechen“. Tu es nicht! Sie machen den Empfänger misstrauisch gegenüber dem, was als Nächstes kommt, und es kann sein, dass Sie eine Weile auf eine Antwort warten, da diese möglicherweise nie geöffnet wird. Da Sie möglicherweise tatsächlich über etwas Persönliches oder Privates chatten müssen, versuchen Sie, „Wann haben Sie Zeit für einen 15-minütigen Chat?“. Dieser Ansatz nimmt dem Empfänger den Vorteil und gibt ihm die Möglichkeit, eine für ihn geeignete Zeit zu wählen .
4. Wenn Sie es jetzt brauchen
Schreiben Sie nicht: Dringend
Schreiben Sie: Heute
Wenn die Zeit knapp und der Druck hoch ist, ist „dringend“ ein Wort, das nur Panik auslösen kann. Und Panik ist das Letzte, was eine Person, die für eine Aufgabe verantwortlich ist, tun sollte. Wenn Sie genügend Zeit haben, um den Bedarf zu erkennen und eine E-Mail zu senden, haben Sie auch die Zeit, im Voraus mitzuteilen, dass „dies heute oberste Priorität haben muss“. Wenn es wirklich dringend ist, rufen Sie an oder besuchen Sie uns persönlich stattdessen.
5. Und noch eine Bonus-Phrase
Last but not least ist eine Redewendung, die wir alle sagen, um unsere E-Mails zu beenden, aber nur selten verwenden, um unsere Mitarbeiter direkt anzusprechen: „Vielen Dank.“ Eine kurze, einfache Dankesbotschaft wird einen großen Beitrag zur Stärkung der Bindungen zwischen Ihnen leisten und Ihre Teammitglieder. Es heißt, dass Sie ihre Bemühungen erkennen und ihre Rollen schätzen. Und es schlägt sicher einen Vertrauensverlust.
