Inzwischen gehe ich davon aus, dass Sie mit den Grundlagen der E-Mail-Etikette vertraut sind. Sie wissen, Dinge wie immer eine Betreffzeile enthalten und der Versuchung zu widerstehen, jeden einzelnen warmen Körper in Ihrem Büro CC.
Ja, ich werde Ihnen hier den Vorteil des Zweifels geben. Aber heißt das, dass Ihre Nachrichten einwandfrei sind? Absolut nicht.
Es gibt ein paar E-Mail-Sünden, die sich nicht so oft wiederholen - aber immer noch genauso schreckhaft sind. Und es ist gut möglich, dass Sie sich schuldig gemacht haben (hey, ich bin gleich bei Ihnen!) - ob Sie es gewusst haben oder nicht.
Wenn Sie bei der Erwähnung eines dieser Fauxpas rot werden? Nun, mein Freund, Ihre E-Mails sind noch verbesserungswürdig.
1. Hot Potato spielen
Sie sind stolz darauf, ganz oben in Ihrem Posteingang zu sein. Eingehende Nachrichten werden nie lang ohne eine Antwort von Ihnen.
Es ist großartig, dass Sie sich dazu verpflichten, so reaktionsschnell zu sein. Es ist jedoch wichtig, dass Sie auch die Qualität der von Ihnen gesendeten Daten berücksichtigen. Schieben Ihre Antworten das Gespräch tatsächlich voran? Oder schießen Sie kurze (und vielleicht sogar völlig nutzlose) Nachrichten ab, um den Ball in das Spielfeld der anderen Person zu bringen und sich dem schwer fassbaren Eingang Null einen Schritt näher zu bringen?
Oft stellen die Leute fest, dass sie in die letztere Kategorie fallen. Leider ist dieses hektische E-Mail-Spiel mit heißen Kartoffeln völlig kontraproduktiv.
Wie man sich verbessert
Ich weiß, dass der Druck, zu Menschen zurückzukehren, hoch sein kann, und ich möchte Ihnen nicht sagen, dass Sie Nachrichten unbeantwortet lassen sollen.
Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine qualitativ hochwertige Antwort zu liefern, senden Sie stattdessen eine kurze Nachricht, in der Sie darüber informiert werden, und Sie erhalten eine ausführlichere Antwort, sobald Sie sie erhalten haben.
Dieser Schritt beseitigt den Druck, sofort reagieren zu müssen, und gibt Ihnen dennoch Zeit, diese Nachricht angemessen zu berücksichtigen.
2. Zeigen Sie Ihren Sinn für Humor
Niemand möchte über E-Mail wie ein lebloser Roboter klingen. Und vertraue mir, ich schätze definitiv diese punny und von der Wand Notizen, die in meinem Posteingang ankommen.
Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass es anderen Empfängern genauso geht. Sie müssen sich daran erinnern, dass geschriebene Nachrichten nicht die nonverbalen und anderen Kontext-Hinweise enthalten, die in der Regel dazu beitragen, dass Ihr Humor landet.
Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Publikum kennen, bevor Sie Ihre E-Mails mit Ihrem herausragenden Sinn für Humor versehen. Ich würde mich sehr über das tolle GIF eines Hundes mit Partyhut freuen. Ihre Vorstandsmitglieder? Vielleicht nicht so sehr.
Wie man sich verbessert
Auch hier ist das Verständnis Ihres Empfängers von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie jedoch auch nur eine Ahnung davon haben, wie Ihr lustiger Witz oder Ihre Bemerkung aufgenommen wird, löschen Sie sie.
Es ist besser für Sie, wenn Sie auf Nummer sicher gehen, und Sie können in Ihrer E-Mail immer noch freundlich und sympathisch sein - ohne die Standup-Routine!
3. Wandern weiter und weiter
Ich weiß, dass dies eine feine Linie zu sein scheint. Sie hören so viel Geschwätz über die gefürchteten Besprechungen, die über E-Mails hätten stattfinden können, dass Sie sich leicht unter Druck gesetzt fühlen, um um jeden Preis ein Hinsetzen zu vermeiden.
Dieser Versuch, den gesamten persönlichen Kontakt zu überspringen, führt jedoch häufig zu langwierigen E-Mails. Bevor Sie es wissen, haben Sie ein 3.000-Wörter-Meisterwerk herausgebracht, das sich mit jedem einzelnen Detail dieser bevorstehenden Verkaufspräsentation befasst. Spoiler-Alarm: Niemand wird es lesen.
Wie man sich verbessert
Manchmal sind längere Nachrichten unvermeidlich. In solchen Fällen können Aufzählungszeichen, kurze Absätze und Unterüberschriften dazu beitragen, die Dinge organisiert und leicht verdaulich zu halten.
Aber wenn man bedenkt, dass die ideale Länge zwischen 50 und 125 Wörtern liegt, kann alles, was länger ist, eine Besprechung oder einen Anruf rechtfertigen.
4. Eine E-Mail eingeben, die sonst niemand sehen soll
Es gibt ein falsches Gefühl der Privatsphäre, das mit Ihrem Posteingang einhergeht. Sie gehen davon aus, dass der beabsichtigte Empfänger der einzige sein wird, der diesen verschnörkelten Kommentar über Ihren Chef sieht.
Hören Sie genau zu: Das ist nicht nur unhöflich, sondern auch riskant. Egal, ob es sich um ein technisches Problem handelt, um eine schnelle Personalabteilung oder sogar um einen klatschverdächtigen Mitarbeiter, Ihre nicht so freundlichen Äußerungen gelangen möglicherweise in die falschen Hände oder vor die falschen Augen.
Wie man sich verbessert
Diesen musst du nur stoppen - kalter Truthahn.
Wenn Sie versucht sind, in Ihre Nachricht (auch nur im Scherz!) Etwas Abweichendes einzugeben, fragen Sie sich Folgendes: Wie würden Sie reagieren, wenn jemand (wie Ihr Chef oder ein anderer Kollege) diesen Kommentar gesehen hätte?
Wenn Sie bei dem Gedanken ein wenig beunruhigt sind, ist es Zeit, die Rücktaste zu drücken.
5. Mit Ihrem Posteingang verheiratet sein
Okay, dieser letzte Fehler hat eigentlich nichts mit dem Inhalt der von Ihnen gesendeten Nachrichten zu tun. Aber es ist immer noch wichtig, sich dessen bewusst zu sein.
Auch hier ist das aktive Verwalten Ihres Posteingangs eine großartige Qualität (all die Leute mit Tausenden von ungelesenen E-Mails, die nur rumhängen, sind auf Ihr Engagement eifersüchtig, da bin ich mir sicher!). Das gibt Ihnen jedoch keinen freien Ausweis, mit dem Sie Ihre Augen während des Abendessens, eines Meetings, eines Urlaubs oder einer Hochzeit auf Ihrem Telefon festhalten können (ja, ich habe gesehen, dass es passiert ist).
Ihr zwanghafter Posteingang erfrischt Sie nicht nur und zwingt Sie dazu, echte Gespräche und Erlebnisse zu verpassen, sondern er ist auch für die Leute, mit denen Sie Zeit verbringen, sehr rücksichtslos.
Wie man sich verbessert
Die Antwort hier ist einfach: Legen Sie Ihr Telefon weg. Ich weiß, es scheint unmöglich. Aber wie ich in diesem Experiment erfahren habe, ist es das mehr als wert.
Hier ist die gute Nachricht: Alle diese Fauxpas sind Dinge, die Sie lösen können, vorausgesetzt, Sie sind bereit, Ihre Gewohnheiten zu lernen und zu ändern. Du bist nicht für ein Leben als totaler E-Mail-Mistkerl bestimmt.
Implementieren Sie diesen Rat (und wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie die Grundlagen der E-Mail-Etikette auffrischen!), Und Sie sind auf dem besten Weg, Ihr E-Mail-Spiel noch weiter zu verbessern.
