45 Produktivitätstipps für vielbeschäftigte Menschen - die Muse

Sie rennen von Besprechung zu Besprechung. Ihr Posteingang ist bis auf die Dachsparren gefüllt (und Sie haben es gerade geschafft). Sie arbeiten jeden Tag stundenlang und haben trotzdem nicht das Gefühl, eine Beeinträchtigung in Ihrer To-Do-Liste zu haben.

Wir verstehen. Wir waren dort. Und wir wissen, dass es am Tag einfach nie genug Stunden geben wird. Deshalb haben wir eine Liste der ultimativen Produktivitäts-Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Zeit, die Sie uns zur Verfügung haben, optimal nutzen können.

Von der Planung Ihres Angriffs an diesem Tag über die Verhinderung von E-Mails bis hin zum Umgang mit Ablenkungen, die immer wieder auftauchen, helfen wir Ihnen dabei, alles so effizient wie möglich zu erledigen, damit Sie endlich Zeit für andere Dinge haben (z. B. Sie wissen, schlafen).

Planen Sie Ihre Aufgaben

1. Überschätzen Sie nicht die Anzahl der Dinge, die Sie an einem Tag erledigen können. Anstatt eine umfangreiche Liste von Aufgaben zu erstellen (und sich frustriert zu fühlen, wenn Sie sie nicht erledigen), versuchen Sie es mit unserer Aufgabenliste 1-3-5: Planen Sie, eine große Aufgabe, drei mittelgroße Aufgaben und fünf zu erledigen kleine Aufgaben, die jeden Tag erledigt werden.
2. „Wenn ich etwas schon fertig habe, schreibe ich es auf und überprüfe es von der Liste. Es fühlt sich immer gut an, wenn etwas getan wird. “ Michael Peggs, @michaelpeggs
3. Versuchen Sie, Ihren Aufgaben Emotionen zuzuordnen: Wenn Sie sich daran erinnern, dass Sie sich nach Abschluss eines großen Kundengesprächs „triumphierend“ fühlen, oder wenn Sie Ihre Steuererklärung einpacken, erhalten Sie möglicherweise „massive Erleichterung“.
4. Stellen Sie niemals ein großes Projekt als eine Aufgabe auf Ihre Liste. Teilen Sie es stattdessen in kleinere Aufgaben auf, damit Sie beim Erreichen Ihres Endziels auf dem richtigen Weg bleiben.
5. „Dank Evernote hat sich mein Organisationssystem von einer klobigen Zusammenstellung von Notizbuchseiten, Haftnotizen und Textbearbeitungsdateien in ein engmaschiges, integriertes Evernote-System verwandelt, das auf meinem Laptop, Handy und Tablet synchronisiert ist. Von Kundennotizen über Blog-Entwürfe bis hin zu Sprachskripten ist alles dabei. “ Michael Terrell, @michaelterrell
6. Überlegen Sie sich beim Überlegen, welche Aufgaben Sie durch Auslagerung von Aufgaben auf Ihrem Teller erledigen können - sowohl im Beruf als auch im Leben.
7. Holen Sie sich das, was Sie am wenigsten tun möchten, zuerst. Dies wird Sie ermutigen, es schneller zu erledigen, damit Sie zu den Aufgaben kommen, die Sie mehr genießen, und den Rest Ihres Tages ein bisschen besser machen können.
8. Erledige eine wichtige Aufgabe vor dem Mittagessen. Wenn Sie eine große Sache frühzeitig aus dem Weg räumen, können Sie eine erholsame Mittagspause einlegen und den Nachmittag frisch beginnen, ohne sich über die große Aufgabe auf Ihrer Liste in Panik zu versetzen.
9. „Jeden Sonntag erstelle ich eine Liste mit den Aufgaben, die ich in dieser Woche erledigen muss. Ich blockiere einen Tag, um die Dinge zu erledigen. Ich speichere die letzten 30 Minuten jedes Arbeitstages, um einen Plan für den nächsten Tag mit drei vorrangigen Aufgaben zu erstellen. Diese letzten 30 Minuten nutze ich auch, um Aufgaben zu erledigen und E-Mails zu lesen. Das macht den frühen Morgen so viel einfacher! “ Anna Runyan, @classycareer
10. Es gibt unzählige Task-Management-Systeme. Letztendlich geht es darum, herauszufinden, was für Sie funktioniert, und daran festzuhalten. Das ständige Ausprobieren neuer Systeme ist auf lange Sicht eine Zeitverschwendung. Sie sollten also einen Monat lang experimentieren und sich dann verpflichten. Hinweis: Ihr ultimatives System kann eine Kombination aus mehreren sein!

Umgang mit E-Mails

1. Überprüfen Sie E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten und versuchen Sie, sie auf vier- bis fünfmal am Tag zu beschränken. Wenn Sie nicht so viel Selbstkontrolle haben, können Sie mit einem Tool wie Posteingangspause verhindern, dass E-Mails in Ihrem Posteingang angezeigt werden, bis Sie dazu bereit sind.
2. Wenn E-Mails Sie wirklich in den Ruin treiben, testen Sie das System von Time Management Ninja, um es nur zweimal täglich zu überprüfen.
3. Müssen Sie E-Mails schnell beantworten? Fügen Sie die oberste Signatur "Von meinem iPhone gesendet" am unteren Rand der Seite hinzu - auch wenn Sie E-Mails von Ihrem Computer senden. Sie sollten dies nicht die ganze Zeit tun, aber es ist eine schnelle Möglichkeit, Antworten mit einem Satz zu erhalten, ohne dass die Leute denken, dass Sie unhöflich sind.
4. Fragen Sie Ihre E-Mails danach, wie lange Sie brauchen, um darauf zu antworten. Wenn die Beantwortung weniger als drei Minuten dauert, erledigen Sie sie jetzt. Wenn es mehr braucht, legen Sie es beiseite. Und dann, wenn Sie einen großen Teil der Zeit haben, packen Sie diese zuerst an.
5. Je schneller Sie antworten, desto kürzer darf Ihre Antwort sein - und desto weniger Zeit müssen Sie mit den Erklärungen zu "Entschuldigung für die verspätete Antwort" verschwenden. Wenn Sie also nicht innerhalb von 48 Stunden auf eine E-Mail antworten können, antworten Sie mit einem kurzen „Ich werde bald darauf zugreifen!“.
6. Bereinigen Sie einmal im Quartal den Posteingang und archivieren Sie alle Nachrichten, die älter als zwei bis drei Monate sind. (Im Ernst, es wäre nur peinlich, sie zu diesem Zeitpunkt zu beantworten.) Wenn E-Mails, die Sie abonniert haben, in Ihren Posteingang gelangen, treffen Sie eine schnelle Entscheidung darüber, ob Sie sie tatsächlich lesen oder sich abmelden sollten.
7. „Vermeiden Sie es, als erstes morgens E-Mails zu lesen. Es ist zu einfach, durch Antworten auf Nachrichten abgelenkt zu werden. Wenn ich warte, bis ich einige der vorrangigen Aufgaben erledigt habe, kann ich den E-Mails mehr Aufmerksamkeit schenken, und ich habe auch das Gefühl, meine Arbeit abgeschlossen zu haben. “ Hannah Morgan, @careersherpa
8. Verwenden Sie vorgefertigte Antworten, um zu vermeiden, dass Sie dieselben Dinge immer wieder eingeben. Erstellen Sie für jede E-Mail, die Sie regelmäßig senden - oder auch nur einen Teil einer E-Mail, wie z. B. den Nachbearbeitungsabschnitt - eine vordefinierte Antwort, die Sie bei Bedarf jederzeit einfügen können. Noch nie von Dosenantworten gehört? Erfahren Sie hier mehr
9. Richten Sie automatische Filter ein, um E-Mails sofort aus Ihrem Posteingang in den richtigen Ordner zu ziehen. (Dies ist eine großartige Option für Dinge wie Newsletter, auf die Sie in Ihrer Freizeit zurückkommen möchten.)
10. Verwenden Sie Boomerang, um E-Mails aus Ihrem Posteingang zu ziehen, bis Sie bereit sind, mit ihnen umzugehen. Dies ist aus zwei Gründen nützlich: Erstens wird die Botschaft außer Sicht und Verstand gebracht, sodass Sie Raum zum Nachdenken über andere Dinge haben. Zweitens werden Sie später automatisch an die E-Mail erinnert, sodass Sie sich nur noch um das eigene Tracking kümmern müssen.
11. Möchten Sie weniger E-Mails in Ihrem Posteingang erhalten? Erstellen Sie einen Auto-Responder mit Antworten auf häufig gestellte Fragen. Beantworten Sie E-Mails nach Möglichkeit immer mit Aussagen anstatt mit Fragen, um zu viel Hin und Her zu vermeiden.

Meetings verwalten

1. Planen Sie nicht mehr Zeit als nötig. Die meisten Besprechungen sind für eine volle Stunde angesetzt. Sie sollten maximal 20 Minuten, 30 Minuten oder 45 Minuten dauern.

2. Planen Sie keine „Update-Besprechungen“ - ein Update kann fast immer per E-Mail erfolgen. Wenn der Zweck der Besprechung nicht darin besteht, eine Entscheidung zu treffen oder eine Aktion gemeinsam abzuschließen, brechen Sie sie ab (oder schlagen Sie Ihrem Chef freundlich vor, dass dies möglicherweise nicht erforderlich ist).

3. Gruppieren Sie Ihre Besprechungen nacheinander, um zu vermeiden, dass Sie zu oft vom Besprechungsmodus in den Arbeitsmodus wechseln müssen oder dass Sie zwischen Besprechungen unangenehme Zeiten haben, in denen Sie das Gefühl haben, nichts erledigen zu können. Besser noch: Planen Sie einen tagungsfreien Tag, damit Sie mindestens einen Tag haben, an dem Sie wirklich in die konzentrierte Arbeit eintauchen können.

4. Wenn Sie sich mit jemandem außerhalb des Büros treffen, überlegen Sie, ob Sie sich wirklich persönlich treffen müssen. Könnte Ihr Ziel stattdessen mit einem Telefonanruf oder einer Videokonferenz erreicht werden?

5. Seien Sie unglaublich proaktiv, wenn es darum geht, Besprechungen auf Kurs zu halten. Senden Sie jedem Teilnehmer eine Tagesordnung für jedes Meeting, und haben Sie keine Angst, wenn das Gespräch nicht zum Thema passt. Ein einfaches: „Planen wir den Zeitpunkt, um das später zu besprechen, wenn es hilfreich ist, da wir nur noch 10 Minuten Zeit haben. " funktioniert perfekt.

6. Eins-zu-eins-Telefonkonferenz? Ziel ist es, es geheim unter 19 Minuten zu halten. Dies hilft Ihnen dabei, das freundliche Plaudern auf ein Minimum zu beschränken und direkt zur Sache zu kommen. Und wenn das Gespräch andauert, geben Sie eine nette Entschuldigung dafür, warum Sie auflegen müssen (wie bei einem harten Stopp oder einem sterbenden Telefon).

Zeitmanagement beherrschen

1. Erstellen Sie Ihren Zeitplan basierend auf Ihren besten Zeiten, um die Dinge zu erledigen. Wissen Sie, dass Sie morgens pünktlich sind? Nehmen Sie sich diese Zeit für konzentrierte Arbeit und versuchen Sie, sie frei von Besprechungen oder Ablenkungen zu halten. Immer gegen 15 Uhr eine Pause machen? Planen Sie hier jeden Tag eine Stunde für sinnlose Aufgaben.
2. „Unterschätzen Sie nicht die Kraft kleiner Zeitabschnitte, um Dinge zu erledigen. Anstatt die 15 Minuten zwischen den Besprechungen zu verschwenden, erstellen Sie eine Liste mit kleinen Aufgaben, die Sie in 15, 10 oder sogar fünf Minuten erledigen können: Beantworten Sie E-Mails, wenden Sie sich an einen Kontakt, und erledigen Sie Branchenlesungen. “ Fast Company
3. Sie sind sich nicht sicher, wohin Ihre wertvolle Zeit fließt? Verwenden Sie einen Tracker wie Rescue Time oder Toggl, um zu verfolgen, was Sie den ganzen Tag über tun. Im Laufe von ein oder zwei Wochen werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, was die zeitraubenden Täter sind - und in der Lage sein, Ihren Angriff so zu planen, wie Sie sie loswerden.
4. Sie sollten nicht das ganze Wochenende über arbeiten, sondern versuchen, ein paar Stunden Zeit zu haben, um Ihren Posteingang aufzuräumen, kleinere, sinnlose Aufgaben zu erledigen und sich einen Vorsprung bei anstehenden Projekten zu verschaffen. Dies zu tun, während Sie sich am Sonntagabend einen Film ansehen, kann eine großartige Möglichkeit sein, dies zu erledigen, ohne dass Sie das Gefühl haben, zu viel Arbeit zu erledigen.
5. Nutzen Sie Termine und Fristen zu Ihrem Vorteil. Auch wenn Sie technisch gesehen keinen Termin für eine Aufgabe haben, sollten Sie einen selbst festlegen. Wenn Sie wissen, dass Sie nur zwei Stunden Zeit haben, um etwas zu erledigen, können Sie sicher sein, dass Sie keine Stunde im Internet verlieren.
6. Das hört sich nicht intuitiv an, aber stellen Sie sicher, dass Sie den ganzen Tag über genügend Pausen einplanen. Wir sind am produktivsten, wenn wir konzentrierte Arbeit haben, gefolgt von kurzen Pausen. Verwenden Sie einen Online-Timer, um sich daran zu erinnern, vom Schreibtisch aufzustehen, einen Snack oder etwas Wasser zu sich zu nehmen oder ein paar Minuten mit einem Kollegen zu plaudern, bevor Sie zum Schleifstein zurückkehren.
7. Budget begrenzte Zeit für Ihre Lieblingsablenkungen. Wenn Sie wissen, dass Sie nach ein paar Stunden Arbeit 10 Minuten auf Instagram verbringen, können Sie Zeitverschwendung vermeiden. Darüber hinaus können Sie motiviert bleiben, wenn Sie dies als Belohnung für Ihre harte Arbeit verwenden.
8. „Wenn Sie Probleme haben, ein Projekt in Angriff zu nehmen, starten Sie mit einem Bindestrich. Mit anderen Worten, legen Sie eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Arbeitsaufwand für das Projekt fest, die Sie erledigen müssen, bevor Sie mit etwas anderem fortfahren können. “ 43 Ordner
9. „Habe immer Backup-Aufgaben. Es gibt Zeiten, in denen das Leben versucht, Ihre Produktivität zu beeinträchtigen: Eine Person, mit der Sie sprechen müssen, ist nicht verfügbar, das Internet ist ausgefallen oder Sie können sich einfach nicht auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Sie haben immer andere Optionen, damit Sie etwas erledigen können, auch wenn Sie Ihre Hauptaufgabe nicht erledigen können. “ Zeitmanagement Ninja

   Umgang mit Ablenkungen

10. „Ich schalte meinen Computer aus und lasse mein Telefon an seltsamen Orten, an denen ich es nicht sofort finden kann. Das stellt sicher, dass ich nicht verbunden und voll präsent bin. Und die Wahrheit ist, dass ich weiß, dass mein Gehirn eine Pause braucht, sonst leidet mein Geschäft. “ Christie Mims, @revolutionsclub
11. Benötigen Sie eine schnelle Lösung, um Ihre Mitarbeiter davon abzuhalten, Sie abzulenken? Stecken Sie Ihre Kopfhörer ein. Es ist nicht narrensicher, aber es ist viel unwahrscheinlicher, dass Leute mit einer nicht dringenden Frage oder einem nicht dringenden Klatsch auf Sie zukommen, wenn Sie mit dem Netz verbunden sind und die Aufgabe erledigen.
12. Wenn Sie auf interessante Artikel stoßen, sollten Sie sich nicht davon abhalten lassen, diese zu lesen, da dies Ihre Produktivität beeinträchtigt. Verwenden Sie stattdessen einen Dienst wie Pocket oder Instapaper, um diese zu speichern und später zu lesen, wenn Sie mehr Zeit haben (z. B. auf Ihrem Weg zur Arbeit).
13. Legen Sie jede Woche internetfreie Zeiten fest. Während ein Großteil unserer Arbeit auf dem Internet beruht, gibt es noch einige Dinge, die wir ohne das Internet erledigen müssen - und dies sind oft die konzentrierten Aufgaben, die wir am meisten vermeiden. Schalten Sie Ihr WLAN jede Woche für ein paar Stunden aus, um diese Aufgaben zu erledigen.
14. Seien Sie aggressiv, wie Sie Social Media bei der Arbeit nutzen. Idealerweise sollten Sie es überhaupt nicht verwenden. Wenn Sie müssen, beschränken Sie es auf Ihre festgelegte "Ablenkungszeit" und deaktivieren Sie die automatische Anmeldung, damit Sie jedes Mal eine Barriere haben, wenn Sie zu Facebook kommen. Müssen Sie aggressiv sein? Probieren Sie eine App wie SelfControl aus, um Ihren Zugriff während des Arbeitstages zu blockieren.
15. Hör auf zu versuchen, Multitasking! Wir sind wirklich nicht dafür gebaut, und während es sich anfühlt, als würden Sie mehr erledigen, wird alles letztendlich länger dauern. Wenn Ihnen dies schwerfällt, verbringen Sie ein oder zwei Wochen mit aggressivem Monotasking.
16. „Genau wie beim Multitasking überfrachtet eine Unordnung Ihre Sinne und erschwert es Ihnen, Dinge zu erledigen. Wenn Sie also Probleme beim Fokussieren haben, schauen Sie sich an Ihrem Schreibtisch (und Ihrem Computer-Desktop) um, ob einer von ihnen etwas aufgeräumt werden muss . “ Ooomf
17. Sie können sich jederzeit von Kollegen fernhalten, wenn Sie gezielte Zeit benötigen. Wenn Sie ein internes Chat-System verwenden, geben Sie Ihre Nachricht "Bitte nicht stören" ein, damit die Leute wissen, dass Sie an etwas arbeiten und wann Sie wieder verfügbar sind. Und wenn Sie ein richtiges Büro mit einer Tür haben? Schließe es mit einer netten Notiz auf der Vorderseite, die dasselbe erklärt.
18. Stellen Sie für einen optimalen Fokus sicher, dass keines Ihrer Geräte so eingestellt ist, dass es Sie pingt, wenn neue Nachrichten eingehen. Selbst ein Summton auf Ihrem Telefon kann ausreichen, um einen produktiven Datenfluss zu stören.