Die Subtotal-Funktion von Excel fügt die SUBTOTAL-Funktion in eine Datenbank oder eine Liste verwandter Daten ein. Mit der Zwischensummenfunktion können Sie schnell und einfach bestimmte Informationen aus einer großen Datentabelle finden und extrahieren.
Obwohl es als "Zwischensummenfunktion" bezeichnet wird, sind Sie nicht darauf beschränkt, die Summe oder Summe der ausgewählten Datenzeilen zu ermitteln. Neben der Summe können Sie auch die größten Werte für jeden Unterabschnitt einer Datenbank finden.
Dieses Schritt-für-Schritt-Lernprogramm enthält ein Beispiel für das Ermitteln der höchsten Verkaufssumme für jede Verkaufsregion.
Die Schritte in diesem Tutorial sind:
- Geben Sie die Lerndaten ein.
- Datenmuster sortieren.
- Den größten Wert finden.
Geben Sie die Zwischensummen-Lerndaten ein
Der erste Schritt bei der Verwendung der Zwischensummenfunktion in Excel ist das Eingeben der Daten in das Arbeitsblatt.
Beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Es ist wichtig, die Daten korrekt einzugeben. Fehler, die durch falsche Dateneingabe verursacht wurden, sind die Ursache vieler Probleme im Zusammenhang mit der Datenverwaltung.
- Lassen Sie keine leeren Zeilen oder Spalten, wenn Sie die Daten eingeben. Das beinhaltet nicht Lassen Sie eine leere Zeile zwischen den Spaltenüberschriften und der ersten Datenzeile.
Für dieses Tutorial
Geben Sie die Daten in die Zellen A1 bis D12 ein (siehe Abbildung oben). Für diejenigen, die nicht tippen möchten, finden Sie die Daten, Anweisungen zum Kopieren in Excel, unter diesem Link.
Daten sortieren
Bevor Zwischensummen angewendet werden können, müssen Ihre Daten nach der Datenspalte gruppiert werden, aus der Sie Informationen extrahieren möchten.
Diese Gruppierung erfolgt mit der Sortierfunktion von Excel.
In diesem Lernprogramm möchten wir die höchste Anzahl von Bestellungen pro Verkaufsregion ermitteln. Daher müssen die Daten nach sortiert werden Region Spaltenüberschrift.
Sortieren der Daten nach Vertriebsregion
- Ziehen Sie ausgewählte Zellen A2 zu D12 um sie hervorzuheben. Sicher sein nicht um den Titel in Zeile eins in Ihre Auswahl aufzunehmen.
- Klicke auf das Daten Registerkarte des Farbbands.
- Klicke auf das Sortieren Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Mitte des Datenbands, um das Dialogfeld Sortieren zu öffnen.
- Wählen Nach Region sortieren aus der Dropdown-Liste unter Säule Überschrift im Dialogfeld.
- Stelle sicher das Meine Daten haben Header wird in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds abgehakt.
- Klicken OK.
- Die Daten in den Zellen A3 bis D12 sollten jetzt alphabetisch nach der zweiten Spalte sortiert werden Region. Die Daten für die drei Vertriebsmitarbeiter aus der Region Ost sollten zuerst aufgeführt werden, gefolgt von Nord, dann Süd und zuletzt der Region West.
Den größten Wert mithilfe von Zwischensummen ermitteln
In diesem Schritt verwenden wir die Funktion Zwischensumme, um den höchsten Umsatz pro Region zu ermitteln. Um den höchsten oder größten Wert zu ermitteln, verwendet die Zwischensummenfunktion die MAX-Funktion.
Für dieses Tutorial:
- Ziehen Sie die Daten in den Zellen durch Ziehen A2 zu D12 um sie hervorzuheben.
- Klicke auf das Daten Registerkarte des Farbbands.
- Klicke auf das Zwischensumme Schaltfläche, um das Dialogfeld Zwischensumme zu öffnen.
- Für die erste Option im Dialogfeld Bei jeder Änderung in: wählen Region aus der Dropdown-Liste.
- Für die zweite Option im Dialogfeld Verwenden Sie die Funktion: wählen MAX aus der Dropdown-Liste.
- Für die dritte Option im Dialogfeld Fügen Sie Zwischensummen hinzu: abhaken Gesamtumsatz nur aus der Liste der Optionen im Fenster.
- Aktivieren Sie für die drei Kontrollkästchen unten im Dialogfeld Folgendes:Ersetzen Sie die aktuellen ZwischensummenZusammenfassung unter den Daten
- Klicken OK.
- Die Datentabelle sollte jetzt die höchste Umsatzsumme für jede Region (Zeilen 6, 9, 12 und 16) sowie die Grand Max (die höchste Umsatzsumme für alle Regionen) in Zeile 17. Sie sollte mit dem Bild oben in diesem Lernprogramm übereinstimmen.
